Digitale administratie opzetten? Deze valkuilen moet je vermijden!

Een goed georganiseerde administratie zorgt voor inzicht en overzicht. Als je alle administratieve zaken nog op papier regelt, ben je veel tijd kwijt aan repetitieve taken. Deze uren besteed je liever aan werkzaamheden waar je gelukkiger van wordt en die meer waarde toevoegen voor je organisatie. Bovendien zijn je administratieve processen veel foutgevoeliger als je belangrijke documenten via de ‘papieren route’ verwerkt. Dé oplossing: een digitale administratie opzetten.

7 valkuilen bij het opzetten van een digitale administratie

Nu thuiswerken niet meer weg te denken is, moet ieder bedrijf de financiële administratie eigenlijk wel digitaliseren. Alleen zo kunnen medewerkers altijd en overal bij documenten om deze te verwerken en fiatteren. Bovendien biedt een digitaal archief de mogelijkheid om facturen en andere belangrijke documenten op overzichtelijke wijze te bewaren, zodat je ze altijd kan naslaan — waar je je ook bevindt. Maar bij het opzetten van een digitale administratie komt veel kijken. Als je hier geen ervaring mee hebt, kan je flink de mist ingaan. Welke valkuilen moet je vermijden? Wij zetten de 7 belangrijkste voor je op een rij!

1. Snel uit de startblokken komen

Besluit je om een digitale administratie op te zetten, dan moet je veel regelen. Je hebt bijvoorbeeld een solide ERP-pakket nodig. Daarnaast zoek je misschien een oplossing voor het digitaal verwerken, fiatteren en archiveren van inkomende documenten.

Het is verleidelijk om alles snel te organiseren, bijvoorbeeld door op het advies van je administratiekantoor af te gaan zonder vooronderzoek te hebben verricht. Of door voor de goedkoopste oplossing te kiezen zonder uit te zoeken of er verborgen kosten zijn. Van zo’n beslissing zou je achteraf weleens spijt kunnen krijgen. Het is verstandig om de tijd te nemen voor de oriëntatiefase, zodat je de juiste keuze kan maken.

2. Geen duidelijk doel hebben

Je zoekt een digitaliseringsoplossing om je administratie bij te houden en het overzicht te bewaken. Maar wat wil je nog meer bereiken met een digitale administratie? Misschien vind je het belangrijk om geen overtypewerk meer te verrichten of om met een goed digitaal archief voor facturen te werken. Dit soort zaken zijn allemaal mogelijk. Maar niet alle softwareoplossingen bieden de opties die jij zoekt.

Zorg dus dat je je doel scherp voor ogen hebt, zodat je kan bepalen of een oplossing aan al jouw wensen voldoet.

3. Te weinig rekening houden met de toekomst

Stel, je doel is het digitaal verwerken van inkoopfacturen, omdat je af wilt van de papieren rompslomp. Je vindt een oplossing waarmee je facturen in pdf-versie kan verwerken, accorderen en bewaren. Dat is mooi, maar heb je ook aan de toekomst gedacht? Misschien wil je over niet al te lange tijd ook andersoortige inkomende documenten verwerken. Of je bedrijf groeit gestaag, wat betekent dat je binnenkort met méér dan twee mensen in een pakket moet kunnen samenwerken.

Het is handig om rekening te houden met dit soort zaken bij het kiezen van een oplossing. Bekijk goed of de archief software van jouw keuze toekomstbestendig is!