Roozen van Hoppe Groep:

De behoefte

Het verwerken van inkoopfacturen geschiedde op een zeer omslachtige manier. Medewerkers haalden facturen uit de mailbox en zetten deze in een specifieke map op een bepaalde schijf. Waren er meerdere pagina’s, dan was dit vaak een probleem. En het verwerken van iedere inkoopfactuur kostte veel tijd, want alle gegevens moesten handmatig worden ingevuld: van leverancier tot klantnummer. Dat kon beter, besloot de Roozen van Hoppe Groep. Het bedrijf ging op zoek naar een automatiseringsoplossing voor inkoopfactuurverwerking.

De oplossing

Toen de Roozen van Hoppe Groep in contact kwam met WhiteVision, zag zij direct een aantal positieve punten. WhiteVision bleek een goed partnership te hebben met ERP-leverancier KRAAN én een solide koppeling te bieden. De scan- en herken-oplossing van WhiteVision bood de Roozen van Hoppe Groep de mogelijkheid om inkoopfacturen op een veel slimmere manier te verwerken. Het bedrijf hakte snel de knoop door: het besloot om inkomende facturen voortaan digitaal te verwerken met WhiteVision.

“WhiteVision heeft ons in de eerste plaats veel tijdwinst opgeleverd,” zegt Niek van Eerd, assistent-projectcontroller bij de Roozen van Hoppe Groep. Samen met twee collega’s monitort hij de projecten op financieel gebied. Het vermijden van fouten is daarbij belangrijk: “Wij merken dat WhiteVision hier echt bij helpt. De nauwkeurigheid is erg omhooggegaan sinds we de oplossing gebruiken, omdat het systeem de bedragen altijd juist herkent. Per ongeluk een verkeerd btw-bedrag intypen is er niet meer bij. Vroeger kwam zoiets weleens voor. Begrijpelijk, want als je elke week zóveel gegevens handmatig invoert, maak je soms een foutje. Met WhiteVision hebben we dat probleem niet meer. Het systeem voorkomt zelfs fouten: als een factuur bijvoorbeeld al is geboekt, wijst WhiteVision ons daarop door een rood lichtje te tonen. Daardoor is het eigenlijk niet meer mogelijk om tweemaal dezelfde factuur te boeken!”

Een goed begin is het halve werk. Daarom heeft WhiteVision een gedegen implementatieproces doorlopen met de Roozen van Hoppe Groep. “Dat verliep heel goed en gemakkelijk,” vertel Niek. “Wij hebben verschillende bv’s en wilden de oplossing voor onze twee grootste administraties gebruiken. WhiteVision heeft alles samen met ons ingericht, waarna we direct aan de slag konden. Het is een zeer gebruiksvriendelijk systeem: als je een factuur twee keer hebt ingelezen, weet je hoe WhiteVision werkt.”

Hoe het verwerken van inkoopfacturen precies verloopt, legt Niek helder uit. “Wanneer facturen binnenkomen in onze facturenmailbox, zetten wij deze in WhiteVision. Bijlages kan je allemaal eenvoudig bij elkaar zetten in WhiteVision. Dan is het een kwestie van op de juiste knop drukken om het systeem aan de slag te laten gaan. In ons boekhoudsysteem halen we de factuur vervolgens direct tevoorschijn. De herkenning is hoog, dus verreweg de meeste velden zijn ingevuld. Als het systeem iets eens niet direct herkent, kan je middels een feedbackknop aangeven wat het had moeten herkennen. Zo weet het systeem de volgende keer wat het moet doen. Dat zelflerende aspect is heel handig.”

En wat doen Niek en zijn collega’s nadat zij de factuurgegevens hebben gecontroleerd? “Dan zetten we de factuur door naar de juiste persoon, die haar alleen nog even hoeft te boeken!”

Over het contact met WhiteVision is Niek tevreden. “Eigenlijk heb ik het supportteam maar één keer hoeven in te schakelen,” vertelt hij. “Het probleem was toen in een handomdraai opgelost. Mijn ervaring met het supportteam is dus erg goed!”

Dat de Roozen van Hoppe Groep zo weinig support nodig heeft, is een goed teken. Niek: “De koppeling met ons ERP-systeem, KRAAN, is naadloos. En WhiteVision is zeer eenvoudig in gebruik. Na de laatste update is het werken in de omgeving nóg een stukje makkelijker geworden. Het bewerken en bij elkaar zetten van facturen ging al prima, maar nu is het wéér wat simpeler. WhiteVision doet aan continue doorontwikkeling en daar ben ik heel positief over.”

Of Niek denkt dat de Roozen van Hoppe Groep voorlopig met WhiteVision blijft werken? “Ik zou niet weten waarom we dat níet zouden doen. WhiteVision biedt een uitstekende scan- en herken-oplossing waarmee je heel fijn kan werken. Alles verloopt prima. Ik heb eigenlijk geen negatief woord over WhiteVision te zeggen!”

Niek zou de oplossing dan ook zeker aanbevelen aan andere bedrijven binnen zijn branche: “Daar twijfel ik niet over. Ik ben bekend met twee scan- en herken-oplossingen, maar WhiteVision is dé oplossing — zeker voor bouwbedrijven.”

Lees hier ook waar jij op moet letten als je archief software wilt gebruiken om facturen digitaal te bewaren.