Declaraties verwerken: zet bonnen snel en correct in je administratie met deze 4 tips

Declaratieverwerking automatiseren: hoe profiteer je daarvan als financiële administratie?

Wil je declaraties verwerken met een automatiseringsoplossing? Daar kleven diverse voordelen aan. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

• Je behoudt altijd het overzicht. Op de financiële afdeling verricht je veel administratieve handelingen. Wanneer de declaraties en facturen zich opstapelen op bureaus en de fysieke mappen in kasten groeien, raak je documenten makkelijk kwijt. Maar als je declaratie- en factuurverwerking automatiseert, is dit verleden tijd. Je verzamelt dit soort documenten namelijk digitaal op één centrale plek. Daardoor kan je ze altijd in een handomdraai terugvinden.
• Je verwerkt inkomende bonnetjes en declaraties altijd snel. Met de juiste OCR- en workflow-software bespaar je een hoop tijd, omdat je veel handmatige taken omtrent de verwerking en accordering automatiseert. De vrijgekomen ruimte kan je besteden aan uitdagende taken waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.
• Het foutgehalte gaat omlaag. Een overtypefout schuilt in een klein hoekje. Fouten maken is menselijk. Als je echter OCR-software gebruikt, vult deze de gegevens op de declaratie automatisch voor je in. Jij hoeft deze alleen nog even te controleren. Zo minimaliseer je het foutgehalte!
• Je zoekt declaraties makkelijk op in een digitaal archief. Een reeds verwerkte declaratie opzoeken omdat hier achteraf vragen over zijn? Als je een papierloze administratie voert, heb je een digitaal archief waar alle verwerkte documenten (inclusief declaraties) staan opgeslagen. Deze vind je met één druk op de knop terug.