Zuijl en Weerd
Zuijl en Weerd is al bijna 100 jaar een begrip in de tankwereld. Onder de holding vallen momenteel 5 tankstations, waar service en klantvriendelijkheid hoog in het vaandel staan. Naast brandstoffen kunnen klanten hier terecht voor ambachtelijke broodjes en een kop koffie. Ook biedt Zuijl en Weerd een professionele carwash, waar medewerkers onder meer advies kunnen geven over het beste wasprogramma voor uw auto.
De behoefte
Een tijdje geleden merkte Zuijl en Weerd dat steeds meer inkoopfacturen per mail binnenkwamen. Daarmee ging het proces echter niet veel sneller. Facturen uitprinten, boeken, voorzien van een boekingsnummer en archiveren: het verwerkingsproces kostte veel tijd, papier en archiefruimte. En eigenlijk had Zuijl en Weerd helemaal geen plek voor het opbergen van al die documenten. Daarom was het hoog tijd voor een digitaliseringsstap.
De oplossing
Eén ding stond vast: de nieuwe oplossing voor inkoopfactuurverwerking moest aansluiten op FuelOffice, het pakket dat Zuijl en Weerd reeds gebruikte. Het bedrijf legde zijn probleem neer bij leverancier Extendas. Daarop kwam partner Whitevision snel in beeld. Het partnerschap – en de daarbij horende koppeling tussen de twee systemen – bood veel praktische voordelen. Dat gaf de doorslag: het bedrijf besloot om inkomende facturen voortaan met de oplossing van Whitevision te verwerken.
De voordelen van Whitevision
- Zelflerend SMART-OCR systeem zorgt voor goede herkenning, óók van ingewikkelde facturen
- Meer tijd over en minder archiefruimte
- Facturen direct oproepen en openen bij het opzoeken van een boeking in FuelOffice
- Minder invoerwerk; efficiënter inkoopfacturen verwerken
- Goede supportdesk, persoonlijke benadering en focus op innovatie
“Facturen uitprinten en handmatig invoeren behoren met de SMART-OCR-software en de Scanclient van Whitevision écht tot het verleden,” zegt Daphne van Arkel, medewerkster financiële administratie bij Zuijl en Weerd. Als enige verantwoordelijke voor de boekingen merkt zij een enorme verlichting sinds de implementatie van Whitevision. “Gegevens zoals leverancier, de factuurdatum, order nummer, Btw-bedragen, factuurnummer etc. worden direct overgenomen bij het inlezen in FuelOffice.
En omdat het systeem van Whitevision zelflerend is, verbetert de herkenning zich automatisch.” Een ander belangrijk punt voor Zuijl en Weerd, is de automatische herkenning van de (6) verschillende bv’s. “Het systeem wist aanvankelijk niet aan welke bv hij een factuur moest koppelen. Na een gratis update wordt ook de administratie herkent en zie ik dat het systeem de bedrijfsnummers bijna altijd correct invult in FuelOffice!”
Voor Daphne zijn de voordelen van Whitevision duidelijk: “Tijdbesparing, minder archiefruimte en meer inzicht. We kunnen facturen heel gemakkelijk terugzoeken in FuelOffice. Als je een boeking wilt inzien, is het meestal handig om hier ook de factuur bij te pakken. In FuelOffice kun je deze ook direct oproepen en openen als pdf-bestand. Bovendien voert het systeem een controle uit op btw- en KvK-nummer, waardoor je minder kans hebt op het inboeken van spookfacturen.” De kleinere foutgevoeligheid vindt Daphne eveneens een pluspunt: “Omdat factuurnummers automatisch worden ingelezen, heb je minder kans op typefouten. Dat is voelbaar in onze werkwijze.”
Hoe die werkwijze er nu uitziet? Véél eenvoudiger. “De facturen komen binnen per mail. En als we een factuur met losse bijlages, zoals werkbonnen, ontvangen dan kan ik deze met de Scanclient van Whitevision makkelijk inlezen en samenvoegen tot 1 pdf-bestand. Terwijl de facturen op de achtergrond worden herkent, open ik FuelOffice, en lees de herkende facturen in.
De basisgegevens van de factuur zoals leverancier/factuurnummer/datum/bedragen worden overgenomen in FuelOffice, en het pdf-bestand is aan de boeking gekoppeld. Het verwerken en archiveren van inkoopfacturen verloopt zo enorm soepel.” En het kan nóg efficiënter: “Momenteel werken we eraan dat de facturen in mijn mailbox automatisch worden uitgelezen, zodat ik ze nergens meer naartoe hoef te slepen. Whitevision biedt deze mogelijkheid, maar wij zijn alles nog even aan het afstemmen met onze systeembeheerder.”
De implementatie van Whitevision was een behoorlijk spannend proces, omdat Zuijl en Weerd een van de eerste implementaties van Whitevision i.c.m. Extendas was. “Whitevision en Extendas waren hun partnerschap destijds nét aangegaan. Maar uiteindelijk verliep het allemaal heel prettig. Whitevision stelde een contactpersoon beschikbaar bij wie we al onze vragen konden neerleggen. Voor ons was het fijn om één aanspreekpunt te hebben. Over het algemeen verliep alles voorspoedig. En als er eens iets niet goed ging, loste Whitevision dit snel op.”
Hetzelfde geldt voor de supportdesk, die Zuijl en Weerd soms inschakelt. “Via het klantportaal van Whitevision kun je heel gemakkelijk een probleem of vraag voorleggen. Onze ervaring is dat je daar binnen hele korte tijd een reactie op krijgt. En geef je aan dat je met een noodgeval kampt, dan neemt het Whitevision-team heel snel contact met je op. “Je maakt een screenshot, stuurt het door en gaat ondertussen verder met je andere boekingen.” Dat het klantportaal erg overzichtelijk is, vindt Daphne ook handig: “Wanneer je inlogt, zie je een lijst van problemen die je hebt gemeld – plús de oplossing die Whitevision daarvoor heeft geboden. Je kunt dan aangeven of het euvel ook echt is verholpen.”
Het persoonlijke contact met Whitevision ervaart Daphne als zeer prettig. Daarnaast noemt ze het bedrijf innovatief: “Whitevision denkt na over vervolgstappen, aanpassingen en zaken die in de toekomst gaan veranderen.” Alleen al dáárom zou Daphne niet meer zonder Whitevision kunnen: ” Het werkt gewoon heel goed. En met de toekomstvisie van Whitevision zal de oplossing mettertijd alleen maar nóg beter worden!”
