Tijdsbesparing tips?

Tips voor een efficiënte crediteurenadministratie: automatisering-lifehacks die je werk leuker en makkelijker maken!

Op het moment dat je een factuur ontvangt van een leverancier, gaat het proces van inkoopfactuurverwerking van start. Dit eindigt pas nadat je de factuur hebt betaald en het document hebt gearchiveerd. Daartussen zitten behoorlijk wat stappen — vooral wanneer je het ‘klassieke’ verwerkingsproces hanteert, waarin het handmatig verwerken van (papieren) facturen nog een grote rol speelt. Wil jij graag een efficiëntieboost realiseren? In deze blogpost delen wij vijf handige optimalisatietips voor de crediteurenadministratie — automatisering-lifehacks die je werk leuker, eenvoudiger en uitdagender maken!

Inkomende facturen handmatig verwerken of kiezen voor automatisering?

 

Hoe werkt het handmatige proces?

Laten we eerst eens kijken naar het ‘waarom’ van automatisering. De verwerking van inkomende facturen is een veelomvattend proces dat behoorlijk wat tijd in beslag neemt. Wanneer een factuur binnenkomt, moet je deze eerst voorsorteren en -bewerken. Heb je hiervoor geen slimme automatiseringstool, dan moet je dit handmatig doen.

Vervolgens voer je de factuurgegevens in je ERP-systeem in — een tijdrovende, repetitieve taak waarbij een (menselijke) overtypefout gauw gemaakt is. En soms moet je facturen ook naast inkooporders leggen. Want zo match je de levering en factuur met de bestellingen en ontvangst. Ook dát is een tijdrovende en foutgevoelige klus als je geen automatiseringsoplossing gebruikt.

Daarna is het tijd om de factuur ter goedkeuring rond te sturen. Binnen veel bedrijven zijn de doorlooptijden van dit proces lang: goedkeurders laten facturen vaak een tijd liggen omdat zij andere prioriteiten hebben of niet aanwezig zijn op kantoor, waardoor de financiële administratie hen aan de mouw moet trekken. In deze fase kunnen facturen ook gemakkelijk wegraken, omdat ze compleet ondergesneeuwd raken op overvolle bureaus. Het gevolg: veel extra werk en vertraagde betalingen. En heb je niet op tijd betaald, dan krijg je vaak te maken met onnodige kosten die soms aanzienlijk oplopen.

Is de factuur eenmaal gefiatteerd en voldaan, dan moet je deze ook nog op de juiste manier archiveren. Ook dat kost behoorlijk wat tijd (en — wanneer je een fysiek archief hebt — kastruimte plus papier!).

 

Hoe verloopt het proces met een automatiseringsoplossing?

Met slimme software kan je het proces van factuurverwerking automatiseren. En daarmee verloopt het aanzienlijk efficiënter, sneller en gemakkelijker. Waarom?

Een goed systeem reduceert handmatige taken tot een minimum. Als financieel-administratief medewerker krijg je vooral een controlerende rol. Een geavanceerde OCR-oplossing herkent bijvoorbeeld de factuurgegevens (zoals factuurnummer en -datum, btw-nummer en IBAN-nummer) en zet een boekingsvoorstel voor je klaar. En als je solide workflow-software één keer goed inricht, stuurt deze een factuur automatisch langs de juiste goedkeurders. Reageren zij niet binnen de gewenste periode, dan kan je ook automatische reminders instellen. Zo verloopt het proces veel vlotter en gestroomlijnder — én je hebt er bijna geen omkijken naar!

Op naar een geautomatiseerd proces: elimineer handmatige taken door slim te automatiseren

 

Wil jij tijd en ruimte overhouden om andere, meer uitdagende werkzaamheden op te pakken? Om je goed op weg te helpen, delen we vijf essentiële automatisering-lifehacks. We hopen dat je hier je voordeel mee kan doen!

 

  1. Breng je processen en behoeftes in kaart
    Hoe zien je processen omtrent de crediteurenadministratie er momenteel uit? Wat zijn je bestaande systemen en hoe gebruik je deze precies? Welke medewerkers zijn in welke fase(s) betrokken bij het verwerkingsproces? Hoeveel tijd ben je gemiddeld kwijt aan het verwerken van één factuur (van binnenkomst tot archivering)? Welke belangrijke taken blijven hierdoor liggen? Neem de tijd om dergelijke vragen te beantwoorden. Als je je processen en behoeftes goed in kaart brengt, leg je een stevige fundering voor optimalisering.
  2. Centraliseer de ontvangst van facturen (en voed leveranciers zonodig op!)
    Via welke kanalen en in welke formaten komen facturen momenteel binnen? Nu bedrijven steeds meer facturen digitaal ontvangen, neemt de diversiteit in aanlevering verder toe. Hierdoor verlies je gemakkelijk het overzicht — en het sorteerwerk kost veel tijd. Want uiteindelijk wil je alle facturen op een eenduidige manier verwerken.Zet daarom één facturen-mailbox op en vraag al je leveranciers om facturen naar dit adres te sturen. Communiceer ook naar hen op welke manier je facturen graag aangeleverd wilt krijgen en welke gegevens hierop moeten staan. Als essentiële informatie ontbreekt op een inkoopfactuur, schroom dan niet om deze terug te sturen met het verzoek om de benodigde gegevens aan te vullen. Of bekijk of je facturen ook via een webservice, zoals Peppol of de Ketenstandaard automatisch kan ophalen. Zo optimaliseer je je proces!
  3. Leg vast wat je zoekt in een automatiseringsoplossing
    Nu je de zaken op een rijtje hebt gezet, kan je bepalen wat jij nodig hebt om de crediteurenadministratie te automatiseren. Ben je op zoek naar de beste OCR-software? Heb je daarnaast ook een workflow-systeem nodig? Zou je profiteren van regelherkenning en matching? Wil je werken met een handige tool die de inbox van je facturen-e-mailadres voorsorteert en -bewerkt, zodat jij je hier niet meer mee bezig hoeft te houden? Hoe preciezer je bepaalt waarnaar je op zoek bent, hoe gerichter je een oplossing kan vinden!
  4. Laat je bij de automatisering van de crediteurenadministratie helpen door een solide OCR-partij
    Wat je ook aan technologie nodig hebt voor een optimale boekhouding, zorg dat je werkt met een betrouwbare OCR-partij die alles weet over het efficiënt verwerken van inkomende documenten. In-house expertise en ervaring zijn belangrijk, maar een luisterend oor en een bereidheid om mee te denken ook. Tijdens de implementatie moet een consultant van de OCR-leverancier de oplossing immers inrichten op basis van jouw wensen, behoeftes en processen (en de uitzonderingen die daarbij horen). Het is tevens cruciaal dat je goed wordt getraind in het gebruik van de software, zodat je er straks alles uit kan halen. Bekijk ten slotte of de OCR-oplossing aansluit op jouw boekhoudsysteem. Een goede koppeling is essentieel als je snel en efficiënt facturen wilt verwerken.
  5. Blijf innoveren en optimalisatiemogelijkheden onderzoeken
    Een goede OCR-partij houdt de markt nauwlettend in de gaten en zorgt dat de oplossing altijd up-to-date is én meebeweegt met relevante ontwikkelingen. Is je OCR-leverancier tevens gespecialiseerd in jouw sector? Ga dan periodiek samen om de tafel. Analyseer je processen met een deskundige consultant en bekijk of er ruimte is voor nóg meer optimalisatie. Zo beperk je saaie, repetitieve taken tot het absolute minimum en ga je steeds efficiënter werken!

Waarom deze 5 lifehacks inzetten?
De voordelen op een rij

 

  • Tijd voor andere, meer uitdagende taken
  • Meer efficiëntie en gemak
  • Altijd overzicht van het proces en inzicht in de status van facturen
  • Lagere foutgevoeligheid
  • Altijd en overal facturen goedkeuren
  • Betere relaties met leveranciers door snellere betalingen

Handmatige processen automatiseren? Een goede crediteurenadministratie begint meteen goede totaaloplossing

Wil jij je waardevolle tijd optimaal benutten door de crediteuren-administratie te automatiseren? En heb je interesse in een gebruiksvriendelijke totaaloplossing die erop gericht is om repetitief werk te minimaliseren? Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

Malou Trommelen – Marketeer

contact opnemen