Tijdsbesparing tips?

Inkoopfacturen efficiënter verwerken binnen je Kraan-software?

Wil je het inkoopfactuurverwerkingsproces binnen je Kraan-software sneller laten verlopen?
Zet WhiteVision in! Zo bespaar je tijd en werk je stukken gemakkelijker. Daardoor heb je de ruimte om meer
uitdagende taken op te pakken waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.

 

Zó profiteer je van WhiteVision

Gebruik jij de bouwsoftware van Kraan Bouwcomputing? Dan behaal je al veel voordeel.
Je kan inkomende documenten, zoals inkoopfacturen, veel eenvoudiger goedkeuren en boeken dan voorheen.
Wat is de toegevoegde waarde van WhiteVision voor jou? We zetten de 3 belangrijkste voordelen voor je op een rij.

Focus op jouw branche

Al meer dan 15 jaar is WhiteVision een toonaangevende partij binnen de bouw. Dat komt door onze branchefocus. In het kader daarvan hebben we de krachten gebundeld met Kraan Bouwcomputing B.V. Het resultaat: een sterk partnership! Als klant profiteer je van een geavanceerde koppeling met Kraan-software, eenduidige ambities en uitgangspunten én de branchekennis van WhiteVision.

Minder fouten

Raken facturen weleens weg? Kan je niet altijd achterhalen wie wat heeft besteld? Puilen de kantoorkasten uit van de overvolle en soms incomplete ordners? Al deze problemen zijn verleden tijd wanneer je kiest voor digitale documentherkenning en -verwerking met WhiteVision. Wie onze oplossing gebruikt, hoeft minder handmatige handelingen te verrichten. Dit resulteert in minder fouten, hogere proceskwaliteit en een meer plezierige werkomgeving.

Razendsnelle herkenning

De ene scan- en herken-oplossing is de andere niet. Bij sommige systemen kost het verwerken van inkoopfacturen je snel 2 uur. Maar met WhiteVision doorloop je het verwerkingsproces in luttele minuten. Bovendien werkt de software niet met een vast template — het interpreteert facturen zoals een mens dat zou doen. Handig, want zo profiteer je van een hoge herkenning.

WhiteVision en Kraan
géén verschillende softwaresystemen
naast elkaar

Als je serviceorders en inkoopfacturen razendsnel wilt verwerken, is het cruciaal om overtypwerk te elimineren. Dat doe je door je proces te automatiseren. Daarmee breng je het aantal benodigde administratieve handelingen drastisch omlaag, waardoor je vele uren bespaart en het foutgehalte reduceert. Bovendien houd je meer tijd over voor het echte werk.

Bouwbedrijven die Kraan in combinatie met WhiteVision gebruiken, profiteren van diverse handige componenten:

1. Specifieke functies voor de bouw

 

Wist je dat wij ons portfolio — mede door onze branchefocus — hebben verrijkt met aanvullende functionaliteiten? Omdat deze bijdragen aan een optimaal administratief proces, hebben veel partijen in de bouwsector een enorme efficiëntieslag kunnen maken met WhiteVision.

Zó kan jij je processen ook optimaliseren:

  • Je kan facturen en serviceorders slim boeken — we hebben hierbij zoveel mogelijk geautomatiseerd.
  • Je hebt toegang tot diverse handige functies, zoals het automatische uitlezen van de mailbox, slimme trainingsfuncties, regelherkenning en administratieherkenning.
  • Het is mogelijk om gebruik te maken van initiatieven binnen de bouw. Denk aan de SALES-standaard, waarmee je het automatiseringssysteem van een bouwgroothandel laat aansluiten op dat van jouw bouwbedrijf.
  • WhiteVision-consultants hebben heel veel ervaring met Kraan, waardoor ze de mogelijkheden goed kennen. Daarnaast weten zij wat er speelt binnen jouw branche.

2. Niet meer voorsorteren en -bewerken met de SMART E-mail handler

 

Ontvang je een overweldigende stroom aan inkoopfacturen in je mailbox? Daar kan je slim mee omgaan — en wel door de SMART E-mail handler in te zetten. Deze handige tool neemt je het voorwerk uit handen door de facturen te sorteren en bewerken. Wat levert dit jou op?

  • Tijdbesparing: je hoeft bijlages of facturen in e-mails niet meer samen te voegen.
  • Efficiëntieboost: het is niet langer nodig om de e-mail-body uit te splitsen en/of toe te voegen aan pdf’s.
  • Gemak: alles geschiedt in je vertrouwde Outlook-omgeving. De SMART E-mail handler heeft geen aanvullende hard- of software nodig waarmee je moet leren werken.

Bekijk de SMART E-mail handler

3. De beste herkenning met SMART-OCR

 

Het scan- en herken-proces van inkoopfacturen kun je gerust overlaten aan WhiteVisions slimme, zelflerende OCR-software.

Wat kan SMART-OCR precies voor je betekenen?

  • Een snelle, voordelige start: de implementatietijd is kort.
  • Meer tijd en efficiëntie: inkoopfacturen worden binnen enkele minuten verwerkt.
  • De herkenning wordt mettertijd alleen maar nóg beter: de zelflerende OCR-software bekijkt hoe jij als gebruiker omgaat met de voorgestelde waarden en past zich op basis daarvan automatisch aan.
  • Direct een hoge herkenningsgraad: vanaf dag 1 profiteer je van de kennis van de gebruikerscommunity.
  • Volledig op jou afgestemd: onze SMART-OCR-software past de logica automatisch aan wanneer je de gegevens verwerkt in Kraan.
  • Werken zonder templates: het systeem heeft een zelflerend vermogen.

Bekijk WhiteVisions slimme OCR-software

Document herkennen en verwerken in Kraan:
hoe maakt WhiteVision het verschil?

1) Aan de slag met een inkomend document

Ontvang je papieren facturen van je leveranciers? Deze scan je eenvoudig in om de digitale versie vervolgens naar WhiteVision te slepen. Werk je met een facturenmailbox? Dan kan het systeem deze automatisch uitlezen. Eventueel kan je ook de SMART E-mail handler inzetten, die inkomende facturen sorteert en bewerkt.

2) Bouwen op slimme OCR-software voor de verwerking

De slimme OCR-oplossing van WhiteVision herkent de gegevens op het document automatisch en zet de boeking klaar in Kraan. Jij hoeft deze enkel nog even te controleren en definitief te maken.

3) Document boeken middels een geautomatiseerd proces

Met WhiteVision maak je de boeking snel en eenvoudig compleet. Hoe? Door automatische herkenning van factuurkop en -regels én slimme logica. Het resultaat is een volledige boeking inclusief plaatje in jouw Kraan-software.

4) Document digitaal archiveren middels de integratie met Kraan

Het verwerkte document wordt opgeslagen in een digitaal archief. Handig, want als je het op een later moment wilt naslaan, haal je het met één druk op de knop tevoorschijn. Je ziet dan meteen alle bijbehorende notities en bonnen!

Serviceorders en inkoopfacturen verwerken
in Kraan: kies uit 3 varianten

Wil jij graag een efficiëntieslag maken door serviceorders en inkoopfacturen snel en gemakkelijk te verwerken?
De totaaloplossing van WhiteVision biedt uitkomst.

Bekijk onze oplossing

Administratieve processen optimaliseren?
Download het whitepaper

Wil jij het optimaliseren van je administratieve processen gedegen aanpakken? Dit whitepaper helpt je op weg. Gebruik onze 7 concrete tips om vanuit de administratie bij te dragen aan een efficiëntieverbetering in het gehele bouwproces.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Dit zeggen onze klanten

Roozen van Hoppe Groep

“Tijdwinst en een veel hogere nauwkeurigheid: WhiteVision biedt een uitstekende scan- en herken-oplossing waarmee je heel fijn kan werken”

Koppeling: KRAAN

Lees meer over deze case

AC Borst Bouw

“Inkoopfacturen verwerken met meer gemak, snelheid en efficiëntie: wij zijn gewoon heel tevreden met WhiteVision”

Koppeling: KRAAN

Lees meer over deze case

Tijdbesparend werken:

Gebruiksgemak:

Goede herkenning:

Ondersteuning:

Wij koppelen met verschillende ERP systemen

WhiteVision koppelt met diverse ERP systemen om inkomende documenten snel digitaal verwerken. Werk eenvoudiger en bespaar tijd met WhiteVision.
WhiteVision sluit aan op de diverse administratieve systemen.

Bekijk ERP koppelingen