De behoefte

Het verwerken van inkoopfacturen vergde behoorlijk wat administratieve handelingen bij Woonpartners Midden-Holland. De organisatie had enkel de mogelijkheid om facturen van kernaannemers digitaal in te lezen. Voor facturen van andere leveranciers was deze optie er niet. Daardoor was het verwerkingsproces omslachtig en foutgevoelig. Woonpartners Midden-Holland ging op zoek naar een automatiseringsoplossing om de administratie te verlichten en de foutmarge omlaag te brengen.

De oplossing

Woonpartners Midden-Holland bekeek verschillende opties. Na een uitgebreide zoektocht bleek de oplossing van WhiteVision volledig aan te sluiten op de wensen van de organisatie. Het systeem is gemakkelijk te beheren, de interface is zeer gebruiksvriendelijk en WhiteVision biedt een naadloze koppeling voor digitale factuurverwerking binnen het ERP-systeem van NCCW. Zonder hoge ontwikkel- of implementatiekosten kon Woonpartners Midden-Holland snel resultaat boeken. De organisatie was overtuigd: WhiteVision was dé partij om mee in zee te gaan. De oplossing zorgt ervoor dat facturen die voorheen handmatig ingevoerd moesten worden nu automatisch worden herkend.

“WhiteVision heeft bij ons voor een hele grote tijdwinst gezorgd,” zegt Koen Bakker, medewerker bedrijfsvoering bij Woonpartners Midden-Holland. “Daardoor werken we nu een stuk efficiënter. De foutmarge is drastisch verminderd, omdat de handmatige handelingen uit het proces zijn gehaald. Gegevens overtypen is niet meer nodig. We hoeven alleen nog even te controleren of de slimme OCR-software van WhiteVision alle factuurinformatie goed heeft herkend.”

Daarnaast is het volgens Koen fijn werken met WhiteVision: “Het is een doelgerichte, gebruiksvriendelijke oplossing. Je kan er heel eenvoudig mee werken.” Collega Ger van Doorn, medewerker informatie en assetmanagement, sluit zich hierbij aan: “WhiteVision is een no-nonsense-product. Het werkt zonder onnodige toeters en bellen!”

Bij Woonpartners Midden-Holland heeft WhiteVision eentonig, repeterend werk geëlimineerd. Koen: “De SMART E-mail handler leest onze mailbox uit en ziet of een e-mailbericht een factuur bevat. Is dat het geval, dan zet de tool deze automatisch in het OCR-systeem. De slimme OCR-software herkent de factuurgegevens en vult de velden automatisch in. Hierbij is het systeem zelflerend. Daardoor wordt de herkenning mettertijd alleen maar hoger.” Wanneer het systeem de boeking heeft klaargezet, komt er wat mensenwerk in het spel: “Wij hoeven alleen nog even een controle uit te voeren.”

Wat WhiteVision concreet heeft opgeleverd? “Een enorme tijdbesparing,” zegt Koen. “Voorheen waren we elke ochtend vier uur bezig met het verwerken van inkoopfacturen. Nu zijn we daar hoogstens een uurtje per dag aan kwijt. Ons doel was om met WhiteVision een efficiëntieslag te maken, zodat we meer tijd over zouden hebben voor taken waarvoor mensen écht nodig zijn. Dat doel hebben we zeker behaald!”

Woonpartners Midden-Holland was de eerste klant die de koppeling tussen WhiteVision en ERP-systeem NCCW in gebruik zou nemen. “In het begin vergde dat wat extra overleg, maar WhiteVision heeft ons daarin heel goed begeleid. De implementatie verliep soepel. WhiteVision organiseerde twee sessies om ons klaar te stomen en daarna konden we meteen aan de slag.”

“Tijdens de implementatie merkte ik dat WhiteVision een goed geoliede machine is,” zegt Ger. “De aanpak was erg efficiënt. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om de software te laten hosten bij WhiteVision. Eigenlijk hebben we een vaste hostingpartner, maar WhiteVision biedt een mooi tarief én extra voordelen. We draaien bijvoorbeeld altijd op de laatste versie. En we ervaren niet de problemen die andere softwareoplossingen nog weleens opleveren.”

De samenwerking met WhiteVision verloopt naar tevredenheid. “Elke medewerker die bij het inkoopfactuurverwerkingsproces betrokken is, kan inloggen op het klantportaal van WhiteVision,” vertelt Koen. “Daar kan je een melding doen. In onze ervaring lossen de supportmedewerkers dit snel op. Je merkt dat zij weten waar ze het over hebben.”

Koen zou WhiteVision absoluut aanbevelen: “Als je de verwerking van inkomende facturen wilt versimpelen, biedt WhiteVision dé oplossing.” Ger heeft een aanvullende tip: “Bekijk ook of het mogelijk is om het accorderen van facturen te digitaliseren middels workflow-software. Vanwege onze bedrijfsprocessen zijn wij gebonden aan een andere oplossing, maar als we hierin meer vrijheid zouden hebben, zou ik WhiteVision hier ook graag voor inzetten. Wie weet wordt dit in de toekomst nog mogelijk!”