Welke administratie-software heb je nodig om je processen te optimaliseren?

1. ERP-systeem, dé basis van je administratie

Als financiële administratie heb je een stevig fundament nodig van waaruit je alle belangrijke processen coördineert. Zo’n administratie-programma heet een ERP-systeem. Dit geeft je inzicht en overzicht — en daarmee controle over je processen.

Werk je bijvoorbeeld veel op projectbasis? Dan kan je met ERP-software volgen hoe je projecten ervoor staan. Omdat je ieder facet van elk project onder controle hebt, is het ook heel makkelijk om rapportages op te stellen.

Is het binnen jouw organisatie essentieel om de voorraden goed bij te houden? Ook in dat geval biedt ERP-software uitkomst. Hiermee kan je je voorraden namelijk snel en eenvoudig raadplegen: je ziet in één oogopslag wat de status quo is.

Waar vind je het beste boekhoudpakket?

Als je op zoek bent naar het perfecte boekhoudprogramma, is het belangrijk om te beseffen dat dit niet bestaat. Wel kan je de meest geschikte boekhoudsoftware voor jóuw organisatie vinden. De gouden ERP-tip is om dit constant in het achterhoofd te houden tijdens je zoektocht. Als een bepaald ERP-pakket voor andere bedrijven goed werkt, hoef jij hier niet per definitie profijt van te hebben. Definieer eerst welke aspecten voordelig zouden zijn voor jóuw processen en ga dan pas op zoek naar de juiste match. Begin bij jezelf!

2. De juiste koppelingen voor méér efficiëntie

De bedrijfsvoering kent veel nevenprocessen, zoals het verwerken van inkomende facturen. Je moet elke factuur inboeken in je administratie, (laten) fiatteren en betalen. Vaak gebeurt dit niet op een gestroomlijnde manier, omdat bedrijven het ‘erbij’ doen. En dat is erg zonde. Want juist door dit soort processen te optimaliseren, krijg je controle over de grotere processen, de cashflow én de bedrijfsvoering.

Wat de zaak bemoeilijkt is dat zulke nevenprocessen voor ERP-leveranciers vaak ook geen prioriteit zijn. Zij focussen meestal op andere aspecten van het administratie-proces. Daar stemmen zij hun software op af. De vraag is dan natuurlijk hoe je kan zorgen dat álle aspecten van de boekhouding zo optimaal mogelijk verlopen.

Het antwoord komt in de vorm van koppelingen. Om de aanvullende administratie-software te vinden die jij nodig hebt, is het raadzaam om je ERP-systeem eens goed onder de loep te nemen. In welke opzichten kan dit jouw processen níet optimaliseren? Wanneer je de hiaten hebt geïdentificeerd, kan je de koppelingen zoeken waarvan jouw organisatie zal profiteren. Vaak kan een ERP-leverancier je hierbij helpen, omdat deze partnerships onderhoudt met partijen die expertise bezitten omtrent een specifiek administratie-proces, zoals hr, buitendiensoptimalisatie, serviceonderhoud, facilitymanagement of inkoopfactuurverwerking.

Laten we bij wijze van voorbeeld eens wat dieper ingaan op het laatste proces. Wat voor soort koppelingen kunnen je op dit gebied veel werk uit handen nemen?

Hoe kan je inkoopfactuurverwerking verregaand automatiseren?

Stel, je ERP-leverancier levert geen of (te) weinig functionaliteiten om inkoopfacturen vlot en eenvoudig te verwerken. In dat geval kan je aanvullende administratie-software aanschaffen om dit proces te optimaliseren:

• Het is mogelijk om een tool te gebruiken die elke inkomende factuur in je facturen-mailbox automatisch voorsorteert en -bewerkt. Zo’n tool fungeert eigenlijk als een soort digitale postbode die de brief niet alleen bij je aflevert, maar ook opent en op de juiste plek neerzet. Daardoor tref jij altijd een lege facturen-mailbox aan — óók in vakanties en na het weekend. Je kan dus direct aan de slag met werkzaamheden die meer prioriteit genieten!
• OCR-software (ook wel ‘scan- en herken-software’ genoemd) neemt je een tijdrovende, foutgevoelige taak uit handen: het overtypen van factuurgegevens in je boekhoudpakket. Middels geavanceerde technieken herkent de software zaken als factuurdatum, factuurnummer en btw-bedrag. Deze zet hij om tot een betrouwbaar boekingsvoorstel. Kies bij voorkeur voor slimme OCR-software — deze spoort fouten op facturen actief op, is zelflerend en maakt gebruik van de kennis van de gebruikers community. Daardoor verloopt digitale factuurverwerking steeds sneller en efficiënter.
• Als er geen digitale fiattering in je ERP-systeem zit, is het handig om goede workflow-software te gebruiken. Deze zorgt ervoor dat facturen via een digitale weg langs de juiste personen gaan ter fiattering. Vaak kan je aangeven dat het systeem facturen binnen een specifieke categorie altijd automatisch aan bepaalde medewerkers moet voorleggen. Zij krijgen dan een signaal wanneer een factuur klaarstaat voor accordering. Omdat ze het document kunnen goedkeuren via hun desktop, laptop, tablet of telefoon, verloopt het proces veel gemakkelijker en soepeler. Bovendien hoef jij je facturen niet meer op te bergen in papieren ordners, omdat je werkt met een digitaal archief. Dit betekent tevens dat je een factuur altijd met één druk op de knop kan naslaan!

De kracht van een partnership