VIOS Bouwgroep “Geen repeterend werk meer: door WhiteVision pakken onze medewerkers taken op die ertoe doen”

Over VIOS Bouwgroep

VIOS Bouwgroep is een familiebedrijf dat al sinds 1934 bestaat. De derde generatie is nu verantwoordelijk voor de 2 bouwbedrijven in Utrecht en Amsterdam. Het bedrijf heeft tevens vestigingen in Houten en Arnhem. Met ruim 160 medewerkers voert deze veelzijdige onderneming diverse projecten uit: renovaties, (dagelijks) onderhoud, restauraties en de realisatie van energieprojecten. VIOS bedenkt, maakt en beheert vastgoed voor de overheid, de semioverheid en eindgebruikers en beleggers. VIOS Bouwgroep is thuis in de stad. Door open en interactief samen te werken, vertaalt VIOS Bouwgroep de doelstellingen en ambities van opdrachtgevers naar maatoplossingen en geslaagde projecten. De medewerkers combineren hun enthousiasme met up-to-date vakkennis en een goede procesbeheersing om keer op keer tot mooie resultaten te komen.

De behoefte

Nadat VIOS Bouwgroep een project had aangenomen van het Rijksvastgoedbedrijf – het onderdeel Defensie – was een van de consequenties dat het Rijksvastgoedbedrijf de toekomstige opdrachtbonnen per mail zou aanleveren in pdf-formaat. Aan VIOS Bouwgroep de taak om deze in te voeren en te verwerken in het eigen systeem, waarna het de opdrachten respectievelijk zou kunnen inplannen en uitvoeren. Een omslachtige en tijdrovende taak, vond het bouwbedrijf. Daarom ging het op zoek naar een slimme manier om de opdrachten van het Rijksvastgoedbedrijf in zijn planningssysteem te krijgen.

De oplossing

Omdat VIOS Bouwgroep reeds een systeem gebruikte voor het verwerken van inkoopfacturen, benaderde het eerst zijn leverancier. Maar deze gaf aan geen oplossing te kunnen ontwikkelen voor het opdrachtbonnen-euvel. Daarop ging VIOS Bouwgroep in gesprek met bouw7, een ICT-leverancier voor het plannen van dagelijkse orderbonnen. Medewerkers zouden de bonnen immers in bouw7 moeten overtypen. Op een door AFAS georganiseerde beurs kwam VIOS Bouwgroep in contact met bouw7 en WhiteVision. Al snel ontstond het idee om de benodigde oplossing in een driemanschap te ontwikkelen: VIOS Bouwgroep, bouw7 en WhiteVision sloegen de handen ineen.

“In mijn visie moet je repeterend werk kunnen elimineren door het te automatiseren,” zegt Arjan Schothorst, directeur van de vestiging Utrecht. Vanuit zijn rol is hij betrokken bij ICT en automatisering. “Je kunt je mensen voor veel betere taken inzetten dan het knippen en plakken van een pdf naar bouw7. De oplossing die we met WhiteVision hebben ontwikkeld, maakt dit mogelijk. Het verwerkingsproces gaat door – óók wanneer onze mensen niet aanwezig zijn. Want de mails komen binnen en worden ingelezen.” Arjan vindt dit een zeer groot voordeel, omdat VIOS Bouwgroep hierdoor menskracht bespaart: “Je laat medewerkers werkzaamheden oppakken die ertoe doen, zoals het inplannen van werk. Zulk mensenwerk kan een computer niet uitvoeren. Bovendien kunnen we met de oplossing van WhiteVision foutlozer werken, want een systeem maakt geen typefouten. Deze combinatie van factoren levert natuurlijk tijd en geld op. En de collega’s blijven hun werk leuk vinden.”

Bij aanvang van de samenwerking analyseerden VIOS Bouwgroep, bouw7 en WhiteVision of de businesscase haalbaar was. “Dat was het geval, want de kans van slagen was hoger dan 80%,” vertelt Arjan. Daarna was het zaak om te bepalen hoe de informatie in het pdf-bestand in het systeem van het bouwbedrijf terecht moest komen. “Wij krijgen een paar honderd opdrachten per week binnen. Dat maakt het overtypen van gegevens een fulltime bezigheid. Dit wilden wij onze mensen niet aandoen. Daarom bogen we ons samen met WhiteVision over de meest essentiële vraag: hoe zorgen we ervoor dat de informatie die wij nodig hebben voor het inplannen van ons werk, terechtkomt op de juiste plek?”

De partijen hebben deze vraag met succes beantwoord. “Omdat we de samenwerking allemaal zagen zitten, heb ik mijn collega’s opdrachtbonnen laten analyseren. Zij konden aangeven welke informatie waar in bouw7 moest komen te staan. Vervolgens matchten we de gegevens op regelniveau. Daarna hebben we deze matching samen met de consultants van WhiteVision in 1 dag getest. We kregen een scan binnen via de mail en deze werd opgepakt, ingelezen en in bouw7 gezet. Dat ging goed – ook ná de livegang. Momenteel komt 80% van de informatie direct vanuit WhiteVision in bouw7 terecht. 20% verwerken we nog handmatig. Onze eigen ontwikkelaars zijn nu bezig met een robotiseringsoplossing (RPA), zodat we de volle 100% kunnen halen.”

Wat gebeurt er nu precies wanneer er een opdrachtbon binnenkomt? Arjan: “Wanneer het pdf-bestand in onze mailbox staat, wordt de juiste informatie grotendeels automatisch vastgelegd in bouw7: de opdrachtgever, de locatie, het gebouw en de ruimte. Zodra deze gegevens in ons systeem staan, kunnen we de opdracht inplannen en uitzetten naar de betreffende vakmensen, zoals de loodgieter, de timmerman of de elektricien. Het verwerken van de bon vormt dus echt de basis voor het oppakken van de opdracht.”

Dat WhiteVision deze oplossing heeft willen ontwikkelen, waardeert Arjan enorm: “Ik vind het mooi dat WhiteVision een businesscase oppakt om dit soort koppelingen voor klanten te maken. Onze vaste samenwerkingspartner voor inkoopfactuurverwerking zag het niet zitten. WhiteVision ging de uitdaging wél aan.”

Als je het Arjan vraagt, houdt WhiteVision zich op een zinvolle manier bezig met de toekomst. “De automatisering van het verwerken van inkoopfacturen is de basis van het bedrijf, maar de wereld ontwikkelt zich snel. Met de opkomende digitalisering gaan we steeds meer koppelen met andere systemen. Daarom zoeken organisaties in toenemende mate een partij die de vertaling daarvan kan doen. WhiteVision pakt dit soort zaken heel goed op, bijvoorbeeld door voor ons het verwerken van opdrachtbonnen te automatiseren.”

Het toekomstbeeld volgens Arjan? “Je weet natuurlijk niet hoe alles verder gaat digitaliseren. Maar zolang het Rijksvastgoedbedrijf op deze manier blijft werken, is de oplossing van WhiteVision de beste!”

Download hier de hele klantcase