Document-verwerking: waarom is innoveren belangrijk?

Verwerking van inkomende documenten: de volgende stap

De digitale transformatie is in volle gang. Bij sommige bedrijven staat deze nog in de kinderschoenen — zij stappen af van het handmatig verwerken van papieren facturen om een digitaal scan- en herken-systeem te omarmen. Het liefst één dat kan meegroeien met de ambities van de organisatie. Andere bedrijven gebruiken al een tijdje OCR- en workflow-software voor inkoopfactuurverwerking en zijn klaar voor de volgende innovatiestap: zij willen hun oplossing óók graag inzetten voor het automatisch verwerken van andere documenten.

Laten we daar eens wat uitgebreider naar kijken. Welke drie veelvoorkomende document-types kan je — naast de traditionele inkomende factuur — met de juiste software verwerken?

2. Bestellingen

Wanneer je een grote bestelling plaatst, wil je dat bijvoorbeeld een projectleider of andere verantwoordelijke medewerkers eerst hun handtekening onder het betreffende document zetten. Dit betekent dat je de bestelling moet rondsturen ter fiattering. Pas wanneer alle betrokkenen akkoord hebben gegeven, kan je de order verzenden. Zo ga je een verplichting aan die geborgd is binnen de organisatie.

Omdat deze borging zo belangrijk is, wil je dat zij op een betrouwbare manier tot stand komt. Dat wordt lastig wanneer je een Word- of pdf-document of een e-mailbericht rondstuurt. Deze opties lijken misschien handig, maar hoe vind je achteraf terug wie waarop akkoord heeft gegeven?

Gebruik je slimme, laagdrempelige workflow- of OCR-software, dan verloopt de verwerking van dit soort documenten geheel automatisch. Hoe dit werkt? Je maakt je inkooporder aan op de gebruikelijke manier om deze vervolgens in de organisatie te routeren met slimme workflow-tooling. Medewerkers krijgen automatisch bericht wanneer zij hun handtekening kunnen zetten. Ze kunnen notities en bijlages toevoegen en advies vragen. Gedurende het hele proces kan jij zien bij wie het document ligt en in welke procesfase het zich bevindt. Wanneer alle bewuste collega’s de bestelling hebben ondertekend, krijg jij deze terug mét een logbestand waarin precies staat wie welke handeling wanneer heeft verricht. Alle tussenstappen, notities én het ondertekende document worden digitaal opgeslagen in je systeem. En jij kan zorgeloos de bestelling plaatsen om jouw bijdrage te leveren aan tevreden klanten binnen je organisatie!