Administratie digitaliseren: 7 tips om efficiënter te werken

Wil jij je financiële administratie digitaliseren, omdat je minder tijd wilt besteden aan saaie, repeterende taken? Met een digitale administratie verhoog je de efficiëntie en verlaag je de foutkans. En wanneer je een inkomend document — zoals een inkoopfactuur — verwerkt, weet je altijd precies waar het zich bevindt.

Zo houd je veel meer ruimte over om je bezig te houden met uitdagende werkzaamheden waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie. De vraag is: waar begin je? In deze blog delen we 7 tips om efficiënter te werken. Ga je je administratie digitaliseren, dan kan je ze gebruiken om een solide digitaal fundament te leggen voor het verwerken van inkoopfacturen én andere inkomende documenten!

1. Laat facturen digitaal aanleveren

Een goed begin is het halve werk. Wil je je financiële administratie digitaliseren, dan moet je allereerst je administratieve processen verbeteren. Dat begint met een volledige overstap op automatisering. Daarbij heb je de medewerking van je leveranciers nodig. Vraag hen daarom of zij facturen alleen nog in één formaat willen aanleveren (bijvoorbeeld als pdf-bijlage bij een mail). Maak een speciale facturenmailbox aan waarnaar zij facturen kunnen sturen. Eventueel kan je het voorsorteren en -bewerken van inkomende facturen overlaten aan een handige tool, zodat je nóg meer tijd bespaart.

2. Vraag om kleinere facturen

Het ‘papieren tijdperk’ is gepaard gegaan met een bepaalde werkwijze. Bedrijven die zo min mogelijk papieren rompslomp willen hebben, vragen bijvoorbeeld van oudsher om verzamelfacturen. Het probleem is dat deze langs verschillende goedkeurders moeten, omdat er diverse items op staan. Kortom, je hebt minder papierwerk, maar meer vertraging in het proces. Ga je je financiële administratie digitaliseren, dan is het slim om leveranciers juist kleinere facturen te laten sturen. Als een factuur betrekking heeft op één geleverde dienst, kan je haar immers veel sneller verwerken en betalen. Bovendien komt dit de relatie met je leveranciers ten goede. Deze werkwijze zou je zelfs mooie betalingskortingen kunnen opleveren!

3. Boek facturen altijd volgens hetzelfde proces

Als je een zuivere administratie wilt hebben, is eenduidigheid cruciaal. Wanneer iedere medewerker op de financiële administratie er een eigen werkwijze op nahoudt, vind je facturen niet makkelijk terug. Ook is het lastig om rapportages te maken. Ga dus eens goed zitten om je processen te verbeteren. Welke stappen zijn bijvoorbeeld nodig om een factuur te boeken? Breng het proces in kaart en wijk hier niet van af. Een goede scan- en herken-oplossing (zie tip 4!) zou je hier overigens aanzienlijk bij kunnen helpen.

4. Werk met slimme OCR-software

OCR-software (ook wel ‘scan- en herken-software’ genoemd) leest en herkent de gegevens op een pdf-document. Vervolgens zet de software dit document om naar een volledig digitaal (XML– of UBL-)bestand. Wanneer het om een inkoopfactuur gaat, wordt dit bestand in je ERP-systeem gebruikt om een boeking aan te maken, die jij enkel nog even hoeft te controleren. Goede OCR-software is betrouwbaar en slim. Dit laatste wil zeggen dat het systeem zelflerend is én dat je profiteert van de kennis van de gebruikers community. Hierdoor is de herkenningsgraad hoog — en mettertijd wordt deze alleen maar nóg beter.

5. Zorg voor een gestroomlijnd fiatteringsproces

Wie zijn verantwoordelijk voor een specifieke kostenplaats of grootboekrekening? Als je het fiatteringsproces voor inkoopfacturen wilt stroomlijnen, is het raadzaam om intern bepaalde personen aan te wijzen als goedkeurders. Wil je je financiële administratie digitaliseren, dan kan je vervolgens goede workflow-software implementeren. Hiermee laat je facturen automatisch langs goedkeurders gaan. Vaak is het eveneens mogelijk om automatisch reminders te versturen. Werk je met een geavanceerde oplossing, dan kan je ook de fiattering automatiseren van facturen die maandelijks terugkeren en binnen een bepaalde marge vallen. Zo verloopt je proces pas écht optimaal!

6. Stap af van een papieren archief

Je financiële administratie digitaliseren betekent dat je van al het papierwerk af moet. Je stapt volledig over op digitale factuurverwerking. Dit betekent dat je digitale facturen in je ERP-systeem moet kunnen bewaren én dat er sprake dient te zijn van een geautomatiseerde koppeling tussen de binnenkomst, verwerking en archivering van facturen. Ook hier biedt slimme OCR-software uitkomst. Deze zorgt er namelijk voor dat een factuur geautomatiseerd in de boekhouding terechtkomt. Handig, want zo kan je een boeking plus alle bijbehorende documenten altijd met één druk op de knop terugvinden. (Wil je weten met welke factoren je rekening moet houden als je overstapt op een digitaal archief? Lees onze blog ‘Mag je facturen digitaal bewaren?‘)

7. Houd je crediteurenbestand actueel

Veel problemen kan je voorkomen door ervoor te zorgen dat alle informatie in je administratie actueel is. Daarom is het belangrijk om facturen goed te controleren op crediteurengegevens. Dit doe je door ze te vergelijken met de data uit je ERP-systeem. Ga je je administratie digitaliseren, dan hoef je deze taak niet handmatig uit te voeren. Goede OCR-software wijst je op eventuele verschillen en afwijkingen. Zo bespaar je veel tijd. Bovendien weet je zeker dat crediteureninformatie altijd up-to-date is!