Tijdsbesparing tips?

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Hoe doen ze dat nu eigenlijk?

Spin in het web Didi Martens verrijkt WhiteVision inmiddels alweer vier jaar met haar kennis en kunde. Aanvankelijk als junior secretaresse, inmiddels als financieel administratief medewerker. In deze blog vertelt ze hoe haar functie bij WhiteVision eruitziet.

Wat doe jij bij WhiteVision?

“Ten eerste verzorg ik de financiële administratie van WhiteVision. Van debiteuren tot facturen maken: ik neem alles op dit gebied voor mijn rekening. Daarnaast doe ik ook projectadministratie, wat inhoudt dat ik de consultants ondersteun in hun werkzaamheden. Bijvoorbeeld door offertes te registreren of door te zorgen dat alle werkzaamheden correct worden vastgelegd, zodat ik de klanten van WhiteVision hierin inzicht kan geven.

In mijn werk gebruik ik dagelijks onze eigen scanoplossingen om inkomende documenten te verwerken. Daarmee vertegenwoordig ik eigenlijk onze klanten en dat neem ik natuurlijk heel serieus. Als ik iets zie wat naar mijn idee beter kan, geef ik dat aan, zodat we onze software steeds kunnen blijven optimaliseren. Daar profiteren onze klanten continu van en daarom doe ik dit met veel plezier!”

 

Hoe ziet jouw gemiddelde dinsdag eruit?

“Wanneer ik binnenwandel, pak ik eerst een kopje thee. Zit ik zonder, dan functioneer ik niet! Als ik geen e-mailberichten met hoge prioriteit heb, start ik met het verwerken van bankmutaties in ons administratieve systeem. Moet er een factuur worden gemaakt, dan doe ik dat direct.

Omdat ik de hele dag achter een computerscherm zit, wandel ik tijdens de lunchpauze even een rondje om een frisse neus te halen. Bij terugkomst schuif ik snel achter mijn bureau om eventuele orders te verwerken. Tussendoor sta ik klanten telefonisch te woord. Ik ben hun eerste aanspreekpunt en zorg ervoor dat hun vragen worden beantwoord. Soms kan ik dat zelf doen en andere keren verbind ik ze door met de juiste collega.

Wanneer ik een moment over heb, neem ik mijn eigen werkprocessen kritisch onder de loep om deze te optimaliseren. Dat is een gewoonte die naadloos aansluit op de aanpak van WhiteVision. Intern proberen wij alle werkzaamheden namelijk ook zo efficiënt mogelijk te verrichten en zoveel mogelijk te automatiseren.

In de resterende tijd controleer ik openstaande posten en pleeg ik de nodige telefoontjes. En dan is het eigenlijk alweer vijf uur.”

 

Wat vind je het leukste aspect aan je werk?

“Klantcontact is een leuk en belangrijk onderdeel van mijn werk, dus dat is zeker een prioriteit voor mij. Ik vind het een uitdaging om klanten een passende oplossing te bieden voor problemen waar ze tegenaan lopen. En wanneer ik hen tevreden kan stellen, geeft dit mij voldoening. Verder zijn mijn financiële werkzaamheden heel resultaatgericht. Aan het eind van de dag kan ik precies zien hoe ik ervoor sta en wat ik heb gedaan.”

 

Hoe vind je het om deel uit te maken van het WhiteVision-team?

“Het contact binnen het team is erg prettig. We nemen de tijd voor collega’s en daardoor is er een fijne werksfeer. Bij WhiteVision zijn de mensen echt begaan met elkaar, zowel zakelijk als privé. Hierdoor voel ik me ontzettend op mijn gemak en ga ik elke dag met plezier naar mijn werk!”

 

Hoe zie jij de toekomst?

“Onze markt is constant in beweging. Wij moeten hier goed op anticiperen en reageren. Het blijft interessant om te zien welke ontwikkelingen zich voordoen en hoe wij daarop inspelen. Wat betreft mijzelf: WhiteVision groeit constant en daardoor heb ik me hier in de afgelopen jaren echt kunnen ontwikkelen. Taken werden steeds meer opgesplitst, waardoor ik telkens de kans kreeg om nieuwe dingen te leren. En er is genoeg ruimte om me op deze werkvloer te blijven ontwikkelen.”