Declaratieformulier efficiënt verwerken: hoe doe je dat?

Het declaratieformulier komt in verschillende soorten en maten binnen. Je wilt de stroom zoveel mogelijk coördineren, zodat je alle declaratieformulieren efficiënt en snel kunt verwerken in je boekhoudpakket. Maar hoe doe je dat precies?

“Door de werkgever vergoed”: soorten declaratieformulieren

Vaak maken medewerkers onkosten die ze achteraf mogen declareren. Ze ontdekken bijvoorbeeld dat ze hout tekortkomen op de bouwplaats en bestellen direct wat bij. Achteraf vullen ze een declaratieformulier in. Misschien heb je hiervoor zelf een formulier opgesteld. Maar het kan ook zijn dat je werkt met een standaardtemplate of voorbeeld-declaratieformulier waarop medewerkers altijd dezelfde informatie moeten invullen (denk aan naam, bankrekeningnummer, datum en omschrijving).

Ook bij reiskosten en urendeclaraties, die vaak op periodieke basis terugkeren, heb je veel verschillende soorten declaratieformulieren. Werk je met veel uitzendkrachten die allemaal hetzelfde bedrag declareren, dan is het een kwestie van uren opschrijven en in het systeem opzoeken hoeveel zij hebben verdiend. Maar als iedere uitzendkracht een ander bedrag declareert, krijg je een heleboel verschillende formulieren binnen.

Om het nog wat complexer te maken, hebben veel bedrijven ook nog te maken met kosten die medewerkers maken voor het onderhouden van relaties. Wanneer een manager bijvoorbeeld luncht met een zakelijk contact, moet deze hiervoor een declaratie indienen. Sommige bedrijven geven in dit geval de voorkeur aan een standaardtemplate waaraan je bonnen kan toevoegen als bijlage. Dat maakt het verwerken soms een beetje makkelijker.

Want de hamvraag luidt natuurlijk: ‘Hoe verwerk je al die formulieren in je administratie?’

Declareren met Word en Excel: handig of problematisch?

Binnen veel bedrijven zetten medewerkers hun declaratie in een Excel-bestand om daar vervolgens hun eigen formules op toe te passen. Of ze werken met bewerkbare documenten, waardoor één universele aanlevermethode ontbreekt: er zijn verschillende versies in de omloop en de lay-out verandert afhankelijk van het device waarop iemand werkt (MacBooks en Chromebooks werken namelijk met verschillende programma’s). Dit laatste leidt ertoe dat Excel- en Word-bestanden niet uitgelezen kunnen worden.

Werk je uitsluitend met bewerkbare pdf-formulieren, dan blijft de lay-out behouden en heb je dat probleem dus niet. Bovendien kun je in dat geval gebruikmaken van een oplossing die het verwerkingsproces aanzienlijk vergemakkelijkt en versnelt: slimme OCR-software.

Declaraties in pdf-formaat digitaal indienen en verwerken: hoe werkt dat?

Bonnen zijn essentieel voor het correct indienen van een declaratie. Maar papieren bonnen raken regelmatig weg. Wat als je bijvoorbeeld een minuscuul bonnetje op je bureau laat rondslingeren en het valt tijdens het schoonmaken in de prullenbak? Of het sneeuwt onder omdat de documenten zich blijven opstapelen voordat je je declaratieformulier hebt ingediend?

Dit soort problemen los je op door een slimme OCR-oplossing te gebruiken. Hiermee werk je met bepaalde declaratietemplates of ingescande printbonnen. Wanneer je een bon inscant, maakt het systeem er automatisch een pdf van. Deze komt vervolgens door de OCR-herkenning — oftewel, het systeem herkent de gegevens die erop staan. Zeker nu het declareren van reiskosten ingewikkelder wordt, is het belangrijk om hiervoor een goed declaratieformulier te hebben dat een OCR-systeem eenvoudig herkent. (Wil je weten hoe je bonnen snel en correct in je administratie zet? Lees onze blogpost ‘Declaraties verwerken‘ en ga aan de slag met onze 4 tips.)

En heb je een goede koppeling met je ERP-pakket, dan bewaar je elk document automatisch digitaal — op de juiste plek. Zo voldoe je véél makkelijker aan je bewaarplicht.

Bonnen onderweg inscannen met een smartphone-app

Stel, je gaat meerdere keren per maand lunchen met een zakenrelatie. Zoiets wil je direct (in real time) opgeven. Want je besteedt het liefst zo min mogelijk tijd aan het declareren van voorgeschoten geld.

Als je OCR-oplossing gekoppeld is aan een smartphone-app, scan je deze eenvoudig in met je telefoon. De bon wordt automatisch voorzien van de datum. Met een druk op de knop dien je de informatie vervolgens in. Heb je daar even geen tijd voor of dien je alle lunches van deze week het liefst in één keer in, dan maak je een foto en laat je de bon even in je telefoon staan. Op vrijdagmiddag importeer je alle bonnen in je app en dien je ze in. Dan wordt er op dat moment een pdf van gemaakt. Handig, want zo behoud je ook onderweg het overzicht!

Afbeeldingen toevoegen als bijlage

Als je met een standaard declaratieformulier werkt, kunnen medewerkers alle velden gemakkelijk invullen. Gebruik je een slimme OCR-oplossing, dan worden ingescande bonnen omgezet tot afbeeldingen die ze kunnen toevoegen als bijlagen.

Bundelen is daarbij mogelijk: als ze bijvoorbeeld de reiskosten van de afgelopen maand op één declaratieformulier zetten, kunnen ze alle tankbonnen bijvoegen om de totaalkosten te declareren.

Innovativiteit van een workflow-proces

Het goedkeuren van declaraties kan een flinke klus zijn. Als je goede workflow-software gebruikt, maak je het proces een stuk efficiënter. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een declaratie bij een X-bedrag altijd automatisch geaccordeerd wordt. Of dat een declaratie boven een bepaald bedrag altijd langs een tweede goedkeurder (zoals de directeur) gaat. Net als bij het digitaal accorderen van facturen verbind je gemakkelijk regels aan het fiatteringsproces. Handig!