Bewaartermijn administratie: mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding

Je administratie bewaren is geen keuze, maar een must. Het is namelijk wettelijk verplicht om alle gegevens over je bedrijf vast te leggen. Je moet deze ook over een bepaalde periode kunnen terugvinden, bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst. Maar de details omtrent de wettelijke bewaarplicht zijn niet voor iedereen duidelijk. Daarom heb je de term ‘wettelijke bewaartermijn administratie’ gegoogeld. Hoe lang moet je je administratie opslaan? Hoe mag je gegevens bewaren? En op welke manier houd je je boekhouding op orde? In deze mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding vind je de antwoorden op deze vragen!

Lonen, crediteurengegevens, onroerende zaken en méér: je administratie bewaren van a tot z

De fiscale bewaarplicht geldt voor elk bedrijf. Dit betekent dat je zaken als debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie, loonadministratie en grootboek in ieder geval zeven jaar dient te bewaren. Daarnaast moet je alle gegevens over onroerende zaken tien jaar bewaren. Kortom, je zakelijke administratie moet op orde zijn. Dit betekent dat jij het overzicht wilt bewaken. Dat gaat het gemakkelijkst wanneer je dit digitaal doet. Maar mag dat wel? Of moet je alles op papier bewaren?

Facturen en andere documenten digitaal opslaan: is dat toegestaan?

Bewaar jij je facturen en overige administratie nog steeds op papier? Dan heb je waarschijnlijk te maken met uitpuilende archiefkasten. En de ‘grote schoonmaak’ neemt ieder jaar meer tijd in beslag. Maar misschien neem je deze zaken voor lief omdat je denkt dat het niet anders kan. Gelukkig is dat niet waar. Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet (alles moet bijvoorbeeld beschikbaar blijven), mag je namelijk wel degelijk een digitale administratie bijhouden. Uiteraard vergt het wat uitzoekwerk om vast te stellen welke maatregelen je moet nemen om volledig aan de wettelijke bewaartermijn te voldoen. Zo dien je elke digitale factuur én de communicatie daarover zeven jaar lang te bewaren (hier lees je meer over in onze blogpost “Wat is de digitale bewaartermijn van facturen (voor bedrijven)? En is dit AVG-proof?“). Alle documentatie moet integer en goed leesbaar zijn. En — heel belangrijk — je dient je facturen digitaal te bewaren in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). (In deze download van de Belastingdienst lees je meer over de wettelijke ins en outs omtrent het digitaal bewaren van facturen.)

Het leggen van een stevig administratie-fundament loont wél de moeite. Want wanneer je je boekhouding goed digitaliseert, kan je alle belangrijke informatie direct opvragen. Overvolle kasten, ruimtegebrek en uren zoekwerk behoren daarmee tot het verleden. Zo werk je een stuk efficiënter en sneller!