Taveirne: Meer overzicht en tijd, minder handmatig werk: “WhiteVision voldoet aan alle verwachtingen”

De behoefte

Als onderdeel van een brede digitaliseringsslag besloot Taveirne om over te stappen op ERP-pakket 4PS. Daarin wilde de organisatie de documentatie rondom uiteenlopende projecten stroomlijnen. Al gauw doemde een belangrijke vraag op: ‘Hoe kunnen we inkoopfacturen gemakkelijker inboeken en goedkeuren?’ Een veelomvattende vraag, want op dat moment verliep het gehele inkoopfactuurverwerkingsproces bij Taveirne nog handmatig. De organisatie ging op zoek naar een oplossing.

De oplossing

ERP-leverancier 4PS bracht Taveirne in contact met partner WhiteVision. Een demo op het kantoor van Taveirne volgde. De rechtstreekse koppeling met 4PS toonde aan dat de systemen uitstekend op elkaar zijn afgestemd. Bovendien kan er worden ingesteld vanaf welk bedrag een factuur niet langs één, maar langs twee goedkeurders zou moeten gaan. Dit trapsgewijze goedkeuringssysteem sprak de organisatie aan. De goede referenties van WhiteVision vormden de doorslaggevende factor: Taveirne besloot met de oplossing aan de slag te gaan.

“Bij Taveirne heeft WhiteVision gezorgd voor meer overzicht en tijdbesparing,” zegt Dimitri Castelein, die werkzaam is op de boekhoudafdeling van Taveirne. “Het is heel prettig dat alles traceerbaar is in het digitale archief. We kunnen precies zien van welke partner we een factuur hebben ontvangen en wat hiermee is gebeurd. Daarnaast werkt de slimme OCR-software van WhiteVision goed waardoor de basisgegevens op de facturen meteen herkend worden. Door deze herkenning kan een groot deel van de facturen sneller worden verwerkt en het scheelt ons veel handmatig werk. Wij hebben nu veel meer een controlerende functie.”

Hoe helpt WhiteVision repeterende, eentonige taken de wereld uit bij Taveirne? Dimitri beschrijft wat de oplossing doet vanaf het moment dat een factuur binnenkomt: “Het begint met de SMART E-mail handler, die onze facturen-mailbox uitleest. Deze tool verzorgt de voorsortering en bewerking van inkomende facturen. Daardoor komen de pdf-bestanden automatisch in het systeem terecht, dat de factuurgegevens — inclusief het projectnummer — herkent. Bij het verwerkingsproces komt nauwelijks handmatig overtypewerk meer kijken. Dat is voor ons een groot voordeel. Daarnaast is het natuurlijk heel fijn dat WhiteVision met 4PS kan communiceren, zeker omdat de koppeling in de praktijk goed werkt!”

Over het contact met WhiteVision is Dimitri zeer positief. “Dat verloopt heel goed,” vertelt hij. “Tijdens de implementatie hadden we één vast aanspreekpunt: onze WhiteVision-consultant. Deze legde het systeem aan ons uit aan de hand van praktijkvoorbeelden, die wij zelf mochten selecteren. Onze consultant was zeer proactief en dacht altijd in oplossingen. Toen de oplossing na enkele opstartproblemen eenmaal draaide, heb ik een of twee keer support nodig gehad. Ook dat verliep vlot. Ik diende een vraag in via het klantportaal van WhiteVision en kreeg zeer snel antwoord.”

Of Dimitri WhiteVision zou aanbevelen aan andere organisaties? “Absoluut. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing die veel mogelijkheden biedt. Daarvan willen wij in de toekomst misschien ook nog gebruikmaken.” En Dimitri weet waar hij over praat, want hij heeft in het verleden met een ander OCR-systeem gewerkt: “Dat verliep moeizaam. WhiteVision is veel stabieler en nauwkeuriger. De oplossing voldoet aan alle verwachtingen!”