Tijdsbesparing tips?

Van Markus Autoschade: Meer efficiëntie, tijd en inzicht: “Met WhiteVision is onze organisatie professioneler geworden”

Over Van Markus Autoschade

Van Markus Autoschade is een hightech schadeherstelbedrijf met vestigingen in Zeist en in De Bilt. Het bedrijf bestaat sinds 1968 en is aangesloten bij de keten ABS Autoherstel. Daarnaast houdt het zich bezig met glasreparaties en heeft het een interieur- en meubelspuiterij.

“WhiteVision brengt rust en zorgt dat je administratieve proces een feestje wordt. Met de oplossing bespaar je tijd en heb je veel meer controle!”

De behoefte

Van Markus Autoschade had zijn administratieve proces al een tijd geleden van de grond af gedigitaliseerd. Alleen de inkoopfactuurverwerking verliep nog op papier. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een partner die kon helpen met het digitaliseren van dit proces.

De oplossing

Na met verschillende partijen te hebben gesproken, stelde Van Markus Autoschade een belangrijke vraag aan ERP-leverancier Solera: ‘Aan welke voorwaarden moet een inkoopfactuurverwerkingsoplossing voldoen om te kunnen communiceren met Dw pro?’ Met een lijst van technische specificaties in de hand maakte Van Markus Autoschade een top 3 van partijen. Bovenaan de lijst stond WhiteVision. Een demo volgde, waarbij WhiteVision de vraagtekens van programmeurs in één keer wist weg te nemen. Van Markus Autoschade, Solera en WhiteVision waagden de stap: zij sloegen de handen ineen om een gloednieuwe koppeling te creëren en in gebruik te nemen.

De voordelen die Van Markus Autoschade ervaart van WhiteVision
  • Mogelijkheid om het inkoopfactuurverwerkingsproces van a tot z te automatiseren.
  • Efficiëntere werkwijze en tijdbesparing.
  • Meer inzicht omdat je alle facturen plus de bijbehorende communicatie eenvoudig kan terugvinden in het digitale archief.
  • Meer tijd voor debiteurenbeheer en andere speciale taken.
  • Uitstekend implementatieproces dat heeft geleid tot een naadloze koppeling met Dw pro.
  • Goedgekeurde facturen worden automatisch toegevoegd aan het digitale schadedossier.

“Met WhiteVision is onze organisatie professioneler geworden,” zegt Rolph van Markus, directeur en eigenaar van Van Markus Autoschade. “Alles is nu gecentraliseerd en geautomatiseerd. Het mooie aan WhiteVision is dat je er alles mee kan automatiseren. De SMART E-mail handler neemt het voorsorteerwerk van je over, de scan- en herken-oplossing herkent factuurgegevens en zet de boeking klaar en met de workflow-software doorloop je het goedkeuringsproces. Omdat alles heel goed werkt, is het een feestje om met de software te werken. WhiteVision brengt je daadwerkelijk wat.”

Fatima Kaouass, administratief medewerkster bij Van Markus Autoschade, sluit zich volledig bij deze stelling aan: “We werken veel efficiënter en hebben meer inzicht. Bovendien heeft WhiteVision het inkoopfactuurverwerkingsproces enorm versneld. Werk dat voorheen tijdrovend was, ronden we nu binnen een uur af. We kunnen alle facturen plús de bijbehorende communicatie altijd heel eenvoudig terugvinden in het digitale archief. WhiteVision is gewoon niet meer weg te denken uit ons bedrijf. We starten en eindigen de dag met het systeem!”

“Nu het invoerwerk is verdwenen, hebben we tijd voor speciale werkzaamheden”

Sinds Van Markus Autoschade met WhiteVision werkt, heeft de financiële administratie meer tijd over voor andere werkzaamheden: “Voorheen moesten we specifieke dagen inplannen om debiteurenbeheer of andere speciale taken op te pakken. Daar kwamen we simpelweg niet aan toe, omdat we een hele stapel inkoopfacturen moesten coderen en controleren. Met WhiteVision is het invoerwerk verdwenen. Wij hoeven alleen te controleren of de OCR-software de factuurgegevens goed heeft herkend. Daarna zet het systeem de facturen automatisch door naar collega’s, die het document tijdig kunnen accorderen.”

De medewerkers van Van Markus Autoschade vinden WhiteVision een heel gebruiksvriendelijk systeem: “Je kan de status van een factuur te allen tijde inzien. WhiteVision heeft een template waarmee je leveranciers met één muisklik een mail kan sturen wanneer zij de factuur niet correct hebben opgesteld of aangeleverd. Heel handig!”

“De experts van WhiteVision verdiepten zich in onze processen en dachten met ons mee”

Bij aanvang van de samenwerking moest WhiteVision de koppeling met Dw pro nog maken. Rolph had er het volste vertrouwen in dat dit zou lukken. “Dat kwam door de aanpak,” vertelt hij. “WhiteVision stuurde geen verkopers, maar experts die met ons meedachten. Zij gingen met ons om de tafel en verdiepten zich in onze processen en uitdagingen. Daarnaast werkte WhiteVision nauw samen met Solera om de koppeling goed te laten aansluiten.”

 

Fatima benadrukt dat een naadloze koppeling cruciaal was voor Van Markus Autoschade: “Wij wilden dat het overschakelen van het ene naar het andere programma zou voelen als het omslaan van een bladzijde in een boek. Kopieer-, mail- of printwerk mocht er niet meer zijn. Wij hebben hoge eisen gesteld aan WhiteVision. Deze vergden soms wat aanpassingen. Maar WhiteVision heeft alles voor ons mogelijk gemaakt!”

“WhiteVision is een

investering die zich dubbel

en dwars terugverdient”

Of Van Markus Autoschade met WhiteVision wil blijven werken? “Absoluut,” zegt Rolph. “Wij gaan graag langetermijnsamenwerkingen aan met businesspartners. Daarom hebben we uitgebreid vooronderzoek gedaan. We hebben meerdere OCR-leveranciers gesproken, maar slechts één kon ons echt helpen: WhiteVision. Ik kan mij niet voorstellen dat er een partij is die WhiteVision nog kan overtreffen.”

Van Markus Autoschade zou WhiteVision dan ook zonder twijfel aanbevelen aan andere bedrijven. “De oplossing helpt je een efficiëntere werkwijze te realiseren,” zegt Fatima.

Rolph benadrukt dat WhiteVision uitkomst heeft geboden toen iedereen tijdens de coronacrisis vanuit huis moest werken: “Het programma draait gewoon door, ongeacht de werklocatie van medewerkers. Dat is zoveel waard. Ik zou zeggen: zie WhiteVision niet als kostenpost, maar als investering. Deze verdien je dubbel en dwars terug. Als je de oplossing eenmaal gebruikt, wil je niet meer zonder!”

Meer klantverhalen lezen?

Franssen Franken

"WhiteVision is efficiënt en gemakkelijk in gebruik. De oplossing haalt heel veel werkdruk bij je weg!"

Koppeling: Exact Globe

Lees meer over deze case

Automotions

“Centrale inkoopfactuurverwerking, tijdwinst en meer efficiëntie: wij staan heel positief tegenover WhiteVision”

Koppeling: Navision Incadea

Lees meer over deze case