Tijdsbesparing tips?

Van Wanrooij

Minimalisering van handmatig werk: “De automatische herkenning levert ons heel veel efficiëntie en tijdbesparing op”

    • Inkomende facturen worden razendsnel verwerkt
    • Gemakkelijk facturen fiatteren door vooraf ingericht goedkeuringsproces 
    • Zeer gebruiksvriendelijke systeem
    • Uitstekende koppeling met 4PS door goed partnership

Lees verder

Branche
Bouw

Koppeling
4PS Construct

Klant
Sinds 2021

Over Van Wanrooij

Een familiebedrijf uit Geffen dat zich dag in, dag uit bezighoudt met het creëren van de toekomstige leefomgeving: dát is Van Wanrooij in een notendop. Het bedrijf zet zich in voor aangenaam wonen. Dit betekent dat het niet alleen woningen produceert, maar ook rekening houdt met een fijne omgeving, natuurbewust wonen en het typische wijkgevoel. Volgens deze filosofie bouwt en ontwikkelt Van Wanrooij al ruim 50 jaar nieuwbouwwoningen in onder andere Noord-Brabant, Utrecht en Gelderland. Vol toewijding, zonder gedoe en mét een aanpakmentaliteit. Want dat is waar Van Wanrooij en zijn vakmensen voor staan.


“WhiteVision is efficiënt, gebruiksvriendelijk en innovatief. Als we ideeën indienen, wordt daar echt iets mee gedaan!”

 

Theo van den Dungen
Financiële afdeling Van Wanrooij

De behoefte

Toen Van Wanrooij besloot om over te stappen op ERP-systeem 4PS, wilde het bedrijf een scan- en herken-oplossing vinden die hier naadloos mee zou samenwerken. Het werkte reeds met een OCR-systeem, maar dit was geen partner van 4PS — en een goede integratie was cruciaal. Bovendien was Van Wanrooij toe aan vernieuwing. Daarom ging het op zoek naar een alternatief.

 

De oplossing

Van Wanrooij kwam direct uit bij WhiteVision. Het uitstekende partnership met ERP-leverancier 4PS sprak het bedrijf enorm aan. De kosten bleken binnen het budget te passen en in de wandelgangen vertelden gebruikers zeer positieve verhalen over WhiteVision. Een demo overtuigde Van Wanrooij ervan dat WhiteVision absoluut een vooruitgang op de toenmalige werkwijze zou betekenen. Er volgde geen besluitnameproces meer — het bedrijf nam simpelweg de stap om met WhiteVision te gaan werken.

De voordelen die Van Wanrooij

ervaart van WhiteVision:

  • Razendsnelle, efficiënte verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen.
  • Minimalisering van handmatige, repetitieve handelingen.
  • Uitstekende koppeling met 4PS waar je als klant geen omkijken naar hebt.
  • Soepele implementatie en gebruiksvriendelijk systeem.
  • Zeer goed support: snelle responstijden en supportmedewerkers die graag met je meedenken.

Joep Kenter

“Met WhiteVision verwerken we inkomende facturen razendsnel,” vertelt Theo van den Dungen, die werkzaam is op de financiële afdeling van Van Wanrooij. Hij heeft de implementatie van WhiteVision vanuit de financiële kant begeleid. “Voorheen moesten we in het verwerkingsproces veel handmatige handelingen verrichten, ondanks het feit dat we een OCR-oplossing gebruikten. Deze koppelde namelijk niet goed met ons ERP-systeem.”

 

Collega Joep Kenter, applicatiebeheerder bij Van Wanrooij, legt uit hoe WhiteVision handmatige, repetitieve werkzaamheden vakkundig heeft geminimaliseerd: “Het systeem is gekoppeld aan onze facturen-mailbox en leest de bestanden uit. De automatische herkenning levert ons heel veel efficiëntie en tijdbesparing op!”

“Met WhiteVision kunnen we inkoopfacturen makkelijker verwerken en goedkeuren”

Hoe merkt Van Wanrooij dat het inkoopfactuurverwerkingsproces veel soepeler verloopt met WhiteVision? Theo: “Wij hebben het zelflerende OCR-systeem zoveel mogelijk getraind. Dit merken we, want het herkent de meeste gegevens nu direct en leest deze vlekkeloos in. Wij hoeven de informatie alleen even te controleren, waarna we de factuur inboeken. Vervolgens gaat zij de WhiteVision Workflow in.”

Volgens Joep verloopt het goedkeuringsproces daardoor een stuk makkelijker dan voorheen: “WhiteVision doet een voorzet door aan te geven welke personen een factuur moeten fiatteren. Als je dit aan de voorkant één keer goed hebt ingericht, hoef je hier praktisch niet meer over na te denken. Vroeger was dat wel nodig — toen moesten we telkens per factuur aangeven wie de goedkeurders waren.”

“Uitstekende koppeling en implementatie

van een gebruiksvriendelijk systeem”

Joep Kenter
Applicatiebeheerder bij Van Wanrooij

De koppeling met ERP-systeem 4PS werkt in de praktijk zeer goed. “Als klant haal je echt voordeel uit het partnership tussen WhiteVision en 4PS,” zegt Joep. “Bij veel koppelingen wordt de klant de dupe wanneer een van de twee systemen een update krijgt. Vaak moet je dan een dure maatwerkconsultant inhuren om alles recht te trekken. Maar WhiteVision regelt dit uitstekend met 4PS, waardoor je er als klant geen omkijken naar hebt.”

 

Bovendien verliepen de implementatie en ingebruikname van WhiteVision zeer soepel. “In de testomgeving stond alles wat we hadden geleerd, zodat we het eenvoudig konden naslaan,” vertelt Theo. “Ook konden we snel aan de slag met het systeem. Dat vond ik erg fijn, want het is belangrijk om alle theorie in de praktijk te brengen.”

 

En Van Wanrooij ervoer deze eerste schreden als zeer positief. Joep: “De look en feel van WhiteVision waren echt een vooruitgang. Vlak na de livegang hoorde ik van meerdere mensen dat zij het veel makkelijker vonden om facturen te accorderen. De interface speelt hierbij een belangrijke rol. Daardoor is het systeem zeer gebruiksvriendelijk!”

“De supportafdeling van WhiteVision

steekt er echt bovenuit”

Van Wanrooij is erg te spreken over de ondersteuning van WhiteVision. “Ik heb met meerdere supportafdelingen te maken en ik vind die van WhiteVision er echt bovenuit steken,” zegt Joep. “De responstijden zijn goed en de supportmedewerkers denken graag met je mee.”

 

Theo voegt toe dat deze instelling van WhiteVision al heel snel duidelijk werd: “Zowel in het voortraject als na de implementatie konden we bepaalde momenten inplannen om vragen te stellen aan onze WhiteVision-consultant. Dat was heel prettig!”

 

Al met al concludeert Theo dat de financiële administratie met WhiteVision een stuk efficiënter en fijner werkt. Hij zou de oplossing dan ook zeker aanbevelen aan andere bedrijven die 4PS als ERP-systeem hebben: “De koppeling bespaart ons echt veel tijd en werk.” Joep voegt daaraan toe: “Als je het mij vraagt, blijven wij absoluut met WhiteVision werken. Het is een goede oplossing en de samenwerking met WhiteVision is heel fijn!”

Ook aan de slag met OCR- en workflow-software?

Neem contact met ons op om te kijken wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Richard de Vries – consultant

contact opnemen

Meer klantverhalen lezen?

Jelle Bijlsma

Efficiëntieboost door een hoge mate van flexibiliteit: “WhiteVision biedt een oplossing voor onze complexe administratie”

Koppeling: 4PS Construct

Lees meer over deze case

Hollander Techniek

Constante innovatie, tijdwinst en kostenbesparing: “Wij zijn enorm enthousiast over WhiteVision”

Koppeling: 4PS Construct

Lees meer over deze case