Documenten in de cloud verwerken en opslaan: 6 redenen waarom je de overstap moet wagen

Van updates tot back-ups: ontzorging omtrent onderhoud en beheer

Als je een server hebt draaien op kantoor, brengt dat doorgaans de nodige zorgen met zich mee. Je dient bijvoorbeeld tijdig te updaten, zodat je je systemen kan blijven gebruiken. Ook moet je regelmatig voor een goede back-up zorgen om een situatie te voorkomen waarin je plotseling je bestanden kwijt bent (zoals bij een crash). Daarnaast heb je je eigen harde schijf en andere hardware. Deze zal je op een gegeven moment wegens veroudering moeten vervangen.

In de cloud zijn al dit soort zaken voor je geregeld. Bovendien is monitoring voor een leverancier van clouddiensten veel makkelijker. Zo’n leverancier kan problemen daardoor eerder signaleren en oplossen, zodat ze niet uit de hand lopen. Kortom, als je documenten in de cloud verwerkt en opslaat, ervaar je een hoge mate van ontzorging!

Alle gewenste documenten in de cloud opslaan: flexibiliteit en schaalbaarheid

Komen er tijdens je document-verwerkingsproces plotseling veel nieuwe bestanden bij? En maak je je zorgen over de hoeveelheid GB opslagruimte die beschikbaar is? Als je bestanden in de cloud verwerkt, hoef je je daar geen zorgen over te maken. Wil je méér documenten online opslaan en heb je daarom extra opslag nodig? Bij de gemiddelde cloudopslagdienst kan je heel makkelijk opschalen.

Afschalen is trouwens ook mogelijk. Als je in de avond bijvoorbeeld wat minder gebruikmaakt van je systeem, kan je de capaciteit vaak wat terugschroeven om de kosten te verlagen. Deze mate van flexibiliteit is kosteneffectief en biedt veel mogelijkheden.

Bestanden in de cloud veilig opslaan: sterke security

Vandaag de dag is ‘security’ een sleutelwoord. Hackers loeren vanuit allerlei hoeken op IT-omgevingen. En malware is aan de orde van de dag. Het laatste wat je wilt, is dat je inkoopfacturen of prijsafspraken op straat komen te liggen. Zulke bestanden bevatten immers vertrouwelijke persoons- of bedrijfsgegevens.

Natuurlijk kan je zelf een hoop securitymaatregelen nemen wanneer je met een lokale server werkt. Maar het is zelden mogelijk om datacenters in dat opzicht te evenaren. Deze hebben namelijk resources waarover de meeste organisaties niet beschikken. Logisch, want wanneer een cloudoplossing je kernproduct is, móet je fors investeren in een professionele, goed beveiligde omgeving.

Daardoor is een cloudoplossing vrijwel altijd veiliger dan een lokale server. Een overstap naar de cloud scheelt jou dus veel hoofdbrekens én eigen investeringen in securityoplossingen.

Werken met bestanden in de cloud:
2 aandachtspunten

Denk jij erover om inkomende documenten te verwerken en bewaren in de cloud? Houd de volgende aandachtspunten dan in het achterhoofd!

Hoe ga je om met gevoelige bestanden en gegevens?

We schreven het hierboven al: inkomende documenten bevatten vaak gevoelige informatie. Zeker in het kader van de AVG wil je hier op een goede manier mee omgaan. Verdiep je daarom in de wetten die daaromtrent gelden. En kies voor een betrouwbare OCR-leverancier die de nodige aandacht aan dit onderwerp besteedt.

Is het tijd voor procesverbetering?

Sommige bedrijven willen hun omgeving één-op-één overzetten wanneer zij overstappen naar de loud. Maar vaak is er juist op dit moment ruimte voor procesverbetering. Ga daarom met de consultant van je OCR-leverancier om de tafel en neem je huidige processen kritisch onder de loep. Zo kan je in de cloud een frisse start maken!