Digitaal inkoopfacturen verwerken: waarom biedt dit zoveel voordelen voor de bouw?

Het bouwproces is uniek. De fysieke scheiding tussen het bedrijf dat het werk organiseert (het kantoor van de aannemer) en de plek waar wordt geproduceerd (de bouwplaats) zie je niet in veel branches. Toen wij in 2005 startten met WhiteVision, zagen we direct dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen juist voor de bouwsector veel voordelen zou kunnen bieden. Doordat we als bedrijf voor deze focus hebben gekozen, hebben we inmiddels een stevige marktpositie verworven waarvan veel klanten de vruchten plukken. Maar waaróm is digitale inkoopfactuurverwerking nu eigenlijk zo geschikt voor de bouw?

Unieke projecten: uniforme inkoopfactuurverwerking vereist

Omdat verreweg de meeste bouwprojecten uniek zijn, heb je steeds weer met andere producten, leveranciers en commerciële afspraken te maken. Deze diversiteit maakt dat je één oplossing nodig hebt die dit allemaal aankan: je wilt de diverse stroom bij de ontvangst van inkoopfacturen of bonnen zo snel mogelijk afvangen en omzetten naar een uniforme werkwijze die geschikt is voor jou en je organisatie. Niet alleen inkomende facturen, maar ook bijlages moet je eenvoudig kunnen verwerken in één systeem. Daarnaast is het belangrijk dat je hierin zowel papieren facturen als documenten in een Sales in de Bouw-formaat kan verwerken. En het liefst wil je dat per e-mail ontvangen facturen direct vanuit je inbox worden verwerkt, zodat je hier geen omkijken naar hebt.

Factuurcontrole: volledige vastlegging

Omdat de bestelling en levering van artikelen op verschillende plekken plaatsvinden (respectievelijk het kantoor en de bouwplaats), is het voor de administratie-afdeling lastig om facturen te controleren. Om ervoor te zorgen dat de gemaakte kosten op de juiste bewakingsposten worden vastgelegd, wil je ontvangen facturen zo snel en volledig mogelijk boeken in je administratie – inclusief alle bijbehorende informatie, zoals uitvoerders- of afleverbonnen die als bijlages zijn meegestuurd.

Omvangrijke projecten: eenvoudige, plek-onafhankelijke fiattering

Zeker in de bouw, waar je vaak te maken hebt met grote projecten, is een zorgvuldige bewaking onontbeerlijk. Maar doorgaans ligt de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke controle van gemaakte kosten bij collega’s die niet bij je op kantoor zitten. Sterker nog, vaak zijn ze aan de andere kant van de stad (of zelfs in een andere provincie) aan het werk op de bouwplaats. Voor de definitieve afhandeling van een inkoopfactuur is het dus van belang dat je een betrouwbaar fiatteringssysteem hebt dat je snel, eenvoudig én plek-onafhankelijk kunt gebruiken.

Praktisch ingestelde mensen: informatie op de juiste manier aanreiken

Vakmensen en creatievelingen zijn niet altijd handig met cijfers en getallen. Maar ze kunnen wel heel snel de informatie geven die jij nodig hebt om gegevens goed in je systemen vast te leggen, mits je hen op de juiste manier vragen stelt. Wil je meer weten over een bepaalde factuur? Geef hen dan praktische informatie, zoals het plaatje van de factuur of de afleverbon die de betreffende persoon heeft getekend. En zorg ervoor dat hij gemakkelijk toegang heeft tot deze gegevens – bijvoorbeeld via een computer, tablet én telefoon. Zo weet je bíjna zeker dat je snel een betrouwbare terugkoppeling krijgt over inkoopfacturen die je hebt geboekt.

Zoek je een partij die jouw werkproces écht begrijpt?

Al sinds 2005 zijn wij betrokken bij het mooie en unieke bouwproces. In de afgelopen jaren hebben we honderden bouwbedrijven geholpen dit te optimaliseren. Klanten vanaf het eerste uur én nieuwe klanten ervaren dagelijks de voordelen van onze inkoopfactuuroplossing in hun werk. Het maakt ons telkens weer gelukkig wanneer zij ons vertellen dat wij dé partij voor hen zijn omdat we hun werkproces als geen ander begrijpen!

Ben jij geïnteresseerd in onze oplossing die specifiek is toegespitst op de bouw? Of ben je actief in een andere branche en heb je (dringend) een inkoopfactuurverwerkingsoplossing nodig? Neem gerust contact met ons op om te bespreken hoe we jóu kunnen helpen bij het sneller en efficiënter laten verlopen van je processen.