Van den Heuvel Afbouwgroep
Met een elftal werkmaatschappijen in drie takken – afbouw, bouw en bouwmaterialen – heeft Van den Heuvel Afbouwgroep alle disciplines onder één dak. Sommige daarvan zijn 10 jaar oud, andere bestaan al 50 jaar. Het doel is helder: totaaloplossingen bieden op het gebied van afbouw bij grootschalige bouwprojecten. Complete ontzorging is hierbij essentieel. Van den Heuvel Afbouwgroep neemt zaken als timmer-, schilder-, stuc- en tegelwerk, maar ook gevelisolatie en glaszetterij geheel voor zijn rekening. Momenteel heeft het bedrijf 75 eigen werknemers in dienst. Daarbuiten werkt het samen met 200 mensen.
De behoefte
Rond 2014 besloot Van den Heuvel Afbouwgroep om met het pakket Vakware van Admicom te gaan werken. Vanwege een behoefte aan tijdbesparing op de administratieafdeling was het bedrijf ook geïnteresseerd in een goede scan- en herkenoplossing. Een snellere accordering en een digitale archiveringsmethode waren eveneens wenselijk. Daarom ging Van den Heuvel Afbouwgroep op zoek naar een oplossing die in deze behoeftes kon voorzien.
De oplossing
Na enkele presentaties te hebben gehad over het scannen en herkennen van inkoopfacturen, hoorde Van den Heuvel Afbouwgroep via Admicom over Whitevision. De oplossingen bleken prima op elkaar aan te sluiten, omdat Whitevision en Vakware een partnerschap hebben. Daarom ging Van den Heuvel Afbouwgroep om de tafel zitten met directeur Frank de Wit. Zijn toelichting omtrent de oplossing klonk goed. Het besluit om met Whitevision in zee te gaan was dan ook snel genomen.
De voordelen van Whitevision
- Meer inkoopfacturen verwerken in een kortere tijd
- Direct inzicht in de inkoopfactuurstatus
- Vlottere verwerking en meer overzicht door digitale goedkeuring
- Goede aansluiting op Vakware
- Snelle en eenvoudige ingebruikname na implementatie
- Altijd inzicht in digitaal archief
“Binnen onze organisatie bestond de behoefte om te besparen op administratieve uren,” vertelt Boy van der Horst, hoofd bedrijfsbureau bij Van den Heuvel Afbouwgroep. “Wij wilden in een kortere tijd meer inkoopfacturen verwerken. Daarnaast vonden we het belangrijk om stukken in een digitaal archief te kunnen opzoeken. We waren dus op zoek naar een oplossing die ons dit kon bieden. ”Omdat het bedrijf destijds met meerdere pakketten werkte, viel er op efficiëntiegebied een verbeterslag te maken: “We wilden naar één totaalpakket. Dat is uiteindelijk Vakware geworden. En omdat Admicom met Whitevision samenwerkt voor het herkennen en scannen van inkoopfacturen, was het advies om hiermee aan de slag te gaan. Dat was overigens prima: na een uitleg van het systeem zag ik hoe praktisch het kon zijn. Bovendien voelde het allemaal ook gewoon goed aan.”
Wat Whitevision heeft opgeleverd, is volgens Boy duidelijk: “Tijdbesparing, digitale goedkeuring en een digitaal archief.” In het verleden was het verwerkings- en accorderingsproces een stuk omslachtiger. “We moesten inkoopfacturen stempelen om ze vervolgens te laten rondgaan door de organisatie. Ze gingen van bureau naar bureau. Dan moesten we nog maar afwachten wanneer ze werden opgepakt. Dat handmatige proces was erg tijdrovend. En kregen we een telefoontje van een crediteur over een openstaande factuur, dan wisten we niet direct waar het document zich bevond. We moesten het gebouw doorlopen om ernaar te zoeken en te achterhalen waarom dit nog niet was getekend.” Nu is dat gelukkig anders: “Inkoopfacturen worden digitaal naar de juiste mensen gestuurd. Daardoor hebben we ze ook gemakkelijk digitaal in zicht. Waar zijn ze momenteel? Zijn ze al goedgekeurd? Dat soort vragen kunnen we nu snel en eenvoudig beantwoorden.”
Door de bank genomen werkt de aansluiting van Whitevision op Vakware prima: “We werken met OCR in de Cloud van Whitevision. Dit betekent dat inkoopfacturen automatisch in Vakware terechtkomen. De zelflerende functie van de scan- en herkenoplossing is een kwestie van even trainen, maar daarna werkt deze goed.”
Het implementatieproces verliep volgens Boy vloeiend: “Er kwam een Implementatie Consultant van Whitevision bij ons langs om alle processen te bespreken en de configuratie in te stellen. Daarna kon iedereen eigenlijk gemakkelijk en snel met Whitevision werken.
”Soms heeft Van den Heuvel Afbouwgroep nog weleens de supportafdeling nodig: “Het contact is minimaal en dat is gunstig. Het zou niet goed zijn als we de supportafdeling steeds nodig zouden hebben!” Wanneer ondersteuning echter gewenst is, verloopt het proces naar tevredenheid. “Dat we op een gegeven moment supportvragen konden indienen via de portal, was aanvankelijk even wennen. Maar bij acute vragen wordt er wel op gehandeld. En als we tegen problemen aanliepen, werden deze altijd opgelost.”
Onlangs is Van den Heuvel Afbouwgroep met Whitevision in gesprek getreden over een aangepaste oplossing voor de overige werkmaatschappijen van het bedrijf. “Daar gebruiken we niet Vakware, maar een pakket dat met een andere standaardoplossing werkt voor het verwerken van inkoopfacturen. Een Account Manager van Whitevision heeft met ons bekeken hoe we de Whitevision Workflow-oplossing hierin kunnen integreren. Daar laten we nu onze gedachten over gaan.” Als een ander bedrijf Boy nu om advies zou vragen omtrent een scan- en herkenoplossing, zou hij Whitevision dan aanbevelen? “Ja, vooral als je met Vakware werkt. Natuurlijk moet je altijd kijken hoe een oplossing zich in de toekomst doorontwikkelt, maar momenteel kan ik zeggen: voor ons werkt Whitevision zoals het moet.”
