Tijdsbesparing tips?

Elektronisch boekhouden: 5 tips om je online boekhouding te optimaliseren

Het einde van het jaar is in zicht. Op menig financiële administratie is een bedrijvige periode aangebroken: medewerkers treffen de nodige voorbereidingen voor de afsluiting van het boekjaar om 2022 met een fris gemoed te beginnen. Heb jij je eerste schreden op het gebied van elektronisch boekhouden al gezet? Dan is dit dé tijd om je processen kritisch te bekijken en waar nodig te verbeteren. Zo verlicht je de druk en houd je tijd over, waardoor je in het nieuwe jaar meer ruimte hebt voor zaken die er écht toe doen.

Efficiënt(er) elektronisch boekhouden: waarom zou je dat doen?

 

Technologische ontwikkelingen gaan razendsnel — en door de pandemie zijn ze nóg meer in een stroomversnelling geraakt. Tijdens de coronacrisis hebben veel organisaties technologie immers omarmd om thuiswerken mogelijk te maken. (Kan je op dat gebied nog wel wat advies gebruiken? Lees onze tips voor thuiswerken.)

Dit betekent dat efficiënt elektronisch boekhouden nu belangrijker is dan ooit. Je ERP-systeem vormt een mooie basis voor online boekhouden, maar het loont de moeite om je te verdiepen in verdere optimalisatiemogelijkheden. Waarom?

  • Als je het verwerken van inkomende facturen automatiseert, hoef je geen gegevens meer over te typen. Deze saaie, repeterende taak is daarmee verleden tijd.
  • Een papierloos kantoor heeft als voordeel dat inkomende documenten niet meer kunnen wegraken tijdens het verwerkingsproces. En wil je ze op een later moment naslaan, dan hoef je geen papieren archiefkast te doorzoeken. Je vindt alle documenten in een handomdraai terug in je digitale archief!
  • Is het accorderen van facturen geen handmatig proces meer, dan bespaar je veel tijd en kosten. Als je de automatisering van dit proces slim aanpakt, kan je papierloos werken en fraude met facturen voorkomen.

Kortom, er zijn genoeg redenen om je processen rondom elektronisch boekhouden te optimaliseren. Hoe je dat doet? Met behulp van deze vijf tips!

Tip 1: Maak flexibel werken mogelijk met een online boekhoudprogramma

 

Tijdens de pandemie zijn we gewend geraakt aan werken op afstand. Met zijn allen hebben we ervaren dat hybride werkvormen veel voordelen met zich meebrengen, mits we de juiste digitale middelen inzetten.

Na de coronacrisis zal er naar verwachting tweemaal zoveel worden thuisgewerkt als daarvoor. Daarom moet ‘altijd en overal werken’ nu hét motto van organisaties zijn. Dit betekent dat je elektronisch boekhouden heel gedegen dient in te vullen: vaak heb je niet alleen een online boekhoudprogramma, maar ook aanvullende software of functionaliteiten nodig. Denk aan een betrouwbaar scan- en herken-systeem voor het verwerken van inkomende documenten (ook wel ‘OCR-software‘ genoemd) en een goed workflowsysteem voor het fiatteren van facturen.

Anno 2022 zijn zulke aanvullingen op je boekhoudpakket geen keuze, maar een must. Hiermee elimineer je immers al het kantoorgebonden papierwerk, waardoor medewerkers flexibel kunnen werken.

Wil je online boekhouden écht volledig omarmen, dan is het overigens raadzaam om voor een oplossing in de cloud te kiezen. Daarop kunnen medewerkers namelijk altijd inloggen — ongeacht hun locatie. Is er ook nog een app beschikbaar (bijvoorbeeld voor het goedkeuren van facturen), dan is dat voor de thuiswerker natuurlijk helemaal ideaal!

Tip 2: Neem de stappen in het factuurverwerkingsproces onder de loep

 

Maak je op de financiële administratie kopieën van facturen? En voorzie je deze inkomende documenten van stempels?

Breng eens in kaart welke handelingen medewerkers binnen je bedrijf verrichten om inkoopfacturen te verwerken. Bepaal vervolgens of deze documenten een logische route afleggen. Houd daarbij in gedachten welke informatie je precies nodig hebt voor het doen van een boeking in je boekhoudprogramma.

Misschien concludeer je wel dat je collega’s moet inschakelen voor de juiste verbijzonderingscode. Of dat bepaalde bijlages (zoals uitvoerders- of afleverbonnen) vereist zijn om een factuur correct te kunnen verwerken.

Door dergelijke handelingen op een rij te zetten, krijg je een beter beeld van het verwerkingsproces. Zo kan je overbodige stappen eenvoudig schrappen en een slimme oplossing kiezen die je ondersteunt bij het verwerken van inkomende facturen.

Het is belangrijk om te beseffen dat automatisering altijd uitkomst biedt — zelfs in het vroegste stadium. Een voorbeeld: je kan een tool inzetten die per mail binnengekomen facturen voorsorteert en -bewerkt door ze te combineren, splitsen en verplaatsen om ze vervolgens aan te bieden aan je OCR-systeem. Het resultaat: je hebt altijd een geordende, lege facturenmailbox — ook wanneer je op maandagochtend of na een lange vakantie weer aan je bureau gaat zitten!

Tip 3: Bepaal welke handelingen noodzakelijk zijn

 

Wanneer organisaties de overstap maken naar een online boekhouding, nemen zij de handelingen uit het handmatige proces soms een-op-een over. Dat is echter niet altijd raadzaam. Bekijk eens kritisch of je je werkwijze kan optimaliseren. Misschien is het bijvoorbeeld slim om maandelijks terugkerende facturen op een andere manier te fiatteren dan sporadische of eenmalige facturen. Wellicht hoeft de directie niet álle inkoopfacturen in te zien.

En is het relevant dat goedkeurders een factuur alléén kunnen fiatteren wanneer alle bijlages erbij zitten? Zo ja, is er dan een manier om dit eenvoudig(er) aan te pakken?

Vaak blijkt uit dergelijke analyses dat veel van de huidige stappen niet noodzakelijk zijn om het proces soepel te laten verlopen. Zo kan je op een vrij gemakkelijke manier een efficiëntieslag realiseren.

Tip 4: Voer vereenvoudigingen door in je ERP-software

 

Voor het doorvoeren van vereenvoudigingen en besparingen in je online boekhoudprogramma kan je je ERP-leverancier inschakelen.

Bij veel online boekhoudprogramma’s kan je een inkomende factuur automatisch laten inlezen om vervolgens een kopie te koppelen aan de boeking. Vaak is er ook een optie om inkoopfacturen te accorderen (al dan niet met inzet van een workflow). Check daarnaast of het mogelijk is om facturen automatisch te laten voorzien van een betalingsblokkade, zodat je ze niet kan betalen totdat ze zijn geaccordeerd.

Tip 5: Maak je administratie nóg efficiënter met de juiste partner

 

Het gemiddelde online boekhoudprogramma stelt steeds meer functies beschikbaar voor het snel en eenvoudig afhandelen van inkoopfacturen. Toch is de kans groot dat je boekhoudsoftware achterloopt op oplossingen van bedrijven die zich hier volledig op concentreren. Zij volgen nieuwe trends op het gebied van document-herkenning en financieel-administratieve processen namelijk op de voet.

Wil je een flinke efficiëntieslag maken? En kan je huidige boekhoudpakket je daar niet (volledig) bij helpen? Bekijk dan eens of een totaaloplossing als WhiteVision bij jouw organisatie past. WhiteVision biedt de meest geavanceerde tools, zoals een slim OCR-systeem, workflow-software, matching en regelherkenning. Omdat het WhiteVision-team veel ervaring heeft met het optimaliseren van processen op de financiële administratie, kan je bovendien deskundige hulp krijgen bij het in kaart brengen van knel- en verbeterpunten!

Optimaal online boekhouden in 2022?

Wil jij het nieuwe jaar met een opgeschoonde, efficiënte boekhouding beginnen? Ga dan nu aan de slag met de vijf tips in deze blog!

Heb je ondersteuning nodig bij het optimaliseren van jouw administratieve processen? WhiteVision helpt je graag. Daarbij nemen we je huidige werkwijze en alle belangen binnen de organisatie in acht. Bel of mail ons gerust om de mogelijkheden te bespreken.

Renee Nieuwenhuizen – Marketeer

contact opnemen