Tijdsbesparing tips?

Hoe vind je de beste scan- en herken-software? 3 tips

Het is hoog tijd om het verwerken van inkoopfacturen en andere inkomende documenten te digitaliseren — en daarom ben jij op zoek naar de beste scan- en herken-software. Want alleen daarmee kun je je in deze tijd staande houden als organisatie. In de afgelopen jaren is digitalisering steeds belangrijker geworden: op menig administratieve afdeling zijn de stapels papieren en kasten vol ordners geleidelijk aan verdwenen.

Met de coronacrisis is dat proces in een stroomversnelling gekomen. Momenteel kan niemand zonder een solide oplossing voor documentherkenning. Want de tijd waarin je de post kon openmaken en verwerken op kantoor, is voorlopig voorbij. Momenteel werken de meeste mensen online. Als administratief medewerker heb je de beste scan- en herken-software nodig om efficiënt, productief en eenvoudig te kunnen werken. Maar ga je scan- en herken-software vergelijken, dan zie je al gauw door de bomen het bos niet meer. Hoe vind je de oplossing die het best bij jouw organisatie past?

 

Een goed begin is het halve werk:
breng alles in kaart

 

Heb je de knoop doorgehakt en besloten om het verwerken van inkomende documenten te digitaliseren? Breng dan eerst je huidige processen in kaart. Zet vervolgens op een rij welke branchespecifieke wensen je hebt. Zorg dat deze écht zijn toegespitst op jouw sector. De bouw- en installatiebranches lijken bijvoorbeeld op elkaar, maar er bestaan verschillende oplossingen voor. Schets ten slotte een beeld van de service die jij verwacht van de leverancier van een automatiseringsoplossing.

Nu je een helder beeld hebt van je wensen, kun je gericht op zoek gaan naar de beste scan- en herken-software.

Waarop moet je letten?
We geven je 3 tips!

Kies de beste scan- en herken-software voor

       jouw organisatie en branche

 

Op het wereldwijde web vind je meer dan genoeg gratis OCR-software. Maar wie hiervoor kiest, moet geen branchespecifieke of betrouwbare oplossing verwachten. Een goede koppeling met je ERP-systeem is in deze gevallen ver te zoeken.

Ga je liever voor een oplossing die je écht helpt om sneller, makkelijker en efficiënter te werken, bekijk dan eens wie binnen jouw branche een autoriteit is op ERP-gebied. Heb je bijvoorbeeld een voorkeur voor 4PS, zoek dan uit wie een goed partnership en een verregaande koppeling heeft met deze ERP-partij.

Heb je al een ERP-leverancier? Vraag dan eens of deze een partner kan aanraden die een solide oplossing voor documentverwerking biedt. Dan zit je meestal direct op de goede weg!

Zoek naar de juiste balans tussen kwaliteit,

       snelheid en prijs

 

Welke aspecten moet een oplossing jou bieden en wat heb je daarvoor over? Het is verstandig om deze afweging van tevoren te maken. Bepaal hoe de beste scan- en herken-software er voor jou uitziet in termen van product én service. Wil je simpelweg een product afnemen en alles verder zelf uitzoeken? Of vind je het prettig om te werken met een deskundige, ervaren partij die je ontzorgt en adviseert?

Sommige leveranciers leveren een oplossing voor een relatief laag bedrag. Dat klinkt aanvankelijk misschien gunstig, maar achteraf kan je niet terecht voor maatwerkadvies. Andere partijen bieden blijvende begeleiding en support. Wil je je administratieve processen verbeteren, dan denken ze met je mee en helpen ze je optimalisatieslagen te maken. Zulke leveranciers helpen je op een duurzame manier verder.

Kijk goed naar referenties

 

Wanneer je op zoek gaat naar de beste scan- en herken-software, kom je waarschijnlijk enorm veel opties tegen. Het internet is groot en divers. Dat is mooi, maar er schuilt ook een gevaar in: iedereen kan zomaar iets over zichzelf roepen. Wees daarom kritisch op informatie. Lees referenties en klantcases om te bekijken of een partij goed aansluit bij de wensen van jouw organisatie.

Heb je een partij gevonden die je aanspreekt? Vraag dan eens rond of andere bedrijven in jouw branche bekend zijn met deze leverancier. Bekijk ook met welke partners de bewuste partij samenwerkt. Wellicht kan je ERP-leverancier je meer vertellen.

Als je de zaken op deze manier verifieert, kom je gemakkelijker tot de juiste keuze!

Anderen besparen
al veel tijd

Wil jij ook je inkomende documenten snel en eenvoudig digitaal verwerken? In zee gaan met WhiteVision heeft veel voordelen.

Plan een gratis demo

1.300+

tevreden organisaties

17.000+

gebruikers

20.000.000+

documenten per jaar

Werken met de beste scan- en herken-software?

Ben jij op zoek naar een innovatieve scan- en herken-oplossing die naadloos koppelt met diverse ERP-systemen? En wil je werken met een partij die je oprecht adviseert omtrent het optimaliseren van je processen? WhiteVision biedt een solide oplossing, deskundig advies en duurzame ondersteuning. We blijven met je in contact — óók na de implementatie.

Hulp nodig?

 

Benieuwd wat onze scan- en herken-software kan betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Joost van Hensbergen, accountmanager

contact opnemen