Van Berkel Landschap & Infra:

De behoefte

Van Berkel Landschap & Infra moest een groeiende hoeveelheid papieren inkoopfacturen verwerken.  Het bedrijf heeft meerdere locaties en dat vertraagde de verwerking, omdat facturen van de ene naar de andere locatie moesten. Daarnaast merkte het bedrijf dat facturen ook in toenemende mate via de digitale weg binnenstroomden. Van Berkel Landschap & Infra besloot dat het tijd was om centraler te werken – en wel door de inkoopadministratie te digitaliseren.

De oplossing

Omdat Van Berkel Landschap & Infra reeds met Infraworks werkte, klopte het bedrijf aan bij ERP-leverancier BouwInfosys. Toen bleek dat WhiteVision een oplossing bood voor het verwerken én het fiatteren van inkoopfacturen, vroeg Van Berkel Landschap & Infra een demo aan. Tijdens de demo bleek de oplossing zeer gebruiksvriendelijk te zijn en perfect aan te sluiten op BouwInfosys. Deze elementen gaven de doorslag: Van Berkel Landschap & Infra besloot met WhiteVision te gaan werken.

“WhiteVision en BouwInfosys bieden

een geslaagde totaaloplossing”

“Het effect van WhiteVision was vanaf het begin in onze organisatie voelbaar,” zegt Corine Essens – van der Ploeg, bedrijfskundig ICT’er bij Van Berkel Landschap & Infra. “Ik hoorde al snel positieve verhalen vanuit de organisatie. Voor de financiële administratie is het bijvoorbeeld erg fijn dat het fysieke archief niet meer gebruikt hoeft te worden om papieren facturen terug te vinden. We kunnen alles met één druk op de knop tevoorschijn halen in ons digitale archief. Ook voor goedkeurders is het proces een stuk simpeler geworden”.

De integratie tussen WhiteVision en Infraworks is naadloos, waardoor Van Berkel Landschap & Infra het gevoel heeft met een totaaloplossing te werken. Corine: “De twee systemen werken heel goed samen. Wanneer je bijvoorbeeld factuurnummer aanklikt, wordt deze direct in het juiste veld in Infraworks gezet. Dat werkt zeer goed en prettig. Daardoor kunnen we facturen nog makkelijker en efficiënter controleren. Ook beperken we de kans op fouten tot een minimum. Kortom, een geslaagde koppeling!”

“Wat de oplossing uniek maakt, is dat BouwInfosys en WhiteVision samenwerken tot op componentniveau,” legt Maarten de Janssen, directeur van BouwInfosys, uit. “Klanten gebruiken WhiteVision niet naast ons ERP-pakket. De koppeling is echt geïntegreerd in het systeem. Gebruikers hoeven WhiteVision soms maar eens per jaar afzonderlijk op te starten. Alles is helemaal ingeregeld.”

De resultaten van het gebruik van WhiteVision zijn inmiddels goed merkbaar binnen Van Berkel Landschap & Infra. “Mijn collega’s besteden hun tijd niet meer aan repeterende, maar aan controlerende werkzaamheden,” vertelt Corine. “Bovendien besparen zij heel wat uren omdat ze altijd een lege facturenmailbox aantreffen.”

Dit laatste is te danken aan het feit dat Van Berkel Landschap & Infra onlangs de SMART E-mail handler van WhiteVision in gebruik heeft genomen. Corine legt uit waarom dit een goede beslissing is geweest: “Wanneer een mail binnenkomt in onze facturenmailbox, herkent de software de factuur en wordt deze in een map in onze server geplaatst. Van daaruit worden alle verwerkte facturen elk uur automatisch ingelezen in Infraworks.”

Ook BouwInfosys zet de SMART E-mail handler naar grote tevredenheid in. Maarten: “De tool werkt zo goed dat je eigenlijk niet merkt dat de WhiteVision-software aan het werk is. Facturen worden automatisch klaargezet om ingelezen te worden in Bouwworks. Daardoor is de facturenmailbox van BouwInfosys altijd leeg. Soms gaat er een week voorbij voordat ik mij herinner dat ik nog even in het postvak moet kijken om te controleren of er een mail opzij is gezet die extra aandacht nodig heeft. ‘Boekhouden met het licht uit’ krijgt echt betekenis met de SMART E-mail handler.”

Corine is het daarmee eens: “Door de SMART Email handler kunnen mijn collega’s hun dag direct in Infraworks beginnen, waar de facturen voor hen klaarstaan. WhiteVisions SMART-OCR heeft deze al herkend, dus ze hoeven alles enkel nog even te controleren.” Dat de SMART E-mail handler, net als SMART-OCR, zelflerend is, vindt Van Berkel Landschap & Infra erg handig: “Als de SMART E-mail handler een bepaalde betalingsherinnering niet direct herkent, kun je dit heel gemakkelijk aangeven. De volgende keer herkent de tool een soortgelijk bericht dan wél.”

Maarten beaamt hoe handig deze functie is voor een bedrijf als Van Berkel Landschap & Infra: “Als je dagelijks zoveel facturen moet verwerken, haal je er natuurlijk enorm veel voordeel uit. Mails worden automatisch verwerkt en facturen worden herkend en klaargezet. Daarmee elimineer je onnodige handelingen, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Dat staat buiten kijf.”

Dat WhiteVision altijd bezig is met innovatie, vindt Corine een groot pluspunt. “Omdat WhiteVision klanten goed op de hoogte houdt van ontwikkelingen, kunnen we stappen zetten en innovaties, zoals de SMART E-mail handler, implementeren binnen ons bedrijf wanneer deze beschikbaar zijn.”

Daarnaast vindt Corine het prettig dat WhiteVision zeer klantgericht is: “Ik merk dat aan verschillende dingen. We ontvangen een nieuwsbrief, kunnen deelnemen aan webinars en hebben een feedbackfunctie tot onze beschikking. Het is duidelijk dat WhiteVision het belangrijk vindt dat je als klant enthousiast bent en blijft over de software.”

Of Van Berkel Landschap & Infra verwacht met WhiteVision te blijven werken? “Zolang de samenwerking met BouwInfosys blijft bestaan, zeker. Wij zijn heel tevreden over de koppeling. Het inkoopfactuurverwerkingsproces verloopt zó automatisch dat mijn collega’s steeds minder beseffen dat slimme software op de achtergrond aan het werk is.” Corine zou andere bedrijven dan ook aanraden om met deze totaaloplossing te werken: “Als je Infraworks gebruikt, zou ik over WhiteVision zeggen: altijd doen. Het is zo’n succesvolle koppeling. Alles werkt gewoon ontzettend goed!”

En dat doet het al vanaf 2006. “BouwInfosys en WhiteVision gaan samen voor de beste oplossing voor de klant,” vertelt Maarten. Hoewel WhiteVision ook een oplossing heeft voor factuurfiattering gaan we samen voor de beste oplossing en vindt Maarten WhiteVision een waardevolle toevoeging: “Met SMART-OCR en de SMART E-mail handler kunnen onze klanten op een geïntegreerde manier nóg efficiënter werken. Daarmee bieden we hen de beste oplossing. En daar gaat het uiteindelijk om.”

Download hier de hele klantcase