Goed om te weten

Sinds 25 mei 2018 is in Nederland de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Onderdeel van deze regelgeving is dat ieder bedrijf dat persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk door derden laat verwerken, moet kunnen aantonen dat die derde werkt volgens de eisen van de AVG.

Om je te helpen om aan te tonen dat je met onze oplossing werkt volgens de eisen van de AVG, hebben wij de Whitevision verwerkersovereenkomst voor jou opgesteld.

De verwerkersovereenkomst is integraal onderdeel van de hoofdovereenkomst en hoeft derhalve niet ondertekend te worden net zoals de Algemene Voorwaarden.

Wel is het belangrijk dat het voor jou als gebruiker duidelijk is dat deze afspraken zijn overeengekomen. Om deze reden hebben we de Algemene Voorwaarden, SLA en Verwerkersovereenkomst op onze website en klantportaal gepubliceerd en kun je ze als PDF downloaden. In al onze overeenkomsten staat dat deze documenten van toepassing zijn.

Op dit moment hebben we deze niet.

Dit kan via privacy@whitevision.com

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met AFAS hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

• Administratiecode
• BTW nummer
• KVK nummer
• IBAN nummer

De administratiecode in AFAS vind je op de volgende manier:

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Vakware hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

• Administratiecode
• BTW nummer
• KVK nummer
• IBAN nummer

De administratiecode in Vakware vind je door Vakware op te starten en vervolgens onderstaand scherm te openen:

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Alert hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

• GLN nummer
• BTW nummer
• KVK nummer
• IBAN nummer

Het GLN nummer in Alert vind je door in Alert naar onderstaande schermen te navigeren

Open het tabblad NAW

Staat er geen GLN code gevuld? Neem dan contact op met Centric voor advies, wij hebben voor een juiste koppeling een GLN code nodig.

De koppeling tussen Bouwinfosys Works en Whitevision loopt via de administratiecode van de Bedrijven. De administratiecode van een bedrijf is in Works te vinden. Dit kan gevonden worden op de volgende plaats [F8] > ‘Bedrijven’ > keuze bedrijf > rechtst onderin is de archiefcode van het bedrijf te vinden.

Whitevision heeft de volgende gegevens nodig om te koppelen met Works:

• Administratiecode
• BTW nummer
• KVK nummer
• IBAN nummer

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Kraan hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

• Administratie code
• BTW nummer
• KVK nummer
• IBAN nummer

In Kraan 2 vind je je overzicht van administratiecodes via onderstaande weg, de code tussen haakjes is de administratiecode.

Mocht je nog Kraan 1 gebruiken dan vind je deze informatie via onderstaande weg:

Sinds 25 mei 2018 is in Nederland de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Onderdeel van deze regelgeving is dat ieder bedrijf dat persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk door derden laat verwerken, moet kunnen aantonen dat die derde werkt volgens de eisen van de AVG.

Om je te helpen om aan te tonen dat je met onze oplossing werkt volgens de eisen van de AVG, hebben wij de Whitevision Verwerkersovereenkomst voor jou opgesteld.

Onze dienstverlening omvat het inlezen en herkennen (OCR)  van inkomende documenten. Op deze documenten kunnen persoonsgegevens staan.

Whitevision heeft geen inzicht op de documenten die jij als gebruiker van onze oplossing aanbiedt. Wij weten dus ook op voorhand niet of en zo ja welke persoonsgegevens worden aangeboden aan onze software. Om deze reden is ons systeem zo ingericht dat het aan de eisen van de wetgeving voldoet.

De inzet van derden is noodzakelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening. Voor een lijst van onze subverwerkers verwijzen we je graag naar onze website. www.whitevision.nl/subverwerkers.

De verwerkersovereenkomst is integraal onderdeel van de hoofdovereenkomst en hoeft derhalve niet ondertekend te worden net zoals de Algemene Voorwaarden.

Wel is het belangrijk dat het voor jou als gebruiker duidelijk is dat deze afspraken zijn overeengekomen. Om deze reden hebben we de Algemene Voorwaarden, SLA en Verwerkersovereenkomst op onze website en klantportaal gepubliceerd en kun je ze als PDF downloaden. In al onze overeenkomsten staat dat deze documenten van toepassing zijn.

De Whitevision Verwerkersovereenkomst is specifiek afgestemd op de door ons geleverde dienst, die universeel is voor alle aangesloten klanten. Vanwege de beheersbaarheid van het platform kan alleen onze eigen verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.

Omdat de verwerking die Whitevision uitvoert voor alle klanten hetzelfde is, kunnen er geen specifieke afspraken gemaakt worden.

Op dit moment hebben we deze niet.

Uiteraard doen we ons uiterste best dit te voorkomen. Mocht dit toch aan de orde zijn dan zullen we de beheerder van het klantportaal op de hoogte stellen.

Dit kan via privacy@whitevision.nl.

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.