Inkoopfacturen digitaal verwerken: hoe ziet de optimale oplossing eruit? (Let op deze 5 principes!)

Blogs 2019

Zoek je een oplossing die ervoor zorgt dat je zo efficiënt mogelijk kan werken op de financiële administratie? Dan wil je in ieder geval kiezen voor een partij die goed samenwerkt met jouw ERP-leverancier. Zo weet je zeker dat de integratie optimaal is en dat je met een betrouwbare oplossing te maken hebt. De basis van onze aanpak is dat wij de mogelijkheden van jóuw systeem altijd centraal stellen. De oplossingen die we maken en bedenken optimaliseren pakketten van ERP-leveranciers zoals Exact en AFAS. Zij doen er alles aan om jou allerlei nieuwe functies te brengen die essentieel zijn voor je primaire proces. Enorm belangrijk, maar daardoor bieden ze niet altijd de meest optimale oplossingen op randvlakken, waaronder inkoopfactuurverwerking. Dát is precies waar de expertise van WhiteVision in beeld komt. Wij hebben partnerschappen met een reeks ERP-leveranciers. Met hen onderhouden we nauwe contacten. Want alleen zó kunnen we ervoor zorgen dat onze oplossingen optimaal integreren met de ERP-systemen van onze klanten. Benieuwd waarom een partnerschap tussen een scan- en herkenpartij en een ERP-leverancier zo belangrijk is? In deze blog delen we welke 5 voordelen jij als gebruiker kunt ervaren.

1. Jouw systeem is leidend

De software die wij in de afgelopen 15 jaar hebben ontwikkeld, kent specifieke features die jouw werk veel gemakkelijker maken. Bij alles wat we ontwikkelen hanteren we één uitgangspunt: de functionaliteit die door jouw financiële systeem wordt geboden. Want we willen ons onderscheiden met oplossingen die hier perfect op aansluiten – of je nu AFAS, Exact, Navision of een ander ERP-pakket gebruikt. Dat is precies wat klanten zo waarderen in WhiteVision.

2. We hebben kennis van jóuw systeem

Ieder financieel systeem heeft bepaalde kenmerken en werkmethodes. Wil je een optimaal werkend systeem hebben, dan is het van groot belang dat een oplossing voor inkoopfactuurverwerking naadloos aansluit op jouw systeem. Onze consultants en supportafdeling bezitten deze kennis, zodat we samen met jou niet ‘gewoon’ tot een goede, maar tot een héle goede implementatie komen.

3. Productowner en ERP-leverancier onderhouden nauw contact

Binnen onze organisatie is iedere oplossing ondergebracht bij een productowner. Vanuit zijn rol is deze verantwoordelijk voor een optimaal werkend systeem. Daarom onderhoudt de productowner bijvoorbeeld het contact met jouw leverancier en zorgt hij ervoor dat de slimme ontwikkelaars van WhiteVision de oplossing zo naadloos mogelijk laten aansluiten (gebruik je Exact, lees dan dit whitepaper met tips voor optimaal werken). Binnen deze constructie wordt tevens het onderhoud van de koppeling geborgd. Dit betekent dat de oplossing altijd optimaal blijft functioneren – óók wanneer je ERP-leverancier bijvoorbeeld een nieuwe versie uitbrengt.

4. Je gebruikt alleen wat je nodig hebt

Het portfolio van WhiteVision heeft zich ontwikkeld tot een volledige oplossing. Deze verzorgt alle handelingen in het inkoopfactuurverwerkingsproces: e-mailberichten automatisch inlezen en classificeren, pdf’s verrijken met xml-bestanden via OCR-technieken, een factuur omzetten tot een volledige boeking en het boekingsvoorstel rondsturen via een fiatteringsworkflow. Daarnaast zijn er diverse aanvullende functies beschikbaar, zoals matching, regelherkenning en modules die voorzien in de behoeftes van specifieke organisaties (zoals de bonnenkoppelfunctie voor de bouw). Dit betekent dat je het proces van inkoopfactuurverwerking verregaand kunt automatiseren met WhiteVision.

Beschikt jouw financiële systeem al over een workflowfunctionaliteit? Of over de mogelijkheid om UBL-facturen in te lezen? Geen probleem. Door de modulaire opbouw van onze oplossing kun je alleen díe modules afnemen die jij nodig hebt.

5. Wij richten ons op aanvullende wensen (ongeacht wat je ERP-systeem al kan)

Wil je specifieke velden inrichten of laten herkennen? Niet-gebruikelijke stappen toevoegen aan de workflow omdat deze binnen jouw organisatie essentieel zijn? Bepaalde velden toevoegen aan het boekingsbestand? Vaak kunnen onze consultants dit soort wensen via een eenvoudige configuratieaanpassing realiseren. De kracht van onze organisatie is dat we de ideale combinatie weten te leveren: enerzijds bieden we standaardproducten, anderzijds geven we je de mogelijkheid om deze binnen jouw organisatie op maat te implementeren.

Als je een briljant idee hebt waarmee onze oplossing ook voor andere klanten nóg beter wordt, dan horen we dit ook graag van je. In dat geval gaan we bekijken of we ons portfolio kunnen aanvullen.

Aan de slag met slimme scan- en herken-software?

Wil jij inkoopfacturen verwerken met een betrouwbare oplossing die volledig integreert met jouw ERP-systeem? Neem gerust eens contact met ons op om te bekijken hoe we jou kunnen helpen efficiënter te werken.

Spreken onze principes je aan, maar is jouw ERP-leverancier nog geen partner van ons? Laat het ons weten. We gaan graag met jou én je leverancier in gesprek om de mogelijkheden te bespreken.

Meer weten?

Onderstaand is ook interessant voor je