Plan je demo
Menu

Automatisering in de bouw: 3 tips om zonder zorgen de bouwvak in te gaan

De bouwvak staat voor de deur en daarom bereidt de bouwsector zich voor op een welverdiende vrije periode. Maar voordat het zover is, wil je goede voorbereidingen treffen. Wanneer je de kantoordeuren voor enkele weken achter je dichttrekt, wil je immers dat je administratieve processen goed blijven verlopen. Anders wacht je bij terugkomst een ontmoedigende stapel e-mails en inkoopfacturen! Het probleem: voor jouw huidige processen zijn mensen nodig. En die zijn straks allemaal met vakantie. Daarom heb je eens ‘automatisering in de bouw’ ingevoerd in Google. Maar op het eerste gezicht lijkt het allemaal behoorlijk veel werk. Kun je digitalisering niet liever aan het einde van het jaar oppakken, zodat je in januari een frisse start maakt?

Een begrijpelijke gedachte. Maar zo’n beslissing houdt in dat je nog zes maanden doorwerkt op een niet-geoptimaliseerde manier. Als je je administratie nu digitaliseert, pluk je daar al vanaf deze zomer de vruchten van. En wist je dat dit behoorlijk snel en eenvoudig te realiseren is?

Meegaan met technologische ontwikkelingen: waarom is het slim voor bouwbedrijven om te automatiseren?

 

Scheiding tussen bouwplaats en kantoor

 

Het bouwproces is uniek. Veel mensen denken bij deze sector direct aan de fysieke belasting die bepaalde bouwwerkzaamheden met zich meebrengen. Maar ook op het kantoor heerst vaak hectiek, zeker nu veel bouwbedrijven kampen met een personeelstekort. De financiële administratie heeft het vaak zwaar. Een kernproces als inkoopfactuurverwerking is bijvoorbeeld enorm arbeidsintensief wanneer je het handmatig afhandelt. In zo’n geval zijn menselijke fouten meestal onvermijdelijk. Bovendien werk je niet erg efficiënt en verlies je snel het overzicht. Mogelijke gevaren van deze werkwijze: ernstige vertraging van (betalings)processen en faalkosten. Als je tijdens de bouwvak enkele weken dichtgaat, wil je niet dat dergelijke problemen zich verder ontwikkelen. Automatisering kan dan uitkomst bieden!

 

Productie coördineren met nieuwe technologieën

 

Virtual-reality-systemen gebruiken, realtime metingen uitvoeren, robotisering inzetten: bij automatisering in de bouw denk je waarschijnlijk meteen aan dit soort technologieën. Maar een efficiëntieslag kun je ook binnen de kantoormuren maken — en wel op de financiële administratie. Omdat de meeste bouwprojecten uniek zijn, heb je telkens te maken met andere producten, leveranciers en commerciële afspraken. Die diverse stroom wil je bij de ontvangst van inkoopfacturen of bonnen snel afvangen en omzetten naar een uniforme werkwijze. Ook is het cruciaal om documenten in een Sales in de Bouw-formaat te verwerken. De ideale situatie: productie vindt plaats op de bouwplaats, maar jij coördineert alle verschillende administratieve aspecten die daarbij komen kijken vlekkeloos vanaf kantoor. Hoe je die situatie creëert? Met een automatiseringsoplossing!

Het repetitieve handmatige werk van de afgelopen periode nú automatiseren: 3 handige tips

 Automatisering van het inkoopfactuurproces: gebruik slimme OCR-software

 

Factuurgegevens overtypen is een tijdrovende, repetitieve taak. Moet je alle opgestapelde inkoopfacturen na de bouwvak handmatig verwerken, dan kost dit je vele kostbare uren. Het risico op een typefout wordt bovendien groter.

Slimme OCR-software neemt je dit werk uit handen. OCR-technologie herkent elementen als factuurnummer, btw-bedrag en crediteur om hiervan een betrouwbaar boekingsvoorstel te maken. Een slim OCR-systeem neemt ook de volgende stap: het spoort fouten op facturen actief op. Daarnaast is het zelflerend: naarmate de tijd verstrijkt, wordt het almaar nóg slimmer, waardoor je digitale inkoopfacturen steeds efficiënter en sneller verwerkt. Daarom is het handig om slimme OCR-software zo snel mogelijk te implementeren. Hoe eerder je dit doet, hoe eerder je het proces van steeds méér tijdbesparing opstart!

Fiattering vanaf de bouwplaats: accordeer facturen snel met workflow-software

 

In de bouw heb je vaak te maken met omvangrijke projecten. Een zorgvuldige projectbewaking is dan onontbeerlijk. Maar de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke controle van gemaakte kosten ligt meestal bij collega’s die aan het werk zijn op de bouwplaats. Zij moeten facturen via een snel, betrouwbaar fiatteringssysteem kunnen afhandelen — ongeacht hun werklocatie.

Een complicerende factor is dat één factuur vaak de goedkeuring van meerdere medewerkers nodig heeft. Als je de factuur rondstuurt per mail (of, nog erger, op papier), vertraagt het proces aanzienlijk — zeker in de zomer, wanneer veel mensen op vakantie zijn. Het gevolg: facturen blijven hangen of raken weg.

Dé oplossing: een digitaal workflow-systeem. Hiermee laat je facturen via de digitale route langs de juiste goedkeurders gaan. Met ingebouwde functies zorg je dat facturen binnen een specifieke categorie automatisch voorgelegd worden aan bepaalde medewerkers. Staat een document klaar voor fiattering, dan krijgen je collega’s een seintje. Facturen bekijken en goedkeuren doen zij via desktop, laptop, tablet of telefoon. Wil je een geaccordeerde factuur achteraf naslaan? Geen probleem. Met workflow-software haal je het document direct tevoorschijn!

Altijd een lege facturen-mailbox: laat een slimme tool facturen voorsorteren en- bewerken

 

Na de bouwvak een overvolle facturen-mailbox aantreffen? Dat is wel het laatste wat je wilt. Op maandagochtend is dat al frustratie genoeg! Wat als je postvak áltijd leeg en geordend is, zodat je meteen kunt beginnen aan belangrijkere taken die je uitdagender vindt? Dat is mogelijk wanneer je een tool gebruikt die jouw facturen-mailbox ‘schoon’ houdt. Terwijl jij een strandwandeling maakt of aan het zwembad ligt, combineert, splitst en redigeert de tool erop los. Vervolgens biedt hij binnengekomen facturen aan je OCR-oplossing aan. Het resultaat: na de bouwvak én na elk weekend tref jij een heerlijk lege facturen-mailbox aan. Efficiëntie ten top!

Vanaf deze zomer profiteren van de voordelen van geoptimaliseerde bedrijfsprocessen?

Is het tijd om sneller, eenvoudiger en efficiënter te gaan werken? Wil je eens verkennen wat de hierboven beschreven oplossingen voor jouw financiële administratie kunnen betekenen? En zoek je een partij die jouw werkprocessen écht begrijpt? In de afgelopen jaren hebben wij honderden bouwbedrijven geholpen bij het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Neem gerust contact met ons op. We bespreken jouw mogelijkheden graag.

Malou Trommelen – Marketeer

contact opnemen

Meer weten?

Onderstaand is ook interessant voor je

Blog
G-rekening en de wet ketenaansprakelijkheid in de bouwbranche: dit moet je weten
Blog

Een declaratieformulier efficiënt verwerken: hoe doe je dat?