Elektronische factuurverwerking: 7 tips
Inmiddels weet je waarschijnlijk al hoeveel voordelen digitale factuurverwerking biedt. Wie inkoopfacturen automatisch verwerkt, kan processen stroomlijnen, de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en meer tijd inruimen voor werkzaamheden die van grotere toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Kort gezegd, digitale ofwel elektronische factuurverwerking helpt je te optimaliseren, waardoor je sneller, eenvoudiger én leuker kunt werken. Wil jij graag een flinke efficiëntieslag maken? In deze blog geven we je 7 tips die je helpen álles uit digitale factuurverwerking te halen!
1. Vraag toeleveranciers om digitale facturen
Op het moment dat je aan de slag gaat met digitale/elektronische factuurverwerking is het handig om een standaardbrief op te stellen voor je toeleveranciers. Hierin neem je heldere instructies op omtrent het toesturen van facturen. Het doel: een eenduidige manier van werken realiseren. Verwerk in ieder geval de volgende punten:
- Je wilt enkel nog digitale facturen ontvangen.
- Toeleveranciers kunnen facturen naar je inkoopfacturen-mailbox sturen (wil je nóg sneller werken, laat inkomende berichten dan voorbewerken en -sorteren door de SMART E-mail handler.
- Je vindt het prettig om één pdf-bijlage per e-mail te ontvangen.
2. Laat facturen voorzien van specifieke informatie
In het kader van eenduidig werken is het óók heel nuttig om toeleveranciers zoveel mogelijk informatie op de factuur te laten zetten. Denk aan het grootboeknummer, de kostenplaats, de code die jij bij iedere bestelling meestuurt en een nauwkeurige omschrijving van de werkzaamheden. Staan deze gegevens standaard op een inkoopfactuur, dan kun je deze direct op de juiste wijze inboeken. Dat scheelt enorm veel tijd!
3. Werk zoveel mogelijk met inkoopordernummers
Staan er meerdere producten op een factuur, dan moet je meestal handmatig controleren of de gefactureerde items daadwerkelijk zijn besteld. Zelfs wanneer je digitale factuurverwerking hebt omarmd, blijft dit een tijdrovende klus. Maar als je bij één toeleverancier diverse losse producten bestelt waaraan unieke inkoopordernummers verbonden zijn, kun je deze nummers meteen vastleggen in het systeem – inclusief het bijbehorende bedrag. Wanneer de factuur binnenkomt, hoef je deze alleen nog te vergelijken met de informatie die reeds in je systeem staat. Zo werk je een stuk sneller.
4. Zet slimme OCR-software in
Factuurgegevens overtypen is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Slimme OCR-software neemt je deze taak uit handen door digitaal te lezen wat er op een factuur staat. Middels OCR-technieken worden zaken als factuurdatum, factuurnummer, btw-bedrag en crediteur herkend en omgezet tot een betrouwbaar boekingsvoorstel. Bovendien spoort slimme OCR-software fouten op facturen actief op.
Daarnaast wordt het systeem vanzelf slimmer. Herkent de software bijvoorbeeld niet direct de juiste waarde, dan kun je deze aanwijzen bij het boeken op het digitale document, waarna het systeem automatisch een correctie aanbrengt die het onthoudt. Hierdoor verloopt je digitale factuurverwerking steeds sneller en efficiënter!
5. Maak gebruik van een digitale workflow
Vaak zijn er meerdere medewerkers binnen de organisatie nodig om één inkoopfactuur te fiatteren. Je kunt elke factuur natuurlijk rondmailen (of, erger, in papieren versie langs de verschillende bureaus laten gaan), maar daarmee bezorg je jezelf veel extra werk. Bovendien vertraagt het proces zo enorm. De oplossing? Een digitaal workflowsysteem, dat ervoor zorgt dat facturen via een digitale weg langs de juiste personen gaan ter goedkeuring. Middels ingebouwde functies kun je aangeven dat facturen binnen een specifieke categorie – zoals brandstofnota’s – altijd automatisch aan bepaalde medewerkers moeten worden voorgelegd. Je collega’s krijgen een signaal wanneer een document klaarstaat voor fiattering. Zij kunnen via desktop, laptop, tablet of telefoon goedkeuring geven, wat het proces véél makkelijker en toegankelijker maakt.
Bovendien helpt een workflow je om digitale/elektronische factuurverwerking écht naar een volgend niveau te tillen, omdat je facturen niet meer hoeft op te bergen in papieren ordners. Het workflowsysteem fungeert namelijk óók als persoonlijk archief. Wil je een factuur naslaan, dan zoek je deze heel eenvoudig op in je persoonlijke historie, een overzicht van alle facturen die je hebt gefiatteerd.
6. Creëer een compleet gegevensbestand in je ERP-systeem
Zorg dat bepaalde standaardgegevens over je toeleveranciers in je financiële systeem staan, zoals de bedrijfsnaam, het btw-nummer, het IBAN-nummer en het KvK-nummer. Met andere woorden, breng de stamdata van je crediteuren volledig op orde. Dan worden inkomende facturen foutloos gekoppeld aan de juiste crediteur. Hierdoor kunnen je OCR-software en workflowsysteem optimaal hun werk doen.
Het credo luidt: hoe completer je bestand, hoe betrouwbaarder de software werkt en hoe sneller je factuur kan worden gefiatteerd!
7. Vraag om een ontheffing van de fysieke bewaarplicht
Vraag de belastinginspecteur om toestemming voor het digitaal archiveren van je facturen. Dit heet een ‘ontheffing van de fysieke bewaarplicht’. Belangrijk om te doen, want de belastingdienst heeft hiervoor specifieke regels opgesteld. Deze zijn in het digitale tijdperk niet altijd eenduidig, omdat ze veelal zijn gemaakt toen facturatie nog op papier geschiedde. Met elektronische berichten en pdf-facturen is daarom vaak geen rekening gehouden. Toch kun je hier niet op eigen houtje over beslissen. Ga daarom met je belastinginspecteur in gesprek.
Aan de slag met digitale factuurverwerking?
Wil jij innovatieve oplossingen inzetten om alles uit digitale factuurverwerking te halen? Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je. Eerst nog meer lezen over scan-en herken-software vergelijken?
