Vaessen

Over Vaessen

Als specialist in sportbouw realiseert Vaessen vooral sportgerelateerde projecten — van zwembaden en ijsbanen tot sporthallen, eventueel in combinatie met een school. Vaessen is medeondertekenaar van het Nationaal Sportakkoord. Door de ontwikkeling en bouw van duurzame, innovatieve en multifunctionele sportaccommodaties levert Vaessen een positieve bijdrage aan de vitaliteit van Nederland èn de gezondheid van Nederlanders. Vaessen streeft ernaar om door de Nederlandse sportwereld én klanten als ‘outperformer’ op dit gebied te worden herkend en aangemerkt. Daarom verkent en benut zij continu nieuwe marktkansen en investeert in onderzoek, innovatie en kennisopbouw.

Fotografie door: ArtStudio23

De behoefte

Binnen Vaessen werden inkoopfacturen handmatig verwerkt. Mappen met facturen gingen van de een naar de ander. Facturen raakten regelmatig kwijt doordat ze uit de map werden gehaald en in een bureaula belandden. Een factuur terugvinden was daarom een hele onderneming. Dat kon efficiënter. Vaessen wilde sneller werken, minder papierwerk en een beter overzicht en dat betekende automatiseren.

De oplossing

Reeds vóór de automatiseringsplannen was Vaessen al in contact met WhiteVision. Nu het bedrijf klaar was voor de transitie, was de beslissing snel genomen om met WhiteVision in zee te gaan in het volste vertrouwen dat de samenwerking goed zou verlopen. In 2019 sloegen Vaessen en White Vision de handen ineen om de digitale factuurverwerking binnen Vaessen te realiseren.

“WhiteVision heeft ons tijd, snelheid en overzicht opgeleverd,” zegt  Angelique Laureijssen, controller bij Vaessen. “Omdat alle facturen digitaal in het systeem staan opgeslagen kunnen wij geen facturen meer kwijtraken. Bovendien verwerken we elke factuur nu apart. Vroeger kon het hele proces nog wel eens vertraging oplopen wanneer de map met papieren facturen bij één persoon bleef hangen.” Met de coronacrisis bleek de automatiseringsstap zelfs een bijkomend voordeel op te leveren: “Van de ene op de andere dag werkte iedereen vanuit huis. Als we de facturen toen nog handmatig hadden verwerkt, was dit een groot probleem geweest. Dan had niemand verder gekund!”

Ook ná het verwerken van de facturen blijft WhiteVision voor voordelen zorgen: “Met twee drukken op de knop draaien we rapportages. Dat maakt veel zaken — waaronder accountantscontroles — een stuk gemakkelijker!”

Als Angelique het vroegere inkoopfactuurverwerkingsproces met dat van nu vergelijkt, ziet zij een grote vooruitgang: “WhiteVision biedt veel functies die het ons een stuk gemakkelijker maken. Zo nietten we bonnen vroeger aan papieren facturen, terwijl we deze documenten nu eenvoudig kunnen koppelen met de bonnenkoppelfunctie. De regelherkenning van WhiteVision is ook fijn. Als je deze functie één keer goed inregelt, kan je facturen vrijwel geheel automatisch laten boeken. Nadat je bijvoorbeeld de eerste elektriciteitsnota hebt verwerkt, maakt het systeem de volgende keer een volledig ingevulde voorstelboeking. Dat is een duidelijke tijdbesparing voor ons!”

Vaessen maakt ook gebruik van de WhiteVision Workflow: “Wij hebben twee goedkeuringsrondes ingeregeld. Daarbij hebben we aangegeven wie voor welk project verantwoordelijk is. De factuur gaat automatisch naar alle goedkeurders die aan een project gekoppeld zijn. Het systeem is zo ingesteld dat de goedkeurders elke vrijdag een automatische reminder ontvangen waarin staat hoeveel facturen er nog voor hen klaarstaan ter accordering.”

Dat facturen na accordering en betaling direct worden gearchiveerd, vindt Angelique een groot voordeel: “Het is makkelijk werken met het digitale archief. Vroeger moesten we lang zoeken naar papieren versies, maar nu kunnen we facturen razendsnel digitaal terugvinden op naam of factuurnummer!”

Over de implementatie van WhiteVision is Angelique zeer tevreden. “We zaten in het begin van de coronacrisis, waardoor sommige zaken op afstand verliepen,” vertelt Angelique. “Onze WhiteVision-consultant heeft ons deskundig begeleid en was makkelijk te bereiken. Door de flexibiliteit van WhiteVision konden we binnen korte tijd op gedegen wijze live gaan. Alles is vlot verlopen. En de koppeling met Navision werkt prima!”

Na de livegang heeft Vaessen niet vaak gebruikgemaakt van support: “Dat is een goed teken, want dat betekent dat de software gebruiksvriendelijk is. De enkele keren dat we ondersteuning nodig hadden, werd onze vraag snel en accuraat binnen 1 à 2 uur beantwoord.”

Of Angelique WhiteVision aan andere bedrijven zou aanraden? “Zeker. Je bespaart veel tijd met de oplossing. En facturen zijn altijd voorhanden, waar je ook bent. Dat locatie-onafhankelijke aspect is belangrijk. Niet alleen vanwege de coronacrisis, maar ook vanwege onze branche. Onze projectmanagers zijn regelmatig op de bouwlocatie en nu kunnen zij met een laptop ook op de bouw facturen goedkeuren. Dat is ontzettend efficiënt. WhiteVision is een prima totaaloplossing voor het digitaliseren van facturen. Bovendien is het systeem gebruiksvriendelijk én krijg je goede begeleiding vanuit WhiteVision.”

Angelique wil dan ook zeker met WhiteVision blijven werken: “Wanneer een oplossing goed werkt, wil je deze natuurlijk behouden. Zeker in onze branche, waar we te maken hebben met een projectadministratie, is overstappen niet makkelijk. Daar komt nog eens bij dat WhiteVision betaalbaar is voor deze geavanceerde ICT-oplossing. “

Fotografie door: ArtStudio23