Tijdsbesparing tips?

Teamlead officemanagement
Daisy aan het woord

Bij WhiteVision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij WhiteVision te werken? In dit artikel vertelt Daisy hoe zij voldoening haalt uit haar duale rol: “Ik vind het ontzettend gaaf dat ik klanten ondersteun én een bijdrage lever aan ons hechte, goed functionerende team!”

Hoe geef jij invulling aan je functie?

 

“Als Teamlead officemanagement houd ik mij bezig met het inrichten van onze interne werkprocessen. Ik maak het werk van mijn collega’s zo makkelijk mogelijk, zodat zij meer tijd hebben om de interactie met onze klanten op te zoeken. Daarnaast zorg ik dat klanten ons snel en eenvoudig kunnen vinden door de inrichting van ons klantportaal continu te optimaliseren. Deze werkzaamheden zijn allemaal in lijn met de missie van WhiteVision: repetitief werk de wereld uit helpen. “Diverse operationele hr-taken vallen ook onder mijn takenpakket. Ik verwerk bijvoorbeeld salarissen en ziekmeldingen én ik heb meegewerkt aan het opzetten van een nieuwe collectieve pensioenregeling.”

Hoe ziet een gemiddelde werkdag eruit voor jou?

 

“Eerlijk gezegd is elke dag anders voor mij. Soms werk ik een lijst met kleinere taken af. Maar het kan ook voorkomen dat ik een groter project bespreek met mijn leidinggevende. Daarnaast besteed ik veel tijd aan het beantwoorden van vragen van mijn collega’s. Zij dienen regelmatig verzoeken bij mij in omtrent het vergemakkelijken van onze werkprocessen óf processen in het klantportaal. Bij het behandelen daarvan stel ik mijzelf altijd één overkoepelende vraag, die de filosofie van WhiteVision goed weergeeft: ‘Kunnen we dit proces eenvoudiger en efficiënter maken?’”

“Natuurlijk zorgen tevreden medewerkers voor tevreden klanten.”

Een van de leidende principes van WhiteVision is ‘langdurige relaties met tevreden klanten’. Hoe zie jij dit terugkomen in de praktijk?

 

“Dit principe begint intern. WhiteVision wil medewerkers binden door een goede werkomgeving te creëren. Zij moeten hier hun potentieel kunnen ontwikkelen en dingen doen die ze leuk vinden. Ik draag daaraan bij door mijn collega’s het saaiere werk uit handen te nemen. Tegelijkertijd zorg ik dat alles goed wordt vastgelegd.

“Daarnaast is de fijne sfeer op alle gebieden voelbaar. Het begint met de inrichting, die volledig gericht is op een goede werkhouding: we hebben een prachtig kantoor met zit- en stabureaus. Binnen die ruimte komt iedereen tot bloei. We willen allemaal van elkaar leren en elkaar helpen. En WhiteVision investeert in onze groei. Dat vertaalt zich naar onze klanten. Want goed onderlegde mensen zijn beter in staat om klanten te helpen. En natuurlijk zorgen tevreden medewerkers voor tevreden klanten.”

Bij WhiteVision is het belangrijk dat je zelfstandig kan werken én wilt samenwerken. Hoe zie jij de balans hiertussen terugkomen in je werk?

 

“Er is niemand binnen de organisatie die een functie zoals die van mij uitvoert, dus ik werk heel zelfstandig. Tegelijkertijd doe ik niets voor mijzelf. Mijn taken zijn allemaal gericht op het faciliteren van het werk van mijn collega’s. Daarom is het essentieel voor mij om de samenwerking op te zoeken in alle fases van het proces. Wanneer ik een optimalisatie heb doorgevoerd, ga ik bijvoorbeeld altijd na of het resultaat overeenkomt met de verwachtingen van mijn collega(’s).

“Deze nauwe manier van samenwerken past enorm bij WhiteVision. Je moet hier echt een drive hebben om de handen ineen te slaan, want alleen zo bereik je iets. Door de zaken af te stemmen met collega’s creëer je draagvlak. Daarbij gaat het om collega’s binnen én buiten je eigen team. Onze processen sluiten namelijk zeer nauw op elkaar aan. Een order wordt bijvoorbeeld onder handen genomen door het salesteam, de administratie, de projectplanning, de consultants en het supportteam. Iedereen moet in elke fase van het traject álle genomen stappen kunnen inzien. Door eilandjes te vermijden, kunnen we de klant zo goed mogelijk helpen. En dat is ons gezamenlijke doel.”

“WhiteVision kijkt echt naar wat je leuk vindt en probeert daarop aan te sluiten. Er is veel verbreding in je ontwikkeling mogelijk.”

Op welke manier ondersteunt WhiteVision mensen in hun ontwikkeling?

 

“WhiteVision kijkt echt naar wat je leuk vindt en probeert daarop aan te sluiten. Er is veel verbreding in je ontwikkeling mogelijk: je kan de focus leggen op je interesses. Sommige consultants vinden het geven van webinars bijvoorbeeld een creatieve uitdaging. Als je aangeeft dat zulke taken je energie geven en dat daar je kracht ligt, gaat WhiteVision op zoek naar mogelijkheden. In mijn ervaring is WhiteVision een werkgever die openstaat voor je ideeën. Niet alles kán, maar er wordt goed naar je geluisterd. Je kan meedenken en daardoor groei je.

“Iedereen binnen het WhiteVision-team is dan ook erg leergierig. Dat we onze software continu doorontwikkelen en groeien als organisatie, past bij ons. Bij elke handeling vragen wij ons af: ‘Waarom doen we dit momenteel zo?’ Eén antwoord is onacceptabel: ‘Omdat we het altijd zo hebben gedaan.’ We bekijken altijd of er een manier is om de zaken nóg beter en slimmer aan te pakken. Zo blijven we continu verder optimaliseren!”

Biedt WhiteVision jou de mogelijkheid om je ambities na te jagen?

 

“Absoluut! Vijf jaar geleden startte ik bij WhiteVision op de sales-binnendienst. Binnen een half jaar groeide ik door naar de functie van Officemanager. Binnen die rol heb ik mij zó goed kunnen ontwikkelen. Toen ik mijn passies en interesses kenbaar maakte, gaf WhiteVision mij de mogelijkheid om hier binnen mijn rol meer nadruk op te leggen. Daardoor heb ik een nieuwe invulling aan mijn functie gegeven. Waar mijn voorgangster bijvoorbeeld veel applicatie-gerelateerd werk uitbesteedde, heb ik dergelijke taken op mij genomen omdat ik het leuk vind om hiermee bezig te zijn. Inmiddels ben ik Teamlead Officemanagement en heb ik daarmee meer ruimte gekregen om tijd te besteden aan de dingen die ik leuk vind en daarmee meer waarde voor WhiteVision toe kan voegen.”

Heb je weleens een concept bedacht dat nu een best practice is binnen WhiteVision?

 

“Bij het inrichten van een werkproces komt veel kijken. Treedt er bijvoorbeeld een nieuwe collega in dienst, dan moet je veel taken verrichten — van het aanvragen van softwarelicenties tot het bestellen van de juiste apparatuur. Je kan losse takenlijsten in Excel bijhouden, maar efficiënt is anders. Daarom heb ik voor de indiensttreding van nieuwe medewerkers een handige checklist aangemaakt in ons ERP-systeem. Wij houden hier ook andere processen bij, waaronder die van de projectadministratie. Ook daarvoor heb ik een dergelijke checklist gecreëerd.

 

“Hierdoor hoeven mijn collega’s minder handmatig werk te verrichten. En ze behouden te allen tijde het overzicht. De checklist is dus een best practice geworden voor meerdere processen!”

Waarom werk je graag bij  WhiteVision?

 

“Binnen het WhiteVision-team werken we samen heel hard aan één doel: repeterend werk de wereld uit helpen zodat onze klanten gelukkiger zijn in werk en leven. We hechten allemaal waarde aan kwaliteit. Ook gunnen we elkaar veel. Ik vind het bijvoorbeeld heel fijn dat ik kan bijdragen aan het werkgeluk van mijn collega’s.”

Betrokken

Ambitieus

Respectvol

Daadkrachtig

Op zoek naar een nieuwe baan?

 

Wil je werken in een groeiend, dynamisch en vooruitstrevend bedrijf? Bij WhiteVision hechten wij veel belang aan het vinden van de juiste mensen. Kun jij je wel vinden in onze kernwaarden, de wijze waarop deze in ieder aspect van het bedrijf terugkomen en de werkwijze van WhiteVision? Klik dan snel verder naar onze vacatures.

 

Bekijk vacatures!