Tips ontvangen?

Financiële administratie organiseren: de beste tools voor bedrijven op een rij

Blogs 2021

Procesoptimalisatie is essentieel als je je financiële administratie wilt organiseren. Wie alle gegevens handmatig verwerkt, is daar heel veel uren aan kwijt. Gelukkig hoeft het bijhouden van de financiële administratie niet zoveel werk te kosten. Er zijn namelijk diverse goede tools die je kunnen helpen bij het optimaliseren van je administratieve processen. Benieuwd welke tools écht waardevol zijn wanneer je je financiële administratie wilt organiseren? In deze blog zetten we ze voor je op een rij!

1. Snel schakelen met Slack

 

Je moet over allerlei zaken schakelen met je collega’s. Denk aan de gegevens op een factuur (zoals een aangeschaft artikel), uitgaven die je bedrijf heeft gedaan of vragen van klanten en leveranciers. Over dergelijke punten moeten jullie snel en gemakkelijk kunnen communiceren. Slack is een communicatieplatform dat vaak voor dit soort zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Samenwerken en overleggen met je collega’s doe je in één ruimte. Daarnaast kan je gemakkelijk chatten, (video)calls organiseren en bestanden delen.

Voordelen:

  • Het is niet meer nodig om van bureau naar bureau te lopen of eindeloos e-mails te versturen om collega’s vragen te stellen. Nu thuiswerken steeds meer ingeburgerd raakt, biedt Slack dus zeker uitkomst! (Lees ook onze blog ‘Thuiswerken: tips voor een betrouwbare administratie vanuit de thuiswerkplek’.)
  • Je kan externe partijen beperkt toegang geven tot Slack, zodat je samen aan een project kan werken.
  • Slack is eenvoudig te integreren met ontzettend veel andere apps, zoals Dropbox en Google Drive.

2. Lastpass voor je wachtwoordbeheer

 

Je wéét dat je unieke wachtwoorden moet aanmaken voor al je accounts. En toch doe je dit niet altijd. Tegenwoordig zie je namelijk door de bomen het bos niet meer. Of je hebt wel allemaal unieke wachtwoorden, maar je vergeet ze continu. Handig is anders. Dé oplossing: Lastpass. Met deze tool kan je alle wachtwoorden die je ooit hebt aangemaakt, eenvoudig beheren.

Voordelen:

  • Geen wachtwoorden meer bijhouden op briefjes die je vervolgens kwijtraakt.
  • Zeer veilige wachtwoorden: je kan voor elk account van je bedrijf een uniek, moeilijk te raden wachtwoord aanmaken.
  • Je loopt minder risico, omdat alle gebruikersnamen, wachtwoorden en notities veilig staan opgeslagen in de kluis van Lastpass.
  • Je hoeft niet meer telkens nieuwe wachtwoorden aan te maken omdat je de oude bent vergeten. Lastpass kan ze immers allemaal voor je bijhouden!

3. Inkomende facturen automatisch verwerken
met de SMART E-mail handler

 

Een uitpuilende facturenmailbox kan je veel werk bezorgen. Zeker na een weekend of een vakantie ben je vaak uren bezig met het sorteren en bewerken van ontvangen facturen. Eigenlijk maak je liever meer tijd vrij voor belangrijkere zaken. Met de SMART E-mail handler realiseer je dit doel!

Voordelen:

  • Tijdwinst: de tool sorteert en bewerkt alle inkomende berichten in de mailbox die je speciaal voor facturen hebt aangemaakt.
  • Inkoopfacturen worden direct klaargezet om in te lezen in je OCR- of workflow-oplossing. Betalingsherinneringen en andere berichten die extra aandacht behoeven, worden in een aparte map gesorteerd.
  • De SMART E-mail handler sluit aan op élk ERP-pakket.
  • Je treft altijd een lege facturenmailbox aan, want de tool werkt 24/7 door.
  • Je werkt optimaal, aangezien het systeem op basis van jouw beslissingen én die van de gebruikerscommunity automatisch wordt getraind.
  • De tool werkt in je vertrouwde Outlook-omgeving.
  • Je kan de SMART E-mail handler zeer gemakkelijk configureren en gebruiken.

4. Je financiële administratie op orde met een betrouwbaar ERP-pakket

 

Geen enkel bedrijf kan eigenlijk zonder een goede ERP-oplossing. Hierin kan je onder andere je administratieve processen integreren en beheren. Een aantal betrouwbare ERP-systemen vind je hier. Natuurlijk zijn er ook andere goede ERP-pakketten. Maar voor deze leveranciers kunnen wij instaan, omdat we met hen solide partnerships hebben.

Voordelen:

  • Efficiënter en consistenter werken, waardoor je kosten bespaart.
  • Alle informatie, zoals de inkomsten en uitgaven van je bedrijf, in één centraal overzicht.
  • Beter inzicht in je processen.
  • Digitaal overzicht van je gehele boekhouding.

5. Overzicht van documenten en afspraken
in Microsoft Teams

 

Documenten eindeloos heen en weer sturen brengt nogal wat nadelen met zich mee, zeker als je hier met een groep mensen aan werkt. Op een gegeven moment weet je bijvoorbeeld niet meer of iedereen de juiste versie heeft. En wanneer iedereen met aparte agenda’s werkt, is het soms lastig om een afspraak in te plannen. Hoe los je deze problemen op? Met Microsoft Teams sla je twee vliegen in één klap. Daarmee kan je bestanden bewaren en bewerken. Ook is het mogelijk om je agenda binnen de software te beheren.

Voordelen:

  • Alle tools zijn in de cloud beschikbaar, waardoor je er altijd en overal bij kan.
  • Je kan documenten online aanmaken en delen met anderen, zodat je er gelijktijdig aan kan werken.
  • Bewaar documenten in één overzicht, zodat je ze altijd eenvoudig kan terugvinden.
  • Agendabeheer geschiedt in de cloud. Daardoor kan je alle afspraken die je over de mail maakt, eenvoudig inschieten.

6. Inkomende documenten digitaal verwerken
met WhiteVision

 

Op de financiële administratie krijg je wekelijks een enorme hoeveelheid documentatie te verwerken. Als je de boekhouding op orde wilt houden, moet je dit op een gestructureerde manier aanpakken. Het handmatig overtypen, fiatteren en archiveren van alle ontvangen documenten is een hele onderneming. WhiteVision biedt een automatiseringsoplossing waarmee je inkomende documenten van a tot z verwerkt. Slimme OCR-software en een handige workflow nemen je veel werk uit handen.

Voordelen:

  • Eentonig, repeterend overtypewerk is verleden tijd. De software herkent factuurgegevens en zet de boeking voor je klaar. Deze hoef jij alleen nog even te controleren.
  • Je hebt de tijd en rust om taken op te pakken die meer uitdaging bieden.
  • Informatie omtrent uitgaven en inkomsten is altijd up-to-date door een tijdige verwerking. Daardoor behoud je het overzicht en kan je tijdig bijsturen op basis van cijfers (in plaats van op gevoel).
  • De workflow geeft inzicht in de status van een factuur en zorgt voor een soepel fiatteringsproces. Daardoor kan je facturen op tijd betalen.
  • Als je papieren facturen nu nog in een archiefkast bewaart, zal je blij zijn met het digitale archief. Hiermee voldoe je aan de bewaarplicht van 7 jaar. (Check wel of je alles goed hebt geregeld. Deze blogs helpen je op weg: ‘Mag je facturen digitaal bewaren?’ en ‘Hoe lang moet je facturen digitaal bewaren?’).
  • Op je opgeruimde werkplek kan je papierloos werken!

Altijd inzicht hebben in je uitgaven en inkomsten?

Daar kan WhiteVision je bij helpen. Onze consultants zijn zeer ervaren in het optimaliseren van processen op de financiële administratie. Neem gerust eens contact met ons op om jouw mogelijkheden te bespreken.

Malou Trommelen, Marketingcoördinator

contact opnemen