Spring naar content

Schapers

Onder het familiebedrijf Schapers Holding vallen drie bedrijven met in totaal ca. 100 werknemers. Het eerste is Schapers & Zn. BV, dé specialist in wegenbouw, terreinverhardingen en grond- en rioleringswerken. Sinds de oprichting in 1934 maakt het bedrijf naam in Nederland en België als allround wegenbouwer met een breed dienstenpakket. De tweede onderneming is Oome Raamsdonk, een allround aannemer die bij projectontwikkelaars, bouwcorporaties en gemeenten bekendstaat als betrouwbare partner voor het realiseren van bouwprojecten, restauratiewerkzaamheden en 24/7 onderhoudswerkzaamheden. Ten slotte valt ook Brabant Groen BV onder de holding, een partner voor alles wat onder de noemer ‘groenvoorziening’ valt – in de openbare ruimte, maar ook bij bedrijven, instellingen en particulieren.

De behoefte

Als holding had Schapers te maken met een gigantische hoeveelheid inkoopfacturen die stuk voor stuk handmatig moesten worden verwerkt. Daarnaast moest een factuur vele paren ogen passeren voor een goedkeuring. Daardoor had Schapers het gevoel “behoorlijk achter de muziek aan te lopen”. Enerzijds qua inkoopfactuurverwerking en projectbewaking, anderzijds wat betreft de betaling van facturen. Meer efficiëntie en snelheid waren geboden. Daarom ging Schapers op zoek naar een passende inkoopfactuurverwerkingsoplossing.

De oplossing

Drie jaar geleden vond er een bijeenkomst van BouwInfoSys plaats. Op deze dag liet een accountmanager van Whitevision een demo van de oplossing zien. Deze sprak Schapers aan en daarom ging het bedrijf na afloop in gesprek met Whitevision. De combinatie van een scan- en herkenoplossing en een goedkeuring workflow gaf de doorslag: Schapers was overtuigd van de voordelen en besloot met Whitevision in zee te gaan.

De voordelen van Whitevision

  1. Efficiëntieverhoging en tijdbesparing
  2. Altijd inzicht en overzicht, ongeacht de factuurstatus
  3. Digitaal archief van inkoopfacturen, nooit meer ontbrekende facturen
  4. Vlot implementatieproces en goede support
  5. Helderder overzicht van kosten per project
  6. Continue ontwikkeling en veel aandacht voor klantwensen

“Vroeger kwamen de inkoopfacturen per post binnen,” vertelt Frans Neelen, concern controller bij Schapers. “Wij verdeelden deze over de betreffende projectleiders, die de facturen stuk voor stuk controleerden. Vervolgens moest de directie er parafen op zetten, waarna we de facturen konden inboeken en verwerken.” Daar waren behoorlijk wat handelingen mee gemoeid: “We sloegen alle facturen op onder een boekstuknummer en borgen ze op in de juiste mappen. Aangezien we praten over zo’n 25.000 facturen op jaarbasis, was dit een redelijk intensief traject.” Nadat Schapers Whitevision had geïmplementeerd, was er direct sprake van verlichting: “In het begin moesten we facturen nog wel handmatig scannen, omdat we deze veelal op papier ontvingen. Maar de herkenning door de OCR-oplossing bespaarde ons veel tijd. Tegenwoordig krijgen we 85% van de facturen binnen per mail. Daardoor gaat het proces nu nóg een stuk sneller!”

“Whitevision is klantgericht, zoekt actief naar verbeteringen en biedt een prettig werkende oplossing.”

“Wanneer je een factuur wilt inzien, kun je deze elk moment op je scherm naar voren halen,” vertelt Frans. “Daardoor hebben we betere inzage in projecten én zijn we veel minder tijd kwijt. We hoeven immers niet meer naar facturen te zoeken.” Dit betekent ook dat Schapers niet langer kampt met ontbrekende of ‘zwevende’ facturen: “Daar was in het verleden sprake van wanneer we wachtten op een akkoord. Nu is het omgekeerd: ben je het niet eens met de factuurgegevens, dan maak je binnen het systeem een melding aan. De factuur blijft daarmee gewoon zichtbaar en beschikbaar.”

Het feit dat Schapers niet meer werkt met een papieren archief, ervaart Frans als een groot voordeel: “We besparen veel papier en hebben een helderder overzicht van de kosten van een project. Omdat we te maken hebben met een gigantische hoeveelheid bonnen, werken we nu véél efficiënter. Dat is voor ons waarschijnlijk het meest positieve aspect van Whitevision: de oplossing werkt vlot en alles is zichtbaar. Met de scan- en herkensoftware en de workflow besparen we veel tijd en hebben we altijd inzicht in onze gegevens, waardoor het gehele verwerkingsproces enorm is versneld.”

“De implementatie verliep vlot en de support is prima”

Het implementatieproces verliep zeer vlot: “Na een dag of twee draaide de oplossing en binnen anderhalve week hadden we volledig in de gaten wat we moesten doen.” Dat er aanvankelijk een accountmanager langskwam bij Schapers, heeft goed geholpen bij de ingebruikname van de oplossing: “Hij wist van de hoed en de rand, zowel wat betreft Whitevision als BouwInfoSys. De twee programma’s werken héél goed samen.”

In het begin kampte Schapers natuurlijk nog met de nodige vragen, maar Whitevision gaf een goede uitleg: “Ook als we vroegen hoe het ook alweer zat. De support per mail is prima. Problemen worden goed opgelost binnen een redelijk tijdsbestek.”

“Continu ontwikkelen en luisteren naar klanten: dát doet Whitevision”

‘Klantvriendelijkheid’ is wat Frans betreft een term die uitstekend bij Whitevision past. “Het bedrijf organiseert regelmatig een bijeenkomst voor klanten, kijkt écht naar wat er speelt in de markt en luistert heel goed naar klanten. Als wij denken dat iets beter kan, is er veel ruimte om dit aan te geven. Whitevision is altijd bezig zich te ontwikkelen en neemt klantwensen daarbij in acht.” Dat Whitevision de daad bij het woord voegt, heeft Schapers inmiddels ervaren: “Op een gegeven moment hebben we aangegeven dat we een stukje maatwerk nodig hadden. Whitevision ging daarmee aan de slag en de aangedragen oplossing werkte prima.”

Schapers is zó tevreden met Whitevision dat het de oplossing in de nabije toekomst gaat uitbreiden: “Wij krijgen regelmatig opdrachtbonnen van woningcorporaties binnen per mail. Om die in ons systeem te krijgen moeten we de gegevens handmatig overtikken. Whitevision heeft hiervoor een handige module die ons nóg meer tijd kan besparen. Binnenkort wordt deze geïmplementeerd. Dan kunnen we iedere bon eenvoudig in het systeem slepen, waarna deze automatisch wordt omgezet in een werkbon van ons.”

Het moge duidelijk zijn: Schapers blijft graag met Whitevision werken. Sterker nog, Frans zou de oplossing absoluut aanbevelen aan andere bedrijven: “Je werkt er prettig mee en je hebt er weinig vragen bij. Het is gewoon een hele heldere oplossing!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen