Trebbe: “Flinke verbeterslagen door digitale inkoopfactuurverwerking: WhiteVision maakt het proces beter, efficiënter en sneller”

Over Trebbe

Conceptuele dienstverlenende bouwer Trebbe is een familiebedrijf dat reeds vanaf 1911 bestaat. Van planontwikkeling tot oplevering en meerjarig onderhoud, van nieuwbouw tot renovatie in de woningbouw en utiliteitsbouw: Trebbe werkt aan resultaten die aan de verwachtingen van klanten voldoen. Het bedrijf ‘bouwt met perspectief’: het gebruikt haar ruime eeuw aan bouwhistorie als fundament voor een toekomst waarin mensen, materialen en hun omgeving in balans zijn. Trebbe kijkt voortdurend naar de wereld om ons heen en past haar werkwijze daarop aan.

De behoefte

Toen de bouwcrisis haar intrede deed, ging menig bouwbedrijf op zoek naar manieren om kosten te besparen. Overal hoorde Trebbe verhalen over systemen die het digitaal verwerken van inkoopfacturen konden vergemakkelijken. Daarop besloot het bedrijf op zoek te gaan naar de beste scan- en herkenoplossing.

De oplossing

Op een gegeven moment kwam Trebbe in contact met een ander bouwbedrijf in Limburg, dat een hele studie had gemaakt van de verschillende scan- en herkensystemen op de markt. Deze onderneming gaf aan dat WhiteVision de beste optie was. Trebbe ging af op dit advies en vroeg een demo aan bij WhiteVision. Het contact verliep zeer soepel en al snel had Trebbe een goed gevoel bij de oplossing. Spoedig was de overstap een feit.

“WhiteVision is efficiënt en klantgericht. Het team denkt écht mee met de vragen van de klant en lost problemen snel op.”

De voordelen van WhiteVision

• Meer facturen verwerken in minder tijd
• Digitaal routeren (incl. opmerkingen) binnen WhiteVision of buiten 4PS
• Overzichtelijk digitaal archief; bonnen eenvoudig gekoppeld aan inkoopfactuur
• Succesvolle koppeling met 4PS Construct (Navision)
• Duidelijke uitleg, inleving in de klant en goede begeleiding
• Verbeterslagen door continue nieuwe ontwikkelingen, zoals SMART-OCR

“Met de oplossing van WhiteVision hebben wij onze administratie gedigitaliseerd,” vertelt Laurens Olde Nordkamp, adjunct-directeur financiën bij Trebbe. “Nu kunnen we veel facturen verwerken met minder mensen, waardoor het hele inkoopfactuurverwerkingsproces een stuk efficiënter is geworden.” Dat levert meer tijd op: “Mensen kunnen facturen sneller verwerken met de scan- en herkenoplossing en het goedkeuren geschiedt op efficiënte wijze via de WhiteVision Workflow. Er komt geen papier aan te pas en we hoeven geen e-mails over en weer te sturen. Informatie kunnen we rechtstreeks kwijt in 4PS Construct (Navision), waar we ook de inkoopfactuurverwerking afhandelen.” Tip; wanneer je wilt weten hoeveel tijd je kunt besparen, vul je eenvoudig de calculator in op de WhiteVision website.

Het contrast met de vroegere werkwijze is groot: “Voorheen verzamelden we bonnen en sorteerden we facturen op stapels. Vervolgens kreeg elke factuur een stempel en moesten we de juiste bonnen erbij zoeken. Wanneer de factuur eenmaal was geboekt, werd deze in een map voor goedgekeurde, maar nog niet betaalde facturen gestopt. Na de betaling moesten we de factuur verplaatsen naar de map voor betaalde facturen.” Deze omslachtige manier van werken is nu voorgoed verleden tijd: “Digitaal gaat dit véél sneller. Dat heeft het gebruik van WhiteVision wel aangetoond.

Wanneer een factuur is herkend en de Workflow heeft doorlopen, dan gaat hij uit de Workflow. Alle informatie die tijdens het proces is gegenereerd, zoals opmerkingen over de factuur, wordt in de vorm van annotaties aan de factuur gehecht en opgeslagen in 4PS Construct (Navision). Daardoor hebben we een overzichtelijk digitaal archief.”

“De koppeling met 4PS Construct (Navision) was een succesvolle stap”

“Toen we in 2010 startten met WhiteVision, begonnen we met het scannen en herkennen van inkoopfacturen van een kleinere administratie binnen onze grote administratie. Van daaruit hebben we alles steeds verder uitgebreid,” vertelt Laurens. Aanvankelijk werkte Trebbe met een ander ERP-systeem, maar in 2012 stapte het bedrijf over op 4PS Construct (Navision). “Wij waren zo enthousiast over onze scan- en herkenoplossing dat we deze niet kwijt wilden. Daarom hebben we gevraagd of WhiteVision deze wilde koppelen aan 4PS Construct (Navision).” Als klantgericht bedrijf dat altijd inspeelt op nieuwe ontwikkelingen, stond WhiteVision hier positief tegenover. “Zo werden wij de eerste 4PS Construct (Navision)-WhiteVisionklant.”

Als pionier vond Trebbe de beginfase erg spannend: “Nu is de koppeling helemaal ingeburgerd, maar destijds was zij nieuw. Omdat inkoopfactuurverwerking in een nieuw systeem direct goed moet lopen, was dit best risicovol voor ons. Maar uiteindelijk heeft het heel goed uitgepakt.”

“WhiteVision leeft zich in en geeft kundige begeleiding”

Het contact met WhiteVision was vanaf het begin prettig. Laurens: “Rondom de implementatie kwam de accountmanager regelmatig bij ons op kantoor om verschillende sessies te houden. Dat ging ontzettend goed. Hij kon de zaken duidelijk uitleggen en was in staat om zich in te leven in ons. Het systeem is ook nog eens heel gebruiksvriendelijk, dus we hebben de supportafdeling van WhiteVision niet vaak nodig gehad. Maar wanneer dit wel het geval was, werd er altijd snel geschakeld.”

Halverwege vorig jaar besloot Trebbe af te stappen van het barcodestickersysteem. “Ook daarin hebben we begeleiding gehad van een goede, kundige consultant. Hij is een dagdeel bij ons geweest om een actielijst punt voor punt met ons af te werken. De meeste zaken loste hij ter plekke op. Dat verliep dus perfect.”

“WhiteVision zoekt continu naar mogelijkheden voor optimalisatie”

Onlangs organiseerde WhiteVision ‘Meet the Experts’, een bijeenkomst waarbij nieuwe ontwikkelingen werden gepresenteerd. “Daar kwamen veel zaken naar voren waarvan ik dacht: dát moeten wij ook hebben,” zegt Laurens. “Ik vind het erg positief dat WhiteVision af en toe gewoon een hele middag wijdt aan het tonen van de mogelijkheden.”

Het is een van de redenen waarom Trebbe zeker met WhiteVision wil blijven werken. Maar ook het feit dat WhiteVision continu inspeelt op nieuwe marktontwikkelingen is een belangrijke factor: “WhiteVision zoekt steeds naar mogelijkheden voor optimalisatie. Wij zijn bijvoorbeeld heel positief over SMART-OCR, dat we het laatste jaar hebben kunnen oppakken. Daarmee hebben we een flinke verbeterslag kunnen maken. Daarnaast komen er nog heel wat zaken aan waarmee wij moeten omgaan, zoals XML-facturen en eventueel blockchain. Dat willen we graag met WhiteVision doen.” Laurens heeft niet het gevoel dat andere partijen een betere oplossing hebben waarvan hij gebruik zou maken. “Bij WhiteVision zie ik echt mogelijkheden om de dingen nóg beter en efficiënter te maken.”

Lees hier ook waar jij op moet letten als je archief software wilt gebruiken om facturen digitaal te bewaren.