Tijd- en kostenbesparing door digitale factuurverwerking, maar hoe?

Blogs 2015

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om inkomende facturen digitaal te verwerken. De keuze voor deze manier van werken, heeft vaak een aantal redenen. Kosten- en tijdsbesparing zijn veel gehoorde voordelen en redenen voor digitale factuurverwerking. Maar hoe wordt deze tijd- en kostenbesparing gerealiseerd? Wij geven u graag een aantal voorbeelden:

Status van de factuur

Het handmatig verwerken van facturen zorgt vaak niet alleen voor een onduidelijk proces, vaak is er ook weinig inzicht in het gehele proces. De factuur moet langs (vele) goedkeurders, waardoor het soms onduidelijk is waar de factuur zich bevindt en welke medewerker hier verantwoordelijk voor is. Inzicht in de status van de factuur en de mogelijkheid om terug te zoeken hoe het proces is verlopen zorgt voor meer inzicht. Daarnaast hoeft men niet meer op kantoor te zijn om een factuur goed te keuren, maar kan dit vanaf elk gewenst device; tablet, laptop of telefoon.

Minder terugkerende werkzaamheden

In veel bedrijven worden periodiek soortgelijke facturen van ontvangen. Sommige van deze facturen bevatten vele regels, die gecontroleerd moeten worden. Het automatiseren van dit proces, waarbij regels automatisch herkend en gecontroleerd worden, verlaagt de kans op fouten en versnelt het proces. Daarnaast kunnen deze facturen getraind worden, zodat de herkenningsgraad van deze facturen geoptimaliseerd wordt. Soortgelijke facturen worden na ‘training’ beter en sneller herkend, waardoor ze sneller verwerkt kunnen worden.

Per email binnengekomen facturen automatisch inlezen

Steeds meer facturen worden per email verzonden en ontvangen, dit aantal zal alleen maar toenemen. Tegenwoordig worden deze per email ontvangen facturen echter nog vaak uitgeprint en verder verwerkt. Om deze extra handelingen te verminderen, is het mogelijk om de ontvangen e-facturen automatisch uit Outlook te filteren en in te lezen. Het document kan daarna verder verwerkt worden.

Bovengenoemde voordelen zorgen in veel gevallen voor kosten- en tijdbesparing. Het kan per bedrijf en per branche verschillen op welke gebieden er het meeste winst te behalen is. Er zijn voor vele branches extra functies ontwikkeld, die het verwerken van inkomende facturen binnen de betreffende branche nog eenvoudiger maken. Lees hier bijvoorbeeld meer over de voordelen voor de onderwijs-branche. Wilt u meer weten over de voordelen binnen uw branche of bedrijf? Wij vertellen u graag meer!