Schapers
Onder het familiebedrijf Schapers Holding vallen drie bedrijven met in totaal ca. 100 werknemers. Het eerste is Schapers & Zn. BV, dé specialist in wegenbouw, terreinverhardingen en grond- en rioleringswerken. Sinds de oprichting in 1934 maakt het bedrijf naam in Nederland en België als allround wegenbouwer met een breed dienstenpakket. De tweede onderneming is Oome Raamsdonk, een allround aannemer die bij projectontwikkelaars, bouwcorporaties en gemeenten bekendstaat als betrouwbare partner voor het realiseren van bouwprojecten, restauratiewerkzaamheden en 24/7 onderhoudswerkzaamheden. Ten slotte valt ook Brabant Groen BV onder de holding, een partner voor alles wat onder de noemer ‘groenvoorziening’ valt – in de openbare ruimte, maar ook bij bedrijven, instellingen en particulieren.
De behoefte
Als holding had Schapers te maken met een gigantische hoeveelheid inkoopfacturen die stuk voor stuk handmatig moesten worden verwerkt. Daarnaast moest een factuur vele paren ogen passeren voor een goedkeuring. Daardoor had Schapers het gevoel “behoorlijk achter de muziek aan te lopen”. Enerzijds qua inkoopfactuurverwerking en projectbewaking, anderzijds wat betreft de betaling van facturen. Meer efficiëntie en snelheid waren geboden. Daarom ging Schapers op zoek naar een passende inkoopfactuurverwerkingsoplossing.
De oplossing
Drie jaar geleden vond er een bijeenkomst van BouwInfoSys plaats. Op deze dag liet een accountmanager van Whitevision een demo van de oplossing zien. Deze sprak Schapers aan en daarom ging het bedrijf na afloop in gesprek met Whitevision. De combinatie van een scan- en herkenoplossing en een goedkeuring workflow gaf de doorslag: Schapers was overtuigd van de voordelen en besloot met Whitevision in zee te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Efficiëntieverhoging en tijdbesparing
- Altijd inzicht en overzicht, ongeacht de factuurstatus
- Digitaal archief van inkoopfacturen, nooit meer ontbrekende facturen
- Vlot implementatieproces en goede support
- Helderder overzicht van kosten per project
- Continue ontwikkeling en veel aandacht voor klantwensen
“Vroeger kwamen de inkoopfacturen per post binnen,” vertelt Frans Neelen, concern controller bij Schapers. “Wij verdeelden deze over de betreffende projectleiders, die de facturen stuk voor stuk controleerden. Vervolgens moest de directie er parafen op zetten, waarna we de facturen konden inboeken en verwerken.” Daar waren behoorlijk wat handelingen mee gemoeid: “We sloegen alle facturen op onder een boekstuknummer en borgen ze op in de juiste mappen. Aangezien we praten over zo’n 25.000 facturen op jaarbasis, was dit een redelijk intensief traject.” Nadat Schapers Whitevision had geïmplementeerd, was er direct sprake van verlichting: “In het begin moesten we facturen nog wel handmatig scannen, omdat we deze veelal op papier ontvingen. Maar de herkenning door de OCR-oplossing bespaarde ons veel tijd. Tegenwoordig krijgen we 85% van de facturen binnen per mail. Daardoor gaat het proces nu nóg een stuk sneller!”
“Wanneer je een factuur wilt inzien, kun je deze elk moment op je scherm naar voren halen,” vertelt Frans. “Daardoor hebben we betere inzage in projecten én zijn we veel minder tijd kwijt. We hoeven immers niet meer naar facturen te zoeken.” Dit betekent ook dat Schapers niet langer kampt met ontbrekende of ‘zwevende’ facturen: “Daar was in het verleden sprake van wanneer we wachtten op een akkoord. Nu is het omgekeerd: ben je het niet eens met de factuurgegevens, dan maak je binnen het systeem een melding aan. De factuur blijft daarmee gewoon zichtbaar en beschikbaar.”
Het feit dat Schapers niet meer werkt met een papieren archief, ervaart Frans als een groot voordeel: “We besparen veel papier en hebben een helderder overzicht van de kosten van een project. Omdat we te maken hebben met een gigantische hoeveelheid bonnen, werken we nu véél efficiënter. Dat is voor ons waarschijnlijk het meest positieve aspect van Whitevision: de oplossing werkt vlot en alles is zichtbaar. Met de scan- en herkensoftware en de workflow besparen we veel tijd en hebben we altijd inzicht in onze gegevens, waardoor het gehele verwerkingsproces enorm is versneld.”
Het implementatieproces verliep zeer vlot: “Na een dag of twee draaide de oplossing en binnen anderhalve week hadden we volledig in de gaten wat we moesten doen.” Dat er aanvankelijk een accountmanager langskwam bij Schapers, heeft goed geholpen bij de ingebruikname van de oplossing: “Hij wist van de hoed en de rand, zowel wat betreft Whitevision als BouwInfoSys. De twee programma’s werken héél goed samen.”
In het begin kampte Schapers natuurlijk nog met de nodige vragen, maar Whitevision gaf een goede uitleg: “Ook als we vroegen hoe het ook alweer zat. De support per mail is prima. Problemen worden goed opgelost binnen een redelijk tijdsbestek.”
‘Klantvriendelijkheid’ is wat Frans betreft een term die uitstekend bij Whitevision past. “Het bedrijf organiseert regelmatig een bijeenkomst voor klanten, kijkt écht naar wat er speelt in de markt en luistert heel goed naar klanten. Als wij denken dat iets beter kan, is er veel ruimte om dit aan te geven. Whitevision is altijd bezig zich te ontwikkelen en neemt klantwensen daarbij in acht.” Dat Whitevision de daad bij het woord voegt, heeft Schapers inmiddels ervaren: “Op een gegeven moment hebben we aangegeven dat we een stukje maatwerk nodig hadden. Whitevision ging daarmee aan de slag en de aangedragen oplossing werkte prima.”
Schapers is zó tevreden met Whitevision dat het de oplossing in de nabije toekomst gaat uitbreiden: “Wij krijgen regelmatig opdrachtbonnen van woningcorporaties binnen per mail. Om die in ons systeem te krijgen moeten we de gegevens handmatig overtikken. Whitevision heeft hiervoor een handige module die ons nóg meer tijd kan besparen. Binnenkort wordt deze geïmplementeerd. Dan kunnen we iedere bon eenvoudig in het systeem slepen, waarna deze automatisch wordt omgezet in een werkbon van ons.”
Het moge duidelijk zijn: Schapers blijft graag met Whitevision werken. Sterker nog, Frans zou de oplossing absoluut aanbevelen aan andere bedrijven: “Je werkt er prettig mee en je hebt er weinig vragen bij. Het is gewoon een hele heldere oplossing!”
