5 tips om te voorkomen dat je met kerst nog moet werken

De tijd vliegt en inmiddels zijn we weer aanbeland in december. Enerzijds kijken we deze maand terug op het afgelopen jaar door op lijstjes af te vinken wat we hebben gedaan, anderzijds zijn we bezig met cadeaus en bezinning. Voortbordurend op die gedachte willen wij je graag enkele tips geven waarmee je het jaar op een goede manier kunt afsluiten. Zodat je na het traditionele afsteken van het vuurwerk een rustige, frisse start kunt maken in 2019.

1. Tref maatregelen omtrent het nieuwe
btw-tarief

Sinds lange tijd krijgen we per 1 januari 2019 weer te maken met een aanpassing in het btw-tarief. Voor jou betekent dit dat je op de administratie waarschijnlijk enkele wijzigingen zal moeten doorvoeren. Om goed voorbereid te zijn en de nieuwjaarsborrel niet te hoeven missen adviseren wij je om dit nu op te starten. Wat je zeker zal moeten doen is de btw-code en het btw-percentage in je administratieve systeem aanpassen. Maak je gebruik van de nieuwste OCR-oplossingen, dan is dit de enige handeling die je hoeft te verrichten. Doe daar dus je voordeel mee!

2. Start tijdig met de afsluiting van 2018

Kerst en Oud en Nieuw vallen dit jaar gunstig. Met 1 of 2 extra vrije dagen kun je een volle week vrij nemen. Fijn, maar dit betekent waarschijnlijk ook dat je bij terugkomst in januari een flinke stapel documenten te verwerken hebt. Om je administratie snel en tijdig te kunnen afsluiten zou je je toeleveranciers nu al kunnen vragen om facturen te versturen die betrekking hebben op 2018. Ook is het handig om je collega’s te vragen of zij zoveel mogelijk documenten kunnen fiatteren, zodat deze vlot bij jou terugkomen op de administratie. Als je een digitaal workflowsysteem gebruikt, heb je sneller inzicht in en overzicht van dit soort zaken, waardoor je hier minder tijd aan kwijt bent dan wanneer je op de ‘klassieke’ manier werkt.

3. Ga bij je ERP-leverancier na wat je nog meer moet doen

Voor het nieuwe boekjaar moet je waarschijnlijk een aantal handelingen verrichten in je ERP-systeem – bijvoorbeeld boekjaren aanmaken, nieuwe nummerreeksen definiëren, oude gegevens archiveren of verwijderen en de nieuwe btw-codes invoeren. Natuurlijk zouden we jou hier heel graag bij willen helpen. Maar hoewel wij veel weten van financiële administraties, is dit helaas onmogelijk vanwege de grote hoeveelheden aan ERP-systemen die Nederland rijk is (en die onze klanten gebruiken). Bij je ERP-leverancier kun je hierover vast en zeker informatie inwinnen, wellicht in de vorm van filmpjes of checklists.

4. Start digitaal

Je tellers staan op 0. Je kunt januari met een schone lei beginnen. Zou het dan niet enorm handig zijn om direct te stoppen met al dat papierwerk en over te stappen op het digitaal verwerken van inkomende documenten? Natuurlijk is het kort dag, maar de basisoplossing van WhiteVision is binnen 2 uur operationeel te maken. Deze is dus altijd een optie. De voordelen: je hoeft geen grote investeringen te doen en we maken gebruik van standaardkoppelingen, waardoor je een moeiteloze integratie hebt met je financiële systeem. Mocht je er toch voor kiezen om nog even in je ‘oude wereld’ op te starten, dan is er ook geen man overboord. Met onze oplossingen kun je later ingescande facturen namelijk alsnog aan je boeking koppelen.

5. Regel dat je facturen écht automatisch kunt verwerken

Nu steeds meer bedrijven hun facturen per mail aan jou versturen, gloort er een nieuwe uitdaging aan de horizon: het efficiënt verwerken van ontvangen e-mails, die ontzettend divers zijn. Je ontvangt bijvoorbeeld meerdere facturen in 1 pdf-bestand, meerdere bijlages die allemaal 1 factuur betreffen, een factuur in de e-mailbody, een e-mail met 2 pdf-bestanden die je in 1 pdf-bestand moet combineren of een betalingsherinnering (in plaats van een factuur) naar aanleiding van het kerstreces.

Het gevolg: een tijdrovend gesleep van berichten in Outlook. Behalve wanneer je de WhiteVision E-mail-handler gebruikt, die e-mails herkent via onze SMART-OCR-oplossing om deze automatisch voor te bewerken. Daardoor kunnen de berichten automatisch worden ingelezen in je OCR- of workflowoplossing. Een mooi product om je goede voornemen voor 2019 – op tijd naar huis gaan – te kunnen waarmaken. En je kunt de E-mail-handler altijd inzetten – ook wanneer je (nog) een andere OCR- of workflowoplossing dan WhiteVision gebruikt.

Ben je geïnteresseerd in dit nieuwe product? Heb je ondersteuning nodig bij het doorvoeren van het nieuwe btw-percentage? Of wil je weten hoe we jou in 2019 kunnen helpen efficiënter te werken? Neem gerust contact met ons op.