Bewaarplicht administratie: 3 voorwaarden om je boekhouding op orde te houden

Van grootboek tot onroerende zaken: wat moet je bewaren en wat is de wettelijke bewaartermijn?

Als bedrijf heb je een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat je zaken als grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie in ieder geval zeven jaar dient te bewaren. Daarnaast moet je alle gegevens over onroerende zaken 10 jaar bewaren.

De vraag die hieruit voorspruit is: hóe bewaar je al deze gegevens?

Je administratie digitaal opslaan: mag dat?

Sommige bedrijven bewaren de zakelijke administratie nog op papier, omdat zij niet (alleen) afhankelijk willen zijn van elektronische diensten. Vaak denken ze dat het enkel digitaal bewaren van de boekhouding niet is toegestaan. Dat de archiefkasten op kantoor steeds voller worden en ‘de grote schoonmaak’ ieder jaar meer tijd in beslag neemt, nemen ze voor lief.

Wist je dat dit niet nodig is? Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet, mag je een digitale administratie bijhouden. Wel moet je in dat geval zorgen dat alles beschikbaar blijft. Een voorbeeld: kies je ervoor om elke factuur digitaal te bewaren en stap je op een gegeven moment over naar een nieuw ERP-pakket? Dan moet je zorgen dat het oude ERP-systeem beschikbaar blijft, omdat je de betreffende facturen hierin nog steeds moet kunnen terugvinden.

Het vergt natuurlijk even wat uitzoekwerk om te bepalen welke maatregelen je precies moet nemen om met een digitale administratie volledig aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen. Maar het is de moeite waard. Want wanneer je je boekhouding op de juiste manier digitaliseert, is alles direct opvraagbaar. Fysieke kasten doorzoeken is niet meer nodig. Met één druk op de knop heb je alle benodigde gegevens bij de hand. Zo werk je een stuk efficiënter. En op kantoor heb je veel meer ruimte!

Administratie bewaren: zó houd je je boekhouding op orde

De wettelijke bewaarplicht geldt dus 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken en zeven jaar voor diverse overige gegevens die van belang zijn voor je administratie. Wil je je boekhouding hierop inrichten én het overzicht behouden? Zorg dan dat je aan deze drie voorwaarden voldoet!

1. Houd alle gegevens up-to-date

Wil je je administratie bewaren in je ERP-systeem — oftewel, digitaal? Zorg dan allereerst dat alle gegevens kloppen. Stamgegevens, zoals het IBAN-, btw- en KvK-nummer, moeten correct in je boekhoudsysteem staan. Dan weet je zeker dat alle informatie goed wordt geregistreerd en dat betalingen die je vanuit je systeem doet, naar het juiste rekeningnummer gaan. Daarnaast is het essentieel dat het bestand van mailadressen op orde is, zodat klanten alle communicatie binnenkrijgen.

Als je digitaal werkt, is het extra belangrijk dat je gegevens up-to-date zijn. Want wanneer je werkt met een ‘virtuele archiefkast’, moet deze wel goed georganiseerd (en daarmee makkelijk doorzoekbaar) zijn!

2. Kies voor een goede automatiseringsoplossing voor inkomende documentverwerking

Met goede scan- en herken-software houd je je boekhouding op orde én beperk je het aantal handmatige handelingen tot het absolute minimum. Slimme OCR-software herkent factuurgegevens automatisch en zet deze klaar in je ERP-systeem. Als het systeem ook zelflerend is, hoef je geen gegevens meer over te typen of met templates te werken.

Repeterende taken behoren daarmee volledig tot het verleden. En omdat je inkomende documenten heel vlot verwerkt, behoud je altijd het overzicht. Bovendien kan je verwerkte documenten heel snel en eenvoudig naslaan in je digitale archief. Daardoor is het gemakkelijk om je te houden aan de fiscale bewaarplicht.

3. Zorg dat je leveranciers facturen goed aanleveren

Hoe ziet je administratie er momenteel uit? Krijg je nog papieren facturen binnen per post? Dan kan je geen digitale administratie of papierloos kantoor opzetten. Om dat te kunnen doen, móet je alle facturen digitaal ontvangen. Vraag leveranciers daarom om facturen altijd digitaal aan te leveren in het correcte formaat: pdf, UBL of XML (dit is wettelijk verplicht — andere formaten zijn niet rechtsgeldig).

Vertel leveranciers ook dat alle facturen de juiste gegevens moeten bevatten. En als je toch een incomplete factuur binnenkrijgt, stuur deze dan terug met de vraag of de leverancier in kwestie de missende informatie alsnog in het document kan opnemen. Zo kan je facturen correct in je digitale administratie verwerken en bewaren.

Je digitale administratie staat! Maar hoe zit het met security?

Heb je een digitale administratie opgezet en je boekhouding op orde gebracht? Dan moet je je natuurlijk buigen over een cruciaal onderwerp: security.

Als je alles op een interne server hebt opgeslagen, is het essentieel om een goede backup-procedure te hebben.

Zorg dat je de reservekopieën van gegevens bewaart buiten de bedrijfsmuren. Dan kan je alles terugzetten als er onverhoopt iets gebeurt binnen je organisatie.

Ga ook eens in gesprek met je ERP-leverancier. Veel ERP-systemen draaien tegenwoordig in de cloud. Is dit het geval bij jouw ERP-pakket? Ga dan na waar je gegevens staan opgeslagen en of je ERP-leverancier goede securitymaatregelen heeft getroffen!

Aan de slag met het digitaal bewaren van alle documentatie?

Wil jij aan de fiscale bewaarplicht voldoen, een digitale administratie opzetten en je boekhouding op orde brengen? Neem gerust eens contact op met Whitevision. We bespreken graag wat jouw mogelijkheden zijn.