Van Rhijn Bouw
Van Rhijn Bouw opereert op het gebied van nieuwbouw, projectontwikkeling, renovatie, onderhoud en verbouw. Dat het bedrijf 50 jaar ervaring in het vak heeft, blijkt wel uit het feit dat het tal van aansprekende projecten heeft gerealiseerd. Bij de totstandkoming van projecten spelen samenwerking en de juiste kennis een cruciale rol. ‘Succes door samenwerking’: dát is het geheim van Van Rhijn Bouw. Het bedrijf gaat graag samenwerkingsverbanden aan met een of meerdere partijen, zoals woningcorporaties, gemeentes, projectontwikkelaars of collegabedrijven. Door zijn ervaring, no-nonsense mentaliteit en gezonde financiële basis fungeert Van Rhijn Bouw als een partner die hen het juiste perspectief voor elk project biedt.
De behoefte
Van Rhijn Bouw is een innovatief bedrijf. Niet alleen binnen de bouw, maar ook op andere vlakken. Toen bleek dat ERP-leverancier AFAS klanten in de bouwwereld zocht, zag Van Rhijn Bouw een mooie kans: het wilde best graag als pionier aan de slag met nieuwe bouwsoftware. De timing was uitstekend, want het bestaande boekhoudprogramma voldeed niet meer volledig aan de wensen van het bedrijf. Van Rhijn Bouw is constant in ontwikkeling en de software groeide niet mee. AFAS kwam als geroepen. En daar hoorde óók een koppeling voor inkoopfactuurverwerking bij.
De oplossing
Al snel bleek Whitevision prachtige oplossingen te bieden voor de problemen waar Van Rhijn Bouw tegenaan liep. En dat óók nog eens in combinatie met AFAS. Van Rhijn Bouw nodigde Whitevision uit voor een demo. Tijdens de presentatie kwam naar voren dat Whitevision de behoeftes van het bedrijf goed begreep én alles op alles zette om deze te vervullen. De conclusie van Van Rhijn Bouw: één plus één is drie. De samenwerking was een feit.
De voordelen van Whitevision
- Meer efficiëntie, tijd en overzicht.
- Continue doorontwikkeling, waardoor het mogelijk is om steeds verder te automatiseren.
- Goede herkenning van factuurgegevens en matching van ontvangstbonnen.
- Minder overtypewerk schept ruimte voor controlewerk en reduceert fouten.
- Uitstekende ondersteuning door de Whitevision-consultant én het supportteam.
“Wij zijn zóveel efficiënter gaan werken met Whitevision,” zegt JanBas Thijssen, financieel administratief medewerker bij Van Rhijn Bouw. “We hebben er aan alle kanten profijt van. Alles verloopt duidelijk en we besparen enorm veel tijd. Whitevision heeft aanzienlijk bijgedragen aan een verbetering van onze oude situatie. Dat merken we elke dag opnieuw.”
Niet verwonderlijk dus dat Van Rhijn Bouw de scan- en herken-oplossing heeft uitgebreid. “Onlangs zijn we overgestapt naar de onlineversie van Whitevision. Nu gebruiken we ook de SMART E-mail handler, die inkomende facturen automatisch voorsorteert en -bewerkt. Heel handig, want wij hoeven ze niet meer naar de facturenmap te slepen. Dat ging vroeger ook nog weleens verkeerd. Als je de muis te vroeg losliet, had je geen flauw idee van waar de factuur stond.”
Het bedrijf denkt tevens aan volgende stappen: “Binnenkort hebben we een middag ingepland met onze Whitevision-consultant omdat we graag nóg een stukje handmatig werk uit ons proces willen automatiseren. Samen gaan we bekijken of dat mogelijk is. Het is prettig dat Whitevision onverminderd doorontwikkelt en dat wij op de rijdende innovatietrein kunnen springen wanneer we willen!”
Volgens JanBas is het heel simpel werken met Whitevision: “Wanneer een bericht binnenkomt in onze mailbox, bepaalt de SMART E-mail handler of het gaat om een factuur, een herinnering of een andersoortige mail. De tool leegt de mailbox ieder kwartier en zet de facturen voor ons klaar. Deze zien wij in de juiste administratie naar voren komen. De OCR-software heeft de factuurgegevens al herkend en ingevuld, inclusief de bedragen. Eigenlijk hoeven wij alleen even een controle uit te voeren. Daarna kunnen we de factuur verwerken.”
Van Rhijn Bouw maakt ook gebruik van matching, een functionaliteit die goed bevalt. “Het matchen van ontvangstbonnen gebeurt in WhiteVision. Het systeem herkent de juiste bon in onze orderadministratie, omdat deze op de factuur vermeld staat.”
Samengevat: JanBas is tevreden. “Als je het systeem in de basis goed inricht, verwerkt het facturen en bonnen prima!”
Wat de oplossing Van Rhijn Bouw heeft opgeleverd? “Een toename van efficiëntie, tijd en overzicht,” zegt JanBas. “We hebben meer ruimte om controles uit te voeren die we écht moeten doen. Minder overtypewerk betekent meer controlewerk. En natuurlijk ook minder menselijke fouten. We boeken dus aan alle kanten winst.”
Dat Whitevision dit op diverse manieren ondersteunt, is een groot pluspunt: “In het begin is onze Whitevision-consultant meerdere keren langs geweest, zodat wij goed konden leren om met de oplossing te werken. De implementatiefase was echt heel goed verzorgd. We hadden een kort lijntje met haar en dat was heel fijn. Maar daarna stopte de hulp niet. Tot op de dag van vandaag kunnen we bij Whitevision terecht. Je hoeft het supportteam maar te contacteren of iemand kijkt met je mee. Over het algemeen hebben we binnen twee dagen een oplossing. De samenwerking verloopt gewoon uitstekend!”
Of JanBas denkt dat Van Rhijn Bouw voorlopig met WhiteVision blijft werken? “Jazeker. Wij zijn uitermate tevreden over Whitevision én over de koppeling met AFAS.”
JanBas zou Whitevision dan ook van harte aanbevelen. “Dat hebben we zelfs al gedaan. Tijdens de pandemie heb ik ook samen met AFAS een introductie gegeven aan een nabijgelegen bouwbedrijf. Mijn enthousiasme over Whitevision is dermate groot dat ik graag mijn medewerking verleen aan het binnenhalen van andere klanten.”
