Administratie automatiseren: stappenplan om repeterend werk te elimineren

Wil jij je administratie automatiseren, maar weet je niet goed hoe je dit zó kunt aanpakken dat je er snel voordeel uit kunt halen? In deze blog delen we een handig stappenplan waarmee je eentonig, repeterend werk op gecoördineerde wijze elimineert. Je kunt je administratie automatiseren in 5 eenvoudige stappen, zodat je tijd overhoudt voor werkzaamheden die jou meer uitdaging bieden en die je gelukkiger maken!

1. Stap over op digitale aanlevering van inkoopfacturen

Als je serieus aan de slag wilt met digitale factuurverwerking om je administratieve processen te verbeteren, is het belangrijk om volledig over te stappen op digitalisering. Vraag daarom aan je leveranciers of zij facturen voortaan alleen nog digitaal (in pdf-formaat) willen aanleveren. Niet bij een vaste contactpersoon binnen het bedrijf, maar via een standaard e-mailadres. Zo zorg je ervoor dat alle facturen binnenkomen in één facturenmailbox.

2. Zorg dat je geen verzamelfacturen meer ontvangt

Als je met papieren facturen werkt, wil je zo min mogelijk documenten ontvangen. Daarom is het in dat geval gebruikelijk om te vragen om verzamelfacturen. Deze moeten echter wel langs verschillende goedkeurders, omdat er diverse items op staan. Ga je je administratie automatiseren, dan is het beter om leveranciers facturen te laten sturen die slechts betrekking hebben op één geleverde dienst. Zulke kleine facturen kun je namelijk een stuk sneller verwerken en betalen. Dit zorgt ervoor dat je een goede band houdt met je leveranciers. Binnen bepaalde branches krijg je zelfs betalingskorting als je vlot betaalt. Afhankelijk van de sector waarbinnen je opereert, kun je hiermee veel geld besparen!

Download Whitepaper

Benieuwd naar recente én verwachte ontwikkelingen op het gebied van digitale factuurverwerking? We vertellen je er alles over in ons whitepaper.

Download

3. Kies voor OCR-software die facturen interpreteert en boekingen klaarzet

Wil je je administratie automatiseren, dan kun je niet zonder goede OCR-software. Deze bekijkt waar de waarden op een document staan om deze te herkennen. Maar het ene systeem is het andere niet. Het is raadzaam om te kiezen voor een slimme OCR-oplossing, die zelflerend is en gebruikmaakt van de kennis van de gebruikerscommunity.

Wil je het meest uit je OCR-software halen? Volg deze tips dan op:

Zorg dat alle stamgegevens correct in je ERP-systeem staan. Hieronder vallen zaken als het IBAN-nummer, BTW-nummer en het KvK-nummer.
Laat leveranciers van tevoren weten wat zij precies op de factuur moeten zetten. Hiervoor kun je een standaardmail aanmaken.
Creëer een standaardmail voor leveranciers die je instructies niet hebben opgevolgd. Als er een factuur met ontbrekende gegevens binnenkomt, hoef je alleen nog aan te vinken welke aanvullende informatie je nodig hebt voordat je de standaardmail naar de leverancier verstuurt.
Overweeg regelherkenning. Goede OCR-software biedt deze optie, waarbij je geen regels meer hoeft over te typen. Je richt alles één keer goed in, waarna je facturen automatisch kunt laten boeken.
Ontvang je facturen van een bekende leverancier, kopieer dan de boeking van de vorige keer door slimme logica toe te passen. Of kies ervoor om het proces volledig automatisch te laten verlopen. Door je administratie te automatiseren op deze manier elimineer je repeterend werk én reduceer je fouten!

4. Accordeer bestellingen niet achteraf, maar van tevoren

Weet je van tevoren wie wat gaat bestellen? Laat een leidinggevende dit dan alvast goedkeuren. Zo kun je de factuur na ontvangst eenvoudig aftikken via een matchingsmodule. Niemand hoeft er dan meer naar te kijken. Door op deze manier te werken, bespaar je veel tijd. Bovendien kom je aan het eind van de maand niet voor verrassingen te staan wanneer keuzes vooraf intern worden goedgekeurd. Je krijgt immers inzicht in wat je de komende maand moet betalen.

Je kunt dit overigens doen met fysieke bestellingen (zoals computers of benodigdheden voor de bouw) én diensten (waaronder cursussen).

5. Werk met workflow-software

Facturen waar geen inkooporder bij zit en die je niet vooraf hebt goedgekeurd, wil je natuurlijk wél achteraf fiatteren. Deze moeten terechtkomen bij de juiste goedkeurders. Wil je je administratie automatiseren, dan kun je dit op een slimme manier aanpakken: kies voor goede workflow-software, zodat je aanzienlijk minder tijd kwijt bent aan het fiatteringsproces.

Met workflow-software kun je bijvoorbeeld automatisch reminders versturen en standaard goedkeurders instellen voor bepaalde leveranciers. Geavanceerde oplossingen maken het zelfs mogelijk om de fiattering te automatiseren van maandelijks terugkerende facturen die binnen een bepaalde marge vallen. Deze functie kun je gebruiken voor standaardfacturen van leveranciers die je vertrouwt. Zo verloopt je proces efficiënt en naadloos!

Zó eenvoudig kan jouw
werkproces eruitzien:

Inlezen en automatische herkenning

Inkoopfacturen verwerken begint met het automatisch inlezen van e-mails of pdf-documenten. Waarna ze automatisch en snel voorzien worden van een boekingsbestand.

Snel boeken en routeren

Met WhiteVision profiteer je van een eenvoudige, snelle boeking van factuurkop en -regels en digitale goedkeuring van facturen.

Integratie met je ERP systeem

De twee-weg integratie met je ERP zorgt voor een snelle verwerking in je ERP systeem van de boekingsinformatie én het plaatje van de factuur.

Je administratie automatiseren op een snelle, eenvoudige manier?

Spreekt dit 5-stappenplan je aan? Wil jij je administratie automatiseren en processen optimaliseren op een georganiseerde manier om repeterend werk écht de wereld uit te helpen? Neem gerust eens contact met ons op om jouw mogelijkheden te bespreken.