Over Safety Group

Safety Group is een betrouwbare partner op het gebied van verkeersbegeleiding bij infrastructurele werken. Maar ook op het terrein van logistiek, vervoer en veiligheid rondom evenementen. Daarnaast helpt Safety Group klanten die buitengewoon opsporingsambtenaren, toezichthouders of veiligheidspersoneel willen inzetten — hetzij tijdelijk, hetzij structureel. Met haar jarenlange ervaring en vele tevreden klanten is Safety Group een toonaangevende onderneming te noemen. De dienstverlening stoelt op een stevig fundament dat bestaat uit drie kernwaarden: betrokkenheid, integriteit en openheid.

De behoefte

Papier stond lange tijd centraal in het inkoopfactuurverwerkingsproces van Safety Group. De financiële administratie verwerkte papieren facturen handmatig en routeerde deze door het bedrijf ter accordering. Het proces was tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien raakten facturen vaker dan eens weg. Toen Safety Group overstapte op ERP-systeem AFAS, was de tijd rijp om óók naar bijpassende scan- en herken-software te zoeken.

De oplossing

Na enkele scan- en herken-systemen te hebben vergeleken, concludeerde Safety Group dat WhiteVision de beste opties bood qua verwerking en crediteurenbeheer. De mogelijkheid om de oplossing in de cloud te gebruiken, sprak het bedrijf aan. De koppeling met AFAS was een doorslaggevende factor, net als de trainingsfunctie van het zelflerende systeem. Ook vond Safety Group het fijn dat het WhiteVision eventueel zou kunnen inzetten voor het digitaal verwerken van hrm- en projectdocumenten.

“WhiteVision heeft ervoor gezorgd dat we 1 FTE minder nodig hebben voor de inkoopfactuurverwerking,” zegt Suzanne Dollenkamp, financial controller bij Safety Group. “Daardoor hebben we meer ruimte voor andere werkzaamheden. We kunnen ons bijvoorbeeld echt toeleggen op debiteurenbeheer, waar we voorheen niet zoveel tijd voor hadden.”

Collega Hardi Hamad, medewerker financiële administratie bij Safety Group, vult aan: “Handmatige handelingen, zoals het uploaden van facturen in het systeem, zijn niet langer nodig. Een factuur komt via Outlook automatisch in WhiteVision terecht, dat verreweg de meeste gegevens direct herkent. Dat levert een enorme tijdbesparing op, maar ook een verschuiving in de werkzaamheden. Omdat ik geen gegevens meer hoef over te typen, verricht ik nu controlerende werkzaamheden.”

Suzanne en Hardi zijn het erover eens dat de samenwerking met WhiteVision erg soepel verloopt. “WhiteVision biedt goede ondersteuning,” vertelt Suzanne. “Onlangs wilde ik bijvoorbeeld een gebruikersaccount wijzigen, omdat de persoon in kwestie te veel rechten had. WhiteVision heeft ons toen heel snel geholpen.”

Hoe de toekomst eruitziet? In één woord: positief! “We willen heel graag met WhiteVision blijven werken,” zegt Suzanne. “Het is een gebruiksvriendelijk programma dat ons kan blíjven helpen bij het optimaliseren van onze processen. WhiteVision innoveert namelijk continu. Van elke vernieuwing profiteren wij ook.”

“Ik heb voorheen met andere scan- en herken-systemen gewerkt en kan daarom zeggen dat WhiteVision echt veel opties biedt,” voegt Hardi toe. “En er komt alleen maar méér bij. Dit betekent dat er in de toekomst nog veel meer mogelijk is voor ons. Het is handig dat wij ‘mee’ kunnen innoveren met WhiteVision!”