Documentverwerking: waarom is innoveren belangrijk?
Er bestaan verschillende oplossingen voor de verwerking van inkomende documenten. In de meeste gevallen gaat het om software waarmee je inkoopfacturen kan verwerken. Maar hoe zit het met andersoortige documenten?
Verwerking van inkomende documenten: de volgende stap
De digitale transformatie is in volle gang. Bij sommige bedrijven staat deze nog in de kinderschoenen — zij stappen af van het handmatig verwerken van facturen om een digitaal scan- en herken-systeem te omarmen. Het liefst één dat kan meegroeien met de ambities van de organisatie. Andere bedrijven gebruiken al een tijdje OCR- en workflow-software voor inkoopfactuurverwerking en zijn klaar voor de volgende innovatiestap: zij willen hun oplossing óók graag inzetten voor het automatisch verwerken van andere documenten.
Laten we daar eens wat uitgebreider naar kijken. Welke drie veelvoorkomende document-types kan je — naast de traditionele inkomende factuur — met de juiste software verwerken?
1. Orderbevestigingen
Binnen bepaalde markten is het gebruikelijk dat je toeleverancier een orderbevestiging naar je stuurt nadat je een bestelling hebt geplaatst. Dit document geeft aan of de bestelde items op voorraad zijn en of de bestel- en leverprijzen overeenkomen. Deze informatie is belangrijk, omdat jouw succes natuurlijk verbonden is met de beschikbaarheid van de juiste items op het juiste moment.
Werk je op de traditionele wijze, dan moet je zo’n orderbevestiging (die meestal in je mailbox binnenkomt in pdf-formaat) regel voor regel vergelijken met de regels uit jouw bestelling. Ook dien je de leverdata te controleren, aangezien deze voor jou cruciaal zijn. Een tijdrovend proces, dat nóg intensiever wordt wanneer er sprake blijkt te zijn van afwijkingen.
Dat kan gelukkig makkelijker. Want orderbevestigingen zijn in feite gewoon documenten die binnenkomen ter verwerking. Zet je hiervoor slimme OCR-software in combinatie met 3-way-matching in, dan hoef jij geen tijd meer te besteden aan het vergelijken van regels. Afwijkingen zie je in één oogopslag — en via workflow-software kan je hierover eenvoudig contact opnemen met collega’s en toeleveranciers.
2. Inkooporders
Wanneer je een grote bestelling plaatst, wil je dat bijvoorbeeld een projectleider of andere verantwoordelijke medewerkers eerst hun handtekening onder het betreffende document zetten. Dit betekent dat je de bestelling moet rondsturen ter fiattering. Pas wanneer alle betrokkenen akkoord hebben gegeven, kan je de order verzenden. Zo ga je een verplichting aan die geborgd is binnen de organisatie.
Omdat deze borging zo belangrijk is, wil je dat zij op een betrouwbare manier tot stand komt. Dat wordt lastig wanneer je een Word- of pdf-document of een e-mailbericht rondstuurt. Deze opties lijken misschien handig, maar hoe vind je achteraf terug wie waarop akkoord heeft gegeven?
Gebruik je slimme, laagdrempelige workflow- of OCR-software, dan verloopt de verwerking van dit soort documenten geheel automatisch. Hoe dit werkt? Je maakt je inkooporder aan op de gebruikelijke manier om deze vervolgens in de organisatie te routeren met slimme workflow-tooling. Medewerkers krijgen automatisch bericht wanneer zij hun handtekening kunnen zetten. Ze kunnen notities en bijlages toevoegen en advies vragen. Gedurende het hele proces kan jij zien bij wie het document ligt en in welke procesfase het zich bevindt. Wanneer alle bewuste collega’s de bestelling hebben ondertekend, krijg jij deze terug mét een logbestand waarin precies staat wie welke handeling wanneer heeft verricht. Alle tussenstappen, notities én het ondertekende document worden digitaal opgeslagen in je systeem. En jij kan zorgeloos de bestelling plaatsen om jouw bijdrage te leveren aan tevreden klanten binnen je organisatie!
3. Declaraties
Binnen je bedrijf doe je allerlei inkopen. Deze wil je natuurlijk zoveel mogelijk formaliseren via een officiële inkooporder. Maar in veel situaties is dat lastig — bijvoorbeeld wanneer het gaat om een bloemetje voor een zieke medewerker, een cadeau voor een klant of een artikel dat je gewoon snel nodig hebt. In zulke gevallen geef je medewerkers liever de gelegenheid om zelf iets te kopen, waarna zij de uitgaven via een declaratie kunnen terugkrijgen. Uiteraard is het dan wel essentieel dat je de bijbehorende administratie zorgvuldig voert: de medewerker moet een aankoopbewijs aanleveren en dit eventueel laten tekenen door een leidinggevende.
Op de markt zijn verschillende oplossingen beschikbaar die het declaratieproces in hun eigen omgeving faciliteren. Maar je kan er ook voor kiezen om een declaratie op te nemen in je oplossing voor document-verwerking. Dit betekent dat de declaratie in je bestaande OCR-systeem én workflow wordt geïntegreerd: de goedkeuring en betaling verlopen dan via de geïntegreerde koppeling met je ERP-systeem. Zo heb je alle informatie in één overzicht!
