Van Dillen Bouwgroep
Onder Van Dillen Bouwgroep vallen 4 productiebedrijven met ieder hun eigen identiteit en discipline. In deze productiebedrijven werken 120 collega’s en draaien een jaarlijkse omzet van +/- 45 miljoen. Van Dillen Bouw BV is het traditionele aannemersbedrijf en bestaat sinds 1724. Dit is de basis voor de Van Dillen Bouwgroep en verzorgt grootschalig onderhouds-/ en renovatieprojecten voor met name woningcorporaties maar ook nieuwbouwactiviteiten, verbouwingen en utiliteitsbouw. Het tweede productiebedrijf, Van Dillen Onderhoud & Beheer BV, is ingericht voor dagelijks-/ en mutatieonderhoud waarbij reparatieverzoeken van huurders snel en vakkundig worden afgehandeld.
Wanneer een huurder zijn woning verlaat en deze weer opgefrist moet worden, worden deze werkzaamheden ook door ons uitgevoerd. Tevens verzorgt dit bedrijfsonderdeel de garantiewerkzaamheden voor onze door van Dillen Bouw uitgevoerde projecten. Daarnaast heeft Van Dillen Bouwgroep een timmerfabriek – het derde productiebedrijf – dat hardhouten ramen, deuren en kozijnen produceert voor zowel eigen projecten als voor derden. Vanuit het vierde productiebedrijf, Prefab fabriek Culemborg BV, verkoopt en assembleert Prefab duurzame (gevel) elementen en energieneutrale woningen. Tevens beschikt de Van Dillen Bouwgroep over een eigen materieeldienst.
De behoefte
Van Dillen Bouwgroep gebruikte al 2 jaar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen toen het overstapte op ERP-systeem 4PS Construct. Omdat het bedrijf verstoringen in het proces wilde vermijden, ging het op zoek naar een bewezen oplossing van een betrouwbare partner – een preferred supplier van 4PS. De naam ‘WhiteVision’ kwam daarop snel in beeld.
De oplossing
Hoewel een oplossing voor digitale inkoopfactuurverwerking niet nieuw was voor Van Dillen Bouwgroep, moest het wel bekend raken met een nieuw product. Het bedrijf wilde vooral weten hoe Whitevision precies werkte en hoe het verschilde van de tot dan toe gebruikte oplossing. Daarom kwam Frank de Wit, directeur van Whitevision, langs om een demo te geven. Van Dillen Bouwgroep zag direct dat deze oplossing méér mogelijkheden bood en daardoor ook in de toekomst nuttig zou kunnen zijn. De beslissing om met Whitevision aan de slag te gaan werd snel genomen!
De voordelen van Whitevision
- Enorme tijdwinst door automatische inkoopfactuurverwerking
- Goede controlerende functie voor betere fraudedetectie
- Gemakkelijk facturen naslaan in digitaal archief
- Stabiele oplossing met veel toekomstmogelijkheden
- Uitstekend afgestemd op de specifieke wensen van de bouw- en installatiewereld
“Whitevision heeft ons veel tijd opgeleverd,” zegt Erik van IJzendoorn, procesmanager bij Van Dillen Bouwgroep. “Inkoopfacturen komen digitaal bij ons binnen. Met onze leveranciers hebben we afgesproken dat zij facturen naar een bepaalde mailbox sturen. Whitevision leest deze mailbox uit en zet voorstelboekingen klaar. Daar hoeven we zelf niets voor te doen.” Daarnaast heeft de oplossing van Whitevision voor een kwaliteitsverbetering gezorgd: “Whitevision heeft een controlerende functie die zaken als KvK-nummer en bankrekening nagaat. Zo worden eventuele frauduleuze facturen sneller opgespoord. Er zit véél meer in de oplossing dan een medewerker stapsgewijs zou kunnen uitvoeren bij het verwerken van papieren facturen.”
Een groot voordeel van Whitevision is dat van Dillen Bouwgroep geen kasten vol facturen meer heeft. Erik: “Je slaat digitale bestanden op in een digitaal archief dat je gemakkelijk kunt doorzoeken. Daar komt geen stukje papier meer aan te pas! Projectleiders, die bij ons verantwoordelijk zijn voor het financiële reilen en zeilen van een project, maken regelmatig gebruik van deze functie. Bijvoorbeeld wanneer ze posten tegenkomen die afwijken van de verwachtingen. Het is heel makkelijk om een digitale factuur dan even tevoorschijn te halen op het scherm om deze te controleren.”
Het fiatteren van inkoopfacturen is bovendien een stuk gemakkelijker met de Whitevision-Workflow. “Bij onze vorige oplossing was dit niet zo uitgebreid ingeregeld, waardoor we tegen beperkingen aanliepen. Nu zit de accorderingsflow volledig in Whitevision. Daardoor is de snelheid van het verwerkingsproces nóg meer toegenomen.”
Van Dillen Bouwgroep hoeft vrijwel nooit een beroep te doen op het supportteam van Whitevision. “Dat is een compliment, want het toont aan hoe goed het product functioneert,” zegt Erik. “Wanneer wij support wél inschakelen, dan is dat meestal omdat we een opfrisser over een bepaalde functie nodig hebben of nieuwe wensen willen doorgeven. Whitevision pakt dit soort zaken snel en prima op.”
Naast het feit dat Whitevision een stabiel product is, draagt het ook de mogelijkheden in zich om door te ontwikkelen: “Whitevision doet er veel aan om voorop te blijven lopen in een altijd verder digitaliserende wereld. Daarbij spitst het zich toe op bepaalde branches. Dat is denk ik de grote kracht van de oplossing: deze speelt perfect in op de specifieke wensen van de bouw- en installatiewereld. Onze branche is toch nét een beetje anders en Whitevision heeft heel goed geluisterd naar alle betrokken partijen. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de velden die prominent naar voren komen in de software.”
Net als Whitevision houdt Van Dillen Bouwgroep ervan om voorop te lopen. “Daarom spreekt het toekomstgerichte karakter van de oplossing ons zo aan,” vertelt Erik. “Terwijl wij onze inkoopfacturen verwerken – circa 25.000 per jaar – zien we dat Whitevision druk aan het ontwikkelen is. Momenteel wordt er bijvoorbeeld gewerkt aan een oplossing omtrent serviceopdrachten. Daar maken wij nog geen gebruik van, maar we delen onze inzichten wel met de productowner van Whitevision.”
Dat de introductie van vernieuwingen geen verstoringen veroorzaakt, vindt Erik ook een zeer positief punt: “Van updates merk je niets als gebruiker. Veel mensen beseffen het niet, maar het is bijna niet in woorden uit te drukken hoe belangrijk het is om een stabiele oplossing te hebben die gewoon goed werkt.” Van Dillen Bouwgroep peinst er dan ook niet over om met Whitevision te stoppen: “Ik moet er niet aan denken dat we weer met de hand facturen moeten verwerken en accorderen. Voor ons is Whitevision niet meer weg te denken uit de organisatie!”
