Faalkosten in de bouw: hoe kun je faalkosten reduceren?
Jarenlange en soms slepende trajecten zijn in de bouwsector niet ongewoon. Veel bouwprojecten lopen vertraging op of kosten gewoon heel veel tijd. Allerlei verschillende specialisten verrichten op meerdere plekken ingewikkeld (precisie)werk. Soms zijn dat je eigen medewerkers, maar vaak werk je ook met verschillende onderaannemers, installateurs en andere externe partijen. Het komt dan ook regelmatig voor dat theorie en realiteit niet overeenkomen. Het mogelijke gevolg is een bekend — en gevreesd — fenomeen: faalkosten in de bouw.
Faalkosten verminderen: kan dat eigenlijk wel?
In de bouw-branche bestaan faalkosten: dat wéét je. Maar wat is daar nu precies de definitie van?
Voordat je aan een bouwproject begint, leg je bepaalde afspraken vast. Maar in de praktijk lopen de zaken soms anders. Wat als je het project daarom (enigszins) anders oplevert? De kans is groot dat de klant dan ontevreden is met het resultaat. En aangezien beide partijen de inkoopcontracten opgeslagen hebben, blijkt al gauw dat jij extra kosten moet maken om de gemaakte afspraken alsnog na te komen. Voor aanvullend materiaal, reparaties of extra menskracht, bijvoorbeeld.
Zulke faalkosten verminderen is essentieel. Uit een enquête van ABN AMRO uit 2019 bleek dat de jaarlijkse faalkosten in de bouw- en vastgoedsector waarschijnlijk oplopen tot miljarden euro’s. Het goede, maar ook frustrerende nieuws: vaak kan je ze prima voorkomen. Een goed begin is het halve werk: met een weldoordachte voorbereiding én slimme software reduceer je menselijke fouten aanzienlijk.
1. Zorg voor overzicht en kwaliteit (plús tijdig overleg)
Wil je faalkosten voorkomen, dan moet je een bouwproject allereerst goed plannen en organiseren. Vaak communiceren betrokken partijen slecht of matig met elkaar — en dat is meestal te wijten aan het feit dat iedereen op een eigen ‘eiland’ opereert. Trek dus voldoende tijd uit om een helder overzicht van alle verantwoordelijkheden te maken. Deel individuele takenlijsten met de juiste mensen en zorg dat je zicht houdt op de zaken, vooral wanneer het inkoop betreft. Blijkt tussentijds op de bouwplaats dat er extra materialen moeten worden ingekocht? Maak het makkelijk om zulke wijzigingen in de software door te voeren (voor de bouwplaats) én op te merken (voor de projectleider en financiële administratie). Dan kan je eventuele faalkosten inschatten en tijdig met de klant overleggen.
Leg ook vast aan welke kwaliteitseisen het project moet voldoen. Dit maakt het makkelijker om met regelmaat te toetsen of je qua kwaliteit nog op de juiste koers zit (en bij te sturen waar nodig).
2. Maak goede afspraken en leg ze vast
Alle betrokken partijen moeten van tevoren weten waar ze aan toe zijn. Maak goede afspraken omtrent onvoorziene omstandigheden en tussentijds overleg. Zo weten opdrachtgevers, (onder)aannemers en leveranciers waar ze aan toe zijn. Leg de afspraken vast en verzamel de benodigde handtekeningen. Dit maakt het makkelijker om eventuele problemen tijdens (en niet na afloop van) het project op te lossen.
Al je contracten kan je het best opslaan op één centrale plek. Zo kan je ze altijd terugvinden en weet je zeker dat iedereen slechts met één versie (de meest recente!) werkt.
3. Stroomlijn het inkoopproces en minimaliseer menselijke fouten: automatiseer onnodig administratief werk
Voor elk bouwproject moet je flink wat zaken inkopen — van materialen tot menskracht. Natuurlijk wil je dat onder zo gunstig mogelijke voorwaarden doen. Maar onder tijdsdruk efficiënter inkopen is nogal lastig. Daarom is het belangrijk om meer ruimte te creëren. En dat doe je middels digitalisering en automatisering.
Als de term ‘bouwproces digitaliseren’ valt, krabben veel mensen even op hun hoofd. Deze klinkt namelijk zo veelomvattend dat hij behoorlijk abstract blijft.
Ons advies: start met het automatiseren van je inkoopproces. Dat is het hart van je bouwproject. Een inkoopadministratie bijhouden vergt namelijk nogal wat werk. Als iedereen die materialen inkoopt papieren declaraties inlevert, kost dat ontzettend veel handmatig invoerwerk op de financiële administratie. Bovendien is het proces zéér foutgevoelig. Met slimme OCR-software automatiseer je dergelijke handelingen. Dat levert je een enorme tijdsbesparing én minder fouten op.
4. Fiatteer altijd en overal
In principe wordt er op de bouwplaats een afgesproken aantal uren gewerkt. Maar soms blijkt het ter plekke nodig om méér te doen. Anders komt het project simpelweg niet af. Maar omdat de betrokken interne én externe partijen veelal verspreid hun werkzaamheden verrichten, is het lastig om alle uren goed bij te houden. Zeker wanneer de declaraties en facturen van alle kanten en in allerlei vormen binnenstromen. Het gevolg: faalkosten liggen op de loer!
Want eventuele gemaakte fouten detecteer je vaak pas te laat. Of, erger, helemaal niet. Hoe krijg je de regie in handen? Met goede workflow-software. Stel je deze één keer goed in, dan gaat elk inkomend document — inclusief geboekte facturen — automatisch langs de juiste goedkeurders. Zij kunnen dit altijd en overal inzien. Ook is het mogelijk om binnen één en hetzelfde systeem vragen te stellen en wel óf juist geen akkoord te geven.
Het is helemaal handig als er ook een smartphone-app gekoppeld is aan de workflow-software, zodat gebruikers facturen met hun smartphone kunnen accorderen, controleren én scannen vanaf elke locatie. In de bouw — een sector waarin mensen ontzettend mobiel zijn — is dat eigenlijk onmisbaar!
Automatiseren van onnodig administratief werk: tijd om faalkosten te reduceren?
Wil je faalkosten reduceren? Het motto luidt: ‘Voorkomen is beter dan genezen.’ Met slimme software ga je de gevolgen van gebrekkige communicatie tegen en houd je gedurende het hele bouwtraject de vinger aan de pols.
