Tijdsbesparing tips?

Boekhouding optimaliseren: leg de basis in 3 stappen

Je boekhouding optimaliseren is niet altijd even eenvoudig. Als medewerker op de financiële administratie ben je vaak druk bezig met het afhandelen van kleine taken. Bij elkaar opgeteld kosten deze echter behoorlijk wat tijd. Omdat het vaak repeterende, eentonige werkzaamheden betreft, ontbreekt het je bovendien aan de nodige uitdaging. Jammer, want zo kun je niet alles uit jezelf halen. Dé manier om dit wel te doen: de boekhouding optimaliseren. Maar hoe begin je daar nu precies mee? Start met 3 fundamentele stappen!

1. Breng je proces in kaart

Waar en hoe komt een factuur binnen? Wat gebeurt er vervolgens mee? Maak je een kopie of zet je er een stempel op? Om je boekhouding te optimaliseren, moet je éérst je huidige proces in kaart brengen. Registreer elke handeling die gepaard gaat met het verwerken van inkoopfacturen. Bepaal daarna hoe logisch de route is die facturen afleggen binnen je bedrijf. Is jouw proces momenteel ideaal te noemen? Zo niet, hoe ziet het perfecte proces er dan wel uit?

Beantwoord die vraag niet alleen. Laat je collega’s allemaal een antwoord opschrijven, zodat je samen kunt bekijken welke handelingen echt noodzakelijk zijn (zie stap 2). Een richtlijn voor het schetsen van je ideale proces: houd continu in het achterhoofd welke informatie je als financiële administratie daadwerkelijk nodig hebt om een inkoopfactuur te boeken. Welke bijlages zijn vereist om een inkoopfactuur goed te kunnen verwerken? Heb je je collega’s nodig voor de juiste verbijzonderingscode? Door hier nu alvast over na te denken, kun je stap 2 gemakkelijker doorlopen.

2. Onderzoek welke handelingen je écht moet verrichten

Nu je je huidige én ideale verwerkingsproces in kaart hebt gebracht, is het tijd om in te zoomen op de stappen die je hebt opgeschreven. Wil je je boekhouding optimaliseren, dan is het cruciaal dat je elke handeling onder de loep neemt. Wees daarbij kritisch. Is het absoluut noodzakelijk dat de directie eerst alle inkoopfacturen inziet voordat deze worden goedgekeurd? Moet het fiatteringsproces voor eenmalige en terugkerende facturen wel exact hetzelfde zijn? Mag er werkelijk geen enkele bijlage ontbreken voordat je een factuur accordeert?

De kans is groot dat je het proces behoorlijk kunt vereenvoudigen. Is dit niet het geval, onderzoek dan eens of je de benodigde stappen op een eenvoudigere manier kunt nemen. Vraag je toeleverancier bijvoorbeeld om bijlages altijd netjes bij te sluiten. Als je goed nadenkt over de handelingen in je proces, is er qua optimalisatie ontzettend veel mogelijk!

3. Vraag je ERP-leverancier om advies

Wanneer je hebt nagedacht over de wijzigingen die je wilt doorvoeren in jouw proces, is het tijd om je huidige ERP-leverancier in te schakelen. Vraag of deze eens wil meedenken in het traject. Weet jouw leverancier hoe jij je ambities kunt realiseren?

Met het advies dat je krijgt, zou je weleens een stuk verder kunnen komen. Veel financieel-administratieve systemen bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om inkomende facturen automatisch in te lezen en de factuurkopie te koppelen aan een boeking. Een workflowoptie bestaat vaak ook, zodat je facturen eenvoudig kunt doorsturen naar goedkeurders binnen de organisatie. Sommige systemen kunnen binnenkomende facturen automatisch voorzien van een betalingsblokkade, waarmee je voorkomt dat deze worden betaald voordat ze zijn goedgekeurd. Menig ERP-leverancier heeft bovendien de handen ineengeslagen met een externe partij die speciaal voor het inkoopfactuurverwerkingsproces een koppeling verzorgt. Deze kan je nog veel meer voordelen opleveren. Wil je je boekhouding optimaliseren om zo efficiënt mogelijk te werken, dan is het dus verstandig om eens goed te overleggen over de mogelijkheden.

Je boekhouding optimaliseren om meer uit jezelf te halen?

Tel eens op hoeveel repeterende werkzaamheden je op dag- of weekbasis verricht. Wat zou het voor je betekenen als je deze kunt automatiseren? Hoe groter de impact, hoe makkelijker en efficiënter jij je werk kunt doen. En hoe méér je uit jezelf zult halen.

WhiteVision helpt je daar graag bij. Onze oplossingen resulteren in tijd- en kostenbesparing en een flinke efficiëntieboost. Zo kun je je boekhouding optimaliseren en heb je meer tijd over voor uitdagende taken waarmee je écht waarde toevoegt voor de organisatie. Benieuwd? Neem gerust contact met ons op.

Meer weten?

Onderstaand is ook interessant voor je