Tijdsbesparing tips?

Weijman Vastgoedonderhoud: “Minimale foutenmarge en veel meer efficiëntie: voor ons is WhiteVision een zeer succesvolle oplossing”

Over Weijman Vastgoedonderhoud

Weijman Vastgoedonderhoud is een sterk groeiende organisatie die tot de top van Nederland behoort wanneer het gaat om totaalonderhoud en renovaties aan woningen en gebouwen. Het bedrijf mag gerenommeerde woningcorporaties, overheid en professionele gebouwenbeheerders tot zijn klanten rekenen. Samen met ruim 100 vakmensen onderscheidt Weijman Vastgoedonderhoud zich als een innovatief, duurzaam, betrouwbaar en kwalitatief bedrijf. Medewerkers doen waar zij goed in zijn en waar ze energie van krijgen. Met een flinke dosis teamspirit brengt Weijman Vastgoedonderhoud projecten keer op keer tot een mooi einde.

“Of ik WhiteVision zou aanbevelen aan anderen Absoluut!
Je krijgt een kwalitatief hoogstaand product, zeer goede service én oplossingsgerichte consultants.”

De behoefte

Weijman Vastgoedonderhoud gebruikte reeds een pdf-inlezer om inkoopfacturen digitaal te verwerken. Maar deze verouderde oplossing werkte als een soort tweetrapsraket: er waren maar liefst twee softwareprogramma’s nodig om een factuur digitaal in te lezen. Dit resulteerde in een omslachtige werkwijze. Daarom besloot Weijman op zoek te gaan naar een simpelere oplossing waarmee het bedrijf sneller zou kunnen werken.

 

De oplossing

Omdat ERP-leverancier 4PS positief was over de automatiseringsoplossing van partner WhiteVision, besloot Weijman Vastgoedonderhoud hier eens naar te kijken. Na een demo was het bedrijf laaiend enthousiast. Dat de OCR-software de kennis van de gebruikerscommunity gebruikt — die onder andere uit veel bouwbedrijven bestaat — was het belangrijkste pluspunt. Voor Weijman Vastgoedonderhoud zou dit een hoop werk schelen: het zou niet langer nodig zijn om stamgegevens van leveranciers telkens opnieuw in te voeren, omdat veel leveranciers reeds bekend zijn in het systeem. Wel zo makkelijk, vond het bedrijf. En daarom ging het in zee met WhiteVision.

De voordelen van WhiteVision

1. Foutlozer, sneller en efficiënter werken.

2. Zeer hoge verwerkingssnelheid van facturen.

3. De herkenning wordt mettertijd nóg beter omdat het systeem zelflerend is.

4. Uitstekend implementatieproces en grote servicegerichtheid.

5. Naadloze koppeling met 4PS

“WhiteVision zorgt voor een hoge verwerkingssnelheid”

“Met de komst van WhiteVision hebben we een flinke efficiëntieslag gemaakt,” vertelt Simone van den IJssel, financieel manager bij Weijman Vastgoedonderhoud. “We kunnen nu foutlozer en sneller werken. Het inkoopfactuurverwerkingsproces bestaat uit minder stappen. Bovendien is WhiteVision een kwalitatieve scan- en herken-oplossing: het systeem herkent facturen uitstekend. Wij hoeven alleen nog een stukje controle uit te voeren. Dat heeft een enorme tijdbesparing opgeleverd. We kunnen facturen nu heel snel verwerken!”

Dat WhiteVision veel handelingen heeft geautomatiseerd, vindt Simone erg positief: “Wij hebben een mailbox gekoppeld aan inkomende documenten, die automatisch worden ingelezen. Dit systeem is zó goed ingericht dat er heel weinig overblijft wat WhiteVision niet zelf kan verwerken. De documenten worden helemaal klaargezet om in te lezen. Vervolgens doen wij even een visuele controleslag om zeker te weten dat alles goed gaat. Soms moeten we even iets aanpassen. Het zelflerende systeem onthoudt dit, zodat de herkenning de volgende keer nóg beter is.”

Na het uitvoeren van de controle treedt de WhiteVision Workflow in werking: “Als de factuur goed is ingelezen, dan sturen we deze door naar de goedkeurder voor een digitale handtekening. Goedkeurders zijn vooraf ingesteld en hebben diverse opties: zij kunnen een factuur accorderen, afkeuren of terugsturen naar de administratie met een vraag. Dit zorgt voor een zeer hoge verwerkingssnelheid. Zodra het akkoord is gegeven, staat de factuur zichtbaar in 4PS. Dit hele proces zorgt voor een minimale foutenmarge en veel meer efficiëntie. Wat ons betreft is het succes van WhiteVision op die twee pijlers gebaseerd!”

“Uitstekend implementatieproces
en naadloze koppeling met 4PS”

Over het implementatieproces is Simone heel tevreden. “De zaken worden van tevoren uitstekend ingesteld,” licht zij toe. “Sommige instellingen zijn afhankelijk van het bedrijf. Onze WhiteVision-consultant heeft één dag uitgetrokken om alles goed in te richten. Vervolgens hebben wij een tweedaagse training gehad, waarna we vrij snel met de oplossing aan de slag konden.

Natuurlijk was het aanvankelijk even wennen en hadden we een aantal vragen. Maar onze WhiteVision-consultant is altijd erg betrokken geweest bij ons bedrijf en ons proces. Dat heeft enorm geholpen.”

Inmiddels geschiedt de gehele inkoopfactuurverwerking van Weijman Vastgoedonderhoud in WhiteVision: “We kunnen heel goed met het systeem uit de voeten. Bovendien sluiten WhiteVision en 4PS naadloos op elkaar aan. Je werkt echt met een koppeling. Alles gaat automatisch!”

“WhiteVision steekt er met
kop en schouders bovenuit”

Samengevat kan Simone zeggen dat zij de samenwerking met WhiteVision vanaf het begin als heel plezierig heeft ervaren. “Elk bedrijf heeft zijn eigen processen en werkwijze. WhiteVision houdt daar écht rekening mee. Bovendien is de consultant zeer oplossingsgericht, wat ik heel positief vind. En kampen we eens met een vraag, dan kunnen we deze direct inschieten via het klantportaal. WhiteVision hecht veel waarde aan service en komt altijd snel met een oplossing voor je probleem.”

 

Denkt Simone dat Weijman Vastgoedonderhoud met WhiteVision zal blijven werken? “Zeker. Ik heb andere scan- en herken-oplossingen gezien, maar WhiteVision steekt er met kop en schouders bovenuit!”

 

download de hele klantcase

Meer succesverhalen lezen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang 2x per maand de beste tips, klantverhalen en meer!

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.