Taveirne
Taveirne kan zich met recht dé expert op het gebied van spoorwerken noemen. Al sinds de jaren 50 is de organisatie gespecialiseerd in het aanleggen, vernieuwen en onderhouden van sporen. Taveirne heeft meegewerkt aan enkele van de belangrijkste projecten op het gebied van spoorwerken, de aanleg van stations en spoorvernieuwingen voor trein, tram en metro in België en Noord-Frankrijk. Ook brengt de organisatie projecten in industrie- en havengebieden tot een goed einde. Haar gespecialiseerde team zorgt dat elk project, ongeacht zijn omvang, op een vlotte en correcte wijze verloopt.
De behoefte
Als onderdeel van een brede digitaliseringsslag besloot Taveirne om over te stappen op ERP-pakket 4PS. Daarin wilde de organisatie de documentatie rondom uiteenlopende projecten stroomlijnen. Al gauw doemde een belangrijke vraag op: ‘Hoe kunnen we inkoopfacturen gemakkelijker inboeken en goedkeuren?’ Een veelomvattende vraag, want op dat moment verliep het gehele inkoopfactuurverwerkingsproces bij Taveirne nog handmatig. De organisatie ging op zoek naar een oplossing.
De oplossing
ERP-leverancier 4PS bracht Taveirne in contact met partner WhiteVision. Een demo op het kantoor van Taveirne volgde. De rechtstreekse koppeling met 4PS toonde aan dat de systemen uitstekend op elkaar zijn afgestemd. Bovendien kan er worden ingesteld vanaf welk bedrag een factuur niet langs één, maar langs twee goedkeurders zou moeten gaan. Dit trapsgewijze goedkeuringssysteem sprak de organisatie aan. De goede referenties van WhiteVision vormden de doorslaggevende factor: Taveirne besloot met de oplossing aan de slag te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Meer overzicht omdat alles traceerbaar is in het digitale archief.
- Tijdbesparing door de herkenning van Whitevisions SMART-OCR-software.
- Een meer controlerende functie door minimalisering van handmatige werkzaamheden.
- Een gestroomlijnder fiatteringsproces omdat je facturen altijd en overal kan goedkeuren via de Whitevision Workflow.
- Goede communicatie met de Whitevision-consultant én het supportteam.
“Bij Taveirne heeft Whitevision gezorgd voor meer overzicht en tijdbesparing,” zegt Dimitri Castelein, die werkzaam is op de boekhoudafdeling van Taveirne. “Het is heel prettig dat alles traceerbaar is in het digitale archief. We kunnen precies zien van welke partner we een factuur hebben ontvangen en wat hiermee is gebeurd. Daarnaast werkt de slimme OCR-software van Whitevision goed waardoor de basisgegevens op de facturen meteen herkend worden. Door deze herkenning kan een groot deel van de facturen sneller worden verwerkt en het scheelt ons veel handmatig werk. Wij hebben nu veel meer een controlerende functie.”
Hoe helpt Whitevision repeterende, eentonige taken de wereld uit bij Taveirne? Dimitri beschrijft wat de oplossing doet vanaf het moment dat een factuur binnenkomt: “Het begint met de SMART E-mail handler, die onze facturen-mailbox uitleest. Deze tool verzorgt de voorsortering en bewerking van inkomende facturen. Daardoor komen de pdf-bestanden automatisch in het systeem terecht, dat de factuurgegevens — inclusief het projectnummer — herkent. Bij het verwerkingsproces komt nauwelijks handmatig overtypewerk meer kijken. Dat is voor ons een groot voordeel. Daarnaast is het natuurlijk heel fijn dat Whitevision met 4PS kan communiceren, zeker omdat de koppeling in de praktijk goed werkt!”
De Whitevision Workflow is binnen Taveirne een groot succes. “Het feit dat we facturen altijd op afstand kunnen goedkeuren, heeft ons fiatteringsproces aanzienlijk verbeterd,” zegt Dimitri.
Toen mensen tijdens de pandemie vanuit huis moesten gaan werken, bleek de workflow-software zelfs dé oplossing om vlekkeloos door te werken. Dimitri vergelijkt de situatie met vroeger: “Als iemand in het pre-Whitevision-tijdperk wekenlang niet op kantoor kon komen, was dat een groot probleem. Vanuit de administratie waren we veel met opvolging bezig. En richting de leveranciers was er sprake van vertraging. Nu kunnen medewerkers overal inloggen. Ook hebben wij ingesteld dat ze drie keer per week een automatische reminder krijgen. Daardoor worden facturen veel sneller goedgekeurd. Zelfs tijdens de coronacrisis liep het proces gewoon door!”
Over het contact met Whitevision is Dimitri zeer positief. “Dat verloopt heel goed,” vertelt hij. “Tijdens de implementatie hadden we één vast aanspreekpunt: onze Whitevision-consultant. Deze legde het systeem aan ons uit aan de hand van praktijkvoorbeelden, die wij zelf mochten selecteren. Onze consultant was zeer proactief en dacht altijd in oplossingen. Toen de oplossing na enkele opstartproblemen eenmaal draaide, heb ik een of twee keer support nodig gehad. Ook dat verliep vlot. Ik diende een vraag in via het klantportaal van Whitevision en kreeg zeer snel antwoord.”
Of Dimitri Whitevision zou aanbevelen aan andere organisaties? “Absoluut. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing die veel mogelijkheden biedt. Daarvan willen wij in de toekomst misschien ook nog gebruikmaken.” En Dimitri weet waar hij over praat, want hij heeft in het verleden met een ander OCR-systeem gewerkt: “Dat verliep moeizaam. Whitevision is veel stabieler en nauwkeuriger. De oplossing voldoet aan alle verwachtingen!”
