Documentherkenning: welke software heb je nodig?
Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
OCR-software: meer tijd voor leukere taken
OCR-software zet de gegevens op een document om in digitale karakters, zodat je een interpreteerbare tekst krijgt. (Wil je álles weten over OCR, lees dan onze blogs ‘Wat is OCR?‘ en ‘Hoe werkt OCR?’) Een OCR-systeem brengt diverse voordelen met zich mee. Zo hoef je geen gegevens meer over te typen – een eentonige en foutgevoelige taak. Bovendien verwerk je een document razendsnel. Het automatisch inlezen en interpreteren van alle gegevens op een factuur (van factuurdatum en -adres tot btw- en KvK-nummer) kost een goed OCR-systeem slechts enkele seconden.
Jij wordt helemaal niet bij dit verwerkingsproces betrokken. Je hoeft achteraf alleen even te controleren of de documentherkenning goed is verlopen. Zo houd je meer tijd over voor werkzaamheden waar je echt gelukkig van wordt en waarmee je veel waarde toevoegt voor de organisatie.
Bovendien kun je de plek waar je een document ontvangt, loskoppelen van de plek waar je het herkent. Zo is het mogelijk om de postsorteerder een document te laten scannen, zodat het terechtkomt in het financiële systeem. En iemand die vanuit huis werkt, kan een document scannen om dit vervolgens door een collega op kantoor te laten goedkeuren – eventueel met behulp van workflow-software.
Document scannen en herkennen: hoe werkt dat?
Laten we eens kijken hoe je een inkoopfactuur verwerkt met OCR-software om documentherkenning beter te begrijpen. De eerste stap is het samenbrengen van alle inkomende facturen (papieren versies, XML-varianten en per e-mail ontvangen facturen) op één plek. Vanuit daar kun je ze op uniforme wijze ter herkenning aanbieden aan het OCR-systeem.
Bij de luxere softwarevarianten kun je de documenten na het scannen en herkennen controleren, verrijken en verbijzonderen. Vervolgens schiet je ze het financiële pakket in. Goede OCR-software heeft zeer handige functies die ervoor zorgen dat alle factuurgegevens dan direct in je ERP-systeem staan. Bovendien wordt de originele pdf (de afbeelding) in dezelfde stroom geïmporteerd, zodat je administratie compleet is.
Dit proces kun je ook toepassen op andersoortige documenten, zoals hr-dossiers, identiteitsbewijzen, allerlei soorten bonnen (waaronder pakbonnen), serviceorders en douanedocumenten. Ook deze kun je zonder tussenkomst van de gebruiker in je systeem terecht laten komen, mits je OCR-software gebruikt die hiervoor geschikt is.
Welke OCR-software heb je nodig voor de beste documentherkenning?
OCR-software is beschikbaar in allerlei soorten en maten. Maar de ene variant is de andere niet. Gratis OCR-software klinkt bijvoorbeeld aanlokkelijk, maar vaak heb je er niet zoveel aan. De tekst wordt weliswaar van een document gehaald, maar je moet zelf in de tekstuele ‘brei’ op zoek gaan naar alle gegevens (zoals een factuurbedrag, btw-nummer en IBAN-nummer). Deze taak is even foutgevoelig en tijdrovend als overtypewerk. Eigenlijk doet gratis OCR-software dus niets voor je.
Een betaalde versie loont meestal wel. Je kan stoppen met gegevens overtypen en pdf-documenten uploaden in je financiële systeem. Daarnaast verlaag je de foutgevoeligheid in het verwerkingsproces en optimaliseer je je administratieve processen. Maar welke OCR-software biedt de documentherkenning waarnaar jij op zoek bent?
Bij reguliere OCR-software bespaar je zeker tijd, maar vaak moet je wel handmatig templates aanmaken en onderhouden. Dat kost je alsnog veel werk, zeker als je veel verschillende soorten documenten ontvangt.
Bij slimme OCR-software kun je deze stap overslaan. Als je een factuur ontvangt, herkent het systeem de leverancier bijvoorbeeld automatisch. De herkenning is direct heel hoog, maar mocht het systeem een bepaald element een keertje niet direct herkennen, dan kun je dit middels een eenvoudige handeling aangeven. De OCR-software onthoudt dit, zodat de herkenning alle volgende keren geheel automatisch kan geschieden. Door dit zelflerende vermogen van de OCR-software verloopt documentherkenning heel soepel en snel.
Andere documenten herkennen: kan OCR-software dat óók?
Nu de digitalisering een vlucht heeft genomen, wordt het steeds belangrijker dat een OCR-systeem geavanceerde technologie biedt waarmee je allerlei soorten documenten kunt herkennen. Terwijl je met reguliere OCR-software alleen inkoopfacturen kunt verwerken, biedt slimme OCR-software de mogelijkheid om ook andersoortige documenten te herkennen.
Een voorbeeld: je maakt een order aan in je systeem en plaatst deze order bij een leverancier, die jouw bestelling opstuurt. Bij het magazijn neemt je collega de order in ontvangst en aan de hand van een pakbon controleert hij of de levering compleet is. Ondertussen heeft de leverancier de factuur voor de levering naar de administratie gestuurd. Maar voordat je deze betaalt, wil je graag weten of de levering compleet en in orde was.
Uiteindelijk moeten de getekende pakbon, de order en de factuur dus samen worden getoetst. En bij voorkeur bewaar je alles bij elkaar in je ERP-systeem. Slimme OCR-software kan je in dit geval veel werk uit handen nemen door de bon automatisch te koppelen aan de order en de factuurinformatie met de order te vergelijken. Zo wordt het proces snel inzichtelijk gemaakt en kun je de documenten achteraf heel gemakkelijk naslaan!
