Matching

Inkomende facturen automatisch matchen met bestellingen én ontvangst?

Wil je inkomende facturen automatisch kunnen matchen met bestellingen en ontvangst? Zoek je hiervoor een betrouwbare oplossing? WhiteVision biedt uitkomst. Wanneer je artikelen inkoopt via een inkooporder, wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Hoewel veel financiële systemen standaard in deze functionaliteit voorzien, treedt er een probleem op zodra het factuurtotaal afwijkt. In dat geval moet je regel voor regel controleren waar de afwijking zich precies voordoet. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Gelukkig is er een oplossing waarmee je deze gemakkelijk kunt automatiseren: de Matching-functie van WhiteVision.

De WhiteVision Matching-functie controleert of de regels van inkomende facturen overeenkomen met de bestelling en ontvangst. Dit wordt ook wel 3-way-matching genoemd. Is er een afwijking, dan wordt de betreffende factuurregel met een kleur gemarkeerd: geen afwijking = groen; Afwijking op prijs = rood; afwijking op aantal  = geel. Dit unieke markeerproces verloopt geheel automatisch en digitaal. Doordat de afwijkingen digitaal worden weergegeven, lijkt het alsof je de afwijkende regels zelf met een markeerstift hebt aangestreept op het papieren document. Heb je te maken met inkomende facturen waarop een afwijking voorkomt, dan kun je dus direct aan de slag gaan met een oplossing. De regel-voor-regel-controle is overbodig. Kan de administratie het verschil niet verklaren? Stuur de factuur dan door naar de betreffende inkoper of een andere verantwoordelijke die je advies en informatie kan geven. Binnen de slimme software van WhiteVision doe je dit snel en eenvoudig.