Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.

OCR-software: meer tijd voor leukere taken

OCR-software zet de gegevens op een document om in digitale karakters, zodat je een interpreteerbare tekst krijgt. (Wil je álles weten over OCR, lees dan onze blogs ‘Wat is OCR?’ en ‘Hoe werkt OCR?’) Een OCR-systeem brengt diverse voordelen met zich mee. Zo hoef je geen gegevens meer over te typen – een eentonige en foutgevoelige taak. Bovendien verwerk je een document razendsnel. Het automatisch inlezen en interpreteren van alle gegevens op een factuur (van factuurdatum en -adres tot btw- en KvK-nummer) kost een goed OCR-systeem slechts enkele seconden.

Jij wordt helemaal niet bij dit verwerkingsproces betrokken. Je hoeft achteraf alleen even te controleren of de documentherkenning goed is verlopen. Zo houd je meer tijd over voor werkzaamheden waar je echt gelukkig van wordt en waarmee je veel waarde toevoegt voor de organisatie.

Bovendien kun je de plek waar je een document ontvangt, loskoppelen van de plek waar je het herkent. Zo is het mogelijk om de postsorteerder een document te laten scannen, zodat het terechtkomt in het financiële systeem. En iemand die vanuit huis werkt, kan een document scannen om dit vervolgens door een collega op kantoor te laten goedkeuren – eventueel met behulp van workflow-software. (Lees ook onze tips voor thuiswerken om een betrouwbare administratie te voeren vanuit de thuiswerkplek.)

Document scannen en herkennen: hoe werkt dat?

Laten we eens kijken hoe je een inkoopfactuur verwerkt met OCR-software om documentherkenning beter te begrijpen. De eerste stap is het samenbrengen van alle inkomende facturen (papieren versies, XML-varianten en per e-mail ontvangen facturen) op één plek. Vanuit daar kun je ze op uniforme wijze ter herkenning aanbieden aan het OCR-systeem.

Bij de luxere softwarevarianten kun je de documenten na het scannen en herkennen controleren, verrijken en verbijzonderen. Vervolgens schiet je ze het financiële pakket in. Goede OCR-software heeft zeer handige functies die ervoor zorgen dat alle factuurgegevens dan direct in je ERP-systeem staan. Bovendien wordt de originele pdf (de afbeelding) in dezelfde stroom geïmporteerd, zodat je administratie compleet is.

Dit proces kun je ook toepassen op andersoortige documenten, zoals hr-dossiers, identiteitsbewijzen, allerlei soorten bonnen (waaronder pakbonnen), serviceorders en douanedocumenten. Ook deze kun je zonder tussenkomst van de gebruiker in je systeem terecht laten komen, mits je OCR-software gebruikt die hiervoor geschikt is.