Tijdsbesparing tips?

Inkomende facturen digitaal verwerken in FuelOffice: efficiënter met WhiteVision!

Wil je inkomende facturen digitaal verwerken binnen FuelOffice van Extendas? Met de oplossingen van WhiteVision
doe je dit nog sneller en efficiënter. Zo houd je voldoende tijd over om andere werkzaamheden op te pakken
die van grotere toegevoegde waarde zijn voor de organisatie.

 

WhiteVision: 3 voordelen

 

Met WhiteVision kan je nu eentonige, repeterende werkzaamheden de wereld uit helpen die je normaal gesproken
bij je administratieve processen moet doen. Met onze koppeling met FuelOffice elimineer je handmatig overtypwerk
en houd je ruimte over voor meer uitdagende taken.

Tijdbesparing

Met je huidige ERP-pakket bespaar je veel tijd en is de werkdruk een stuk lichter. Maar het verwerken van inkomende documenten kun je natuurlijk óók optimaliseren – en wel met onze FuelOffice-koppeling. Met de oplossingen van WhiteVision verloopt het proces eenvoudig, soepel en effectief.

Totaaloplossing

OCR, scan en herken, matching en workflow-software: de oplossingen van WhiteVision beslaan een breed spectrum. Wij hebben ze speciaal ontwikkeld om jouw gebruik van FuelOffice efficiënter te maken. Inkomende facturen digitaal verwerken binnen je FuelOffice-pakket wordt zo wel heel simpel!

Kleinere foutgevoeligheid

Raken facturen weleens weg? Weet je niet wie wat heeft besteld? Puilen de kasten uit van de overvolle ordners? Al deze problemen zijn verleden tijd als je kiest voor digitale documentherkenning en -verwerking met WhiteVision. Doordat je minder handmatig verwerkt, reduceer je fouten, verbeter je de kwaliteit van het proces en heb je een meer plezierige werkomgeving.

WhiteVision en FuelOffice

profiteer van handige componenten als
slimme OCR-software

Met de totaaloplossing van WhiteVision verwerk je facturen razendsnel in FuelOffice. Je hoeft geen factuurgegevens meer over te typen en je haalt voordeel uit matching van orderfacturen met (deel)ontvangsten en een geautomatiseerd fiatteringsproces. Als je kiest voor WhiteVision, profiteer je van 2 handige componenten:

1. SMART-OCR software

 

Het scan- en herken-proces in enkele minuten doorlopen? Dat doe je met de slimme,
zelflerende OCR-software van WhiteVision. Wat zijn de voordelen hiervan? We zetten ze voor je op een rij:

  • Snelle, voordelige start door de korte implementatietijd.
  • Tijdbesparing en efficiëntieboost als gevolg van de razendsnelle verwerking van inkomende documenten.
  • Een hoge herkenningsgraad vanaf dag 1, omdat je direct gebruikmaakt van de kennis van de gebruikerscommunity.
  • In de loop der tijd wordt de herkenning alleen maar nóg beter vanwege het zelflerende vermogen van de OCR-software.
  • Templates aanmaken is niet meer nodig, want je werkt met een zelflerend systeem.

Bekijk SMART-OCR

2. Automatische bewerking en sortering van je e-mail

Wil je digitale inkoopfactuurverwerking in FuelOffice verder vereenvoudigen? En bespaar je graag nóg meer tijd? Dan biedt de SMART E-mail handler uitkomst. Deze bewerkt en sorteert inkomende berichten in je facturenmailbox geheel automatisch. In combinatie met een geavanceerde herkenning van de juiste administratie levert dit een merkbaar resultaat op: het handmatige werk wordt tot het uiterste geminimaliseerd. Met de SMART E-mail handler profiteer je van de volgende voordelen:

  • De tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale facturen automatisch.
  • Je hoeft bijlages of facturen in e-mails niet meer samen te voegen. Ook is het niet langer nodig om de e-mail-body uit te splitsen en/of toe te voegen aan pdf-bestanden.
  • Op basis van jouw beslissingen én die van de gebruikerscommunity wordt het systeem automatisch getraind.
  • Je boekt inkoopfacturen direct (zonder wachttijden) in FuelOffice. En handmatig sleepwerk behoort tot het verleden!

bekijk SMART E-mail handler

Digitale factuurverwerking in FuelOffice:
hoe maakt WhiteVision het verschil?

1) Een inkoopfactuur komt binnen.

Inkomende facturen digitaal verwerken binnen FuelOffice start met het eenvoudig inlezen van de ontvangen documenten. Krijg je ook papieren inkoopfacturen binnen, dan kun je deze snel inscannen. Als je met een facturenmailbox werkt, kan deze automatisch worden uitgelezen of gebruik hiervoor de SMART E-mail-handler,
die de inkomende facturen sorteert en bewerkt.

2) Verwerking: bouwen op slimme OCR-software
De factuurgegevens worden automatisch herkend door onze slimme OCR-oplossing. Vervolgens zet het systeem een voorstelboeking klaar in FuelOffice. Jij hoeft hier geen enkele handeling voor te verrichten.

3) Boeking en fiattering: geautomatiseerd proces
Door automatische herkenning én slimme logica maak je de boeking vlot en eenvoudig compleet. Vervolgens kun je direct overgaan tot het digitaal goedkeuren van documenten. Het resultaat: een volledige boeking inclusief plaatje in jouw FuelOffice-pakket van Extendas.

 

4) Integratie met FuelOffice: digitaal archief
Het document wordt opgeslagen in een digitaal archief. Wil je het op een later moment naslaan, dan haal je het met één druk op de knop tevoorschijn. Je ziet dan direct alle bijbehorende notities en bonnen. Wel zo praktisch!

Inkoopfacturen verwerken in FuelOffice?

Inkoopfacturen verwerken op een efficiënte, snelle en makkelijke manier?
De totaaloplossing van WhiteVision biedt uitkomst.

Bekijk onze oplossing

Download whitepaper

Benieuwd naar huidige én toekomstige ontwikkelingen op het gebied van digitale factuurverwerking? We vertellen je er alles over in ons whitepaper.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Dit zeggen onze klanten

Zuijl en Weerd

“Tijd en archiefruimte besparen, de efficiëntie verhogen: WhiteVision houdt alles overzichtelijk én inzichtelijk”

Koppeling: Extendas

Lees meer over deze case

Goede herkenning:

Gebruiksgemak:

Tijdbesparend werken:

Ondersteuning:

Wij koppelen met verschillende ERP systemen

WhiteVision koppelt met diverse ERP systemen om inkomende documenten snel digitaal verwerken.
Werk eenvoudiger en bespaar tijd met de OCR software van WhiteVision. We sluiten aan op de meerdere administratieve systemen.

Bekijk erp koppelingen