Witte Bouw: Enorme tijdbesparing door de digitale verwerking van inkoopfacturen van WhiteVision voor BouwOffice.

Over Witte Bouw

Witte Bouw is een bouw- en aannemersbedrijf dat staat voor vakmanschap, kwaliteit en betrouwbaarheid. Het richt zich op utiliteitsbouw, nieuwbouw, onderhoud en renovatie, maar heeft zich in de afgelopen 25 jaar van zijn bestaan vooral gespecialiseerd in restauratie. Als erkend restauratiebedrijf werkt Witte Bouw aan grote projecten in Amsterdam en omstreken. Een open communicatie en goede relaties met klanten staan hierbij al 3 generaties lang voorop.

De behoefte

Witte Bouw werkte al een tijd met BouwInfosys. Van daaruit volgde het bedrijf de ontwikkeling van digitaal factureren. Omdat Witte Bouw actief is in de utiliteitsindustrie, vervult het regelmatig opdrachten voor overheidsinstellingen. Ruim twee jaar geleden gaven deze aan dat digitale en elektronische facturatie een must werden. In het kader daarvan én met het oog op een groeiende behoefte aan tijdbesparing ging Witte Bouw op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De oplossing

Via BouwInfosys kwam Witte Bouw in contact met WhiteVision. Na de eerste kennismaking was het bedrijf zó tevreden dat ze besloot aan de slag te gaan. WhiteVision bleek nauw samen te werken met partner BouwInfosys, De lijnen waren kort, de uitleg van de oplossing was duidelijk en er was een goed aanspreekpunt: stuk voor stuk redenen voor Witte Bouw om met WhiteVision te starten.

“WhiteVision is vooruitstrevend en innoverend. Het bedrijf heeft een frisse blik op zware financiële administratie, gaat doelgericht te werk en kijkt echt naar de toekomst!”

De voordelen van WhiteVision
  • Transparantie en overzicht
  • Collectief inzicht in de status van inkoopfacturen
  • Gebruiksvriendelijk plus goede support
  • Innovatieve oplossing
  • Perfecte aansluiting op BouwInfosys

“Sinds we WhiteVision gebruiken, is het allemaal zo vrij en relaxed. Als we nu terugkijken op onze vroegere inkoopfactuurverwerking, moeten we soms lachen: we sloegen letterlijk papieren blaadjes om,” vertelt Linda Mönch, financieel administratief medewerkster bij Witte Bouw. “Heel vroeger deden we álles handmatig, maar we zijn redelijk snel overgestapt op computerprogramma’s. Hoewel BouwInfosys een grote vooruitgang was, moesten we de administratie nog wel handmatig invoeren: de code, het crediteurennummer en opmerkingen schreef je op de factuur, die vervolgens een hele ronde moest doorlopen. Dat hoeft nu allemaal niet meer.” Toen Witte Bouw 2 jaar geleden besloot om met WhiteVision te gaan werken, ging er een wereld van efficiëntie open: “We besparen niet alleen veel tijd; WhiteVision zorgt ook voor overzichtelijkheid. Dat vind ik héél prettig.”

“Altijd overzicht en inzicht”

Een zeer positief aspect van WhiteVision is de heldere visie op onderaannemers en leveranciers die Witte Bouw nu heeft: “Als de onderaannemer nog bepaalde dingen moet doen, kun je een factuur achterhouden. Anderen weten hier dan ook van. Dit betekent dat iedereen de factuur in de geschiedenis van documenten kan opzoeken en bekijken. Zo kun je snel nagaan wat je hebt besproken over een bepaalde factuur.”

Zodra alles geregeld en akkoord is, heeft Linda hier direct inzicht in: “Dan gaat er een knop aan waardoor ik kan zien dat ik de factuur mag uitbetalen. Dit proces van WhiteVision zorgt voor veel meer transparantie, efficiëntie en tijdbesparing. Je weet precies welke vraag je aan wie moet stellen. Elke factuur komt direct bij de juiste persoon terecht en op het scherm heb je een duidelijk overzicht van de status van de factuur. Dat werkt zeer gemakkelijk.”

De naadloze aansluiting op het pakket van BouwInfosys is eveneens een groot voordeel: “We hoeven nooit meer in een map te bladeren om een factuur te vinden. Alles is binnen handbereik. Daarnaast kunnen we later bijlages toevoegen en meesturen. Héél handig!”

“Duidelijk implementatieproces en gebruiksvriendelijke oplossing”

Het implementatieproces verliep zeer soepel en duidelijk. Linda: “Er kwam iemand langs om uitleg te geven en om de oplossing met ons door te lopen. Vervolgens heb ik nog een aantal keren gebeld en gemaild met vragen. WhiteVision pakte deze snel op en reageerde er goed op – precies zoals ons was beloofd.”

Hoewel Linda gemakkelijk gebruik kan maken van WhiteVisions portal om aanvullende vragen te stellen, hoeft zij zich niet vaak tot dit kanaal te wenden: “Je pakt de oplossing van WhiteVision snel op en werkt er gemakkelijk mee. Als ik toch een vraag heb, stuur ik die direct in via de portal. WhiteVision stuurt altijd snel een bericht terug. Is er iets aan de hand, dan lossen we dat samen op. Maar eigenlijk komt dit zelden voor.”

“WhiteVision kijkt naar de toekomst”

De innovatieve instelling van WhiteVision werkt aanstekelijk op Witte Bouw. Inmiddels treft het bedrijf voorbereidingen om de oplossing uit te breiden met aanvullende modules: “We willen opdrachtbonnen ook digitaal gaan verwerken. Het gaat er toch steeds meer om dat je de zaken digitaal regelt en dat je alle benodigde informatie erbij kunt pakken – óók als je onderweg bent, bijvoorbeeld. Dat is de toekomst. WhiteVision is hier heel erg mee bezig en wij willen hun oplossingen hiervoor graag toepassen.”

Kort gezegd: Linda is zeer tevreden met de oplossing van WhiteVision. Zij zou deze dan ook absoluut aanraden aan anderen: “Wij zitten hier met 2 projectleiders en voor ons is het al ontzettend prettig dat zij de inkoopfactuurverwerking geheel kunnen inzien. Ik kan me voorstellen dat dit alleen maar nóg handiger is voor grotere bedrijven, waar veel mensen op een project zitten die allemaal goedkeuring moeten geven op een inkoopfactuur. Bouwbedrijven zou ik bovendien zeker aanraden om met WhiteVision te werken. Uit ervaring kan ik zeggen dat de oplossing heel goed samenwerkt met BouwInfosys!”

 

Download klantcase!

Bereken jouw tijdbesparing!

Wil je weten hoeveel tijd jij kunt besparen door WhiteVision i.c.m. BouwOffice?
Vul dan middels onderstaande button onze calculator in en zie direct resultaat!

bereken je tijdbesparing!