Bouwbedrijf van der Vliet
Bouwbedrijf van der Vliet is gespecialiseerd in kleinbouw. Onderhoud, verbeteringen, verbouwingen, renovaties, restauraties en kleine nieuwbouw vallen binnen het expertisegebied van het bedrijf, dat inmiddels ruim 100 jaar bestaat. Kwaliteit vormt dé basis van waaruit werknemers en partners werken. Deze komt tot uiting in de kennis, de deskundigheid, het vertrouwen en de goede communicatie die Bouwbedrijf van der Vliet aan den dag legt. De interne medewerkers en de vaste samenwerkingspartijen zijn optimaal op elkaar ingespeeld, waardoor het bedrijf zijn afspraken nakomt en klanten écht ontzorgt. Hoe? Door hen alles uit handen te nemen – van ontwerp tot realisatie.
De behoefte
Het inkoopfactuurverwerkingsproces bij Bouwbedrijf van der Vliet was veelomvattend. Facturen kwamen per mail binnen, waarna vele handmatige handelingen nodig waren: uitprinten, inboeken in het ERP-systeem en een papieren goedkeuringsronde doorlopen. Tijdens het verwerkings- en goedkeuringsproces raakten facturen vaker dan eens weg. Bovendien leverde dit proces te veel werkzaamheden op. Daardoor kwam Bouwbedrijf van der Vliet op een gegeven moment voor een belangrijke keuze te staan: een extra medewerker aannemen óf een automatiseringsoplossing in gebruik nemen.
De oplossing
Al snel besloot Bouwbedrijf van der Vliet dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen de beste optie zou zijn. Een goede oplossing zou een kosten- en tijdbesparing opleveren. Bovendien hoefde er geen nieuwe medewerker te komen. Een gesprek met ERP-leverancier BouwInfosys wees uit dat WhiteVision een passende, solide oplossing kon bieden. Bouwbedrijf van der Vliet had er zóveel vertrouwen in dat het vrijwel direct besloot om met Whitevision in zee te gaan.
“Whitevision heeft ons zeer veel tijdbesparing opgeleverd,” vertelt Maryse Miltenburg, mede-eigenaar van Bouwbedrijf van der Vliet. “Vroeger was ik één hele dag per week bezig met het verwerken van inkomende facturen. Nu houd ik alles dagelijks bij, omdat dit met Whitevision ontzettend snel gaat.”
De voordelen van Whitevision
De Whitevision-Workflow draagt bij tot het versnellen van het verwerkingsproces: “In het verleden deed elke factuur een ‘rondje’ langs iedereen. Nu krijgen medewerkers alleen nog inkoopfacturen te zien die bij hún projecten horen. Zij zijn erg blij dat we deze efficiëntieslag hebben kunnen maken. Eigenlijk zijn we allemaal heel positief over Whitevision. Het is een heel makkelijk en prettig systeem, je bespaart er enorm veel papier mee én je kan facturen (plus bijbehorende werkbonnen) zeer makkelijk terugvinden!”
Waarom Maryse de oplossing van Whitevision ideaal vindt, licht zij graag toe door het verwerkingsproces te beschrijven. “Facturen komen bij ons binnen in een speciale facturenmailbox. Ik sleep de pdf-bestanden heel makkelijk naar Whitevision, waarna ik BouwInfosys open om de facturen binnen te halen. Daar wordt netjes aangegeven bij welke administratie en welk boekjaar de facturen horen. Heel handig, want wij hebben meerdere administraties. Eigenlijk zorgt het systeem er zo reeds van tevoren voor dat je geen fouten maakt. Zodra ik de hele factuur zie staan, voert het systeem alle gegevens zelf in. In het begin moet je sommige zaken nog even aanvullen maar dat hoef je slechts één keer te doen. Whitevision is namelijk een zelflerend systeem omdat het gebruik maakt van SMART OCR.”
Dat SMART OCR zijn vruchten afwerpt, merkt Maryse zeker: “Wij gebruiken Whitevision nu ruim vijf maanden en 75% van de facturen wordt in één keer goed geboekt. Het enige wat we handmatig hoeven te doen is aangeven bij welk project een factuur hoort. Maar dat vergt alleen een simpele druk op de knop: zodra je bijvoorbeeld een bedrag aanklikt, neemt Whitevision het alweer van je over!”
Een goed begin is het halve werk – dát merkte Bouwbedrijf van der Vliet nadat het had besloten om Whitevision in gebruik te nemen. “De implementatie verliep uitstekend,” licht Maryse toe. “De eerste stappen geschiedden op afstand. Vervolgens kwamen de accountmanager van Whitevision en onze contactpersoon van BouwInfosys bij ons langs. Na één hele nuttige dag konden we meteen met Whitevision aan de slag.”
Hoewel Maryse het rechtstreekse nummer van de accountmanager kreeg om verdere vragen snel te kunnen stellen, heeft zij nooit de telefoon hoeven te pakken: “De koppeling werkt fantastisch en Whitevision is erg eenvoudig in gebruik. De leercurve is echt minimaal. Een week na de implementatie belde Whitevision míj op om te vragen hoe het ging. ‘Prima!’ zei ik. Wij hadden gewoon geen aanvullende hulp nodig.”
“Wat ik heel fijn vind is dat Whitevision niet een bedrijf is dat éérst zijn best doet om je iets te verkopen om je vervolgens aan je lot over te laten,” zegt Maryse. Zij vindt dat de communicatie prima en gebalanceerd verloopt: “In het begin word je echt begeleid. Daarna houdt WhiteVision heel goed contact via de mail. We worden niet overladen met berichten, maar Whitevision houdt ons wel op de hoogte van interessante ontwikkelingen en webinars. Bovendien maakt Whitevision het ons heel makkelijk om vragen te stellen.”
Maryse zou Whitevision dan ook zeker aanbevelen aan andere bedrijven: “Dat doen we eigenlijk al! Binnenkort komt een van onze onderaannemers bijvoorbeeld langs om eens te kijken hoe de oplossing werkt. Ik raad Whitevision absoluut aan, ook aan kleinere bedrijven. Je moet best even een investering doen, maar die verdient zichzelf makkelijk terug. Als je eenmaal met de oplossing werkt, ervaar je namelijk een enorm gemak. En dat is gewoon geweldig!”
