Roessingh, Centrum voor Revalidatie

De behoefte

Roessingh, Centrum voor Revalidatie handelde het gehele proces van inkoopfactuurverwerking af op papier. Het gevolg: medewerkers moesten gemiddeld zeven handmatige handelingen verrichten om een factuur te verwerken. En het was niet ongewoon dat één factuur langs vijf verschillende mensen ging. Digitalisering was hard nodig. Toen het centrum overstapte op ERP-pakket AFAS, wilde het de zaken meteen goed aanpakken door óók met een scan- en herken-oplossing te gaan werken.

De oplossing

Al snel kwam naar voren dat ERP-leverancier AFAS een hecht partnership heeft met WhiteVision. Het feit dat AFAS de oplossing van WhiteVision zelf gebruikt, was voor Roessingh, Centrum voor Revalidatie een groot pluspunt. Het voelde alsof een local in het buitenland het restaurant aanraadde dat écht het beste is. Voor de zekerheid bekeek het centrum enkele andere scan- en herken-oplossingen. WhiteVision bleek de meeste mogelijkheden te bieden. Roessingh, Centrum voor Revalidatie was overtuigd: het ging met WhiteVision aan de slag.

“Door WhiteVision hebben we typefouten kunnen elimineren,” zegt Stefan Achterkamp, hoofd financiële administratie bij Roessingh, Centrum voor Revalidatie. Binnen de organisatie treedt hij tevens op als applicatiebeheerder van AFAS. “WhiteVision leest factuurgegevens uitstekend in en zorgt dat deze op de juiste manier in ons systeem terechtkomen. Na verwerking komen facturen terecht in een digitaal archief, waardoor we ze heel gemakkelijk kunnen terugvinden — wat bijvoorbeeld handig is wanneer we een accountantsverklaring nodig hebben. Als je het proces handmatig uitvoert, is dit meestal niet zo eenvoudig. Eén typefout of afkorting bij het handmatig invoeren van gegevens kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een factuur onvindbaar wordt. WhiteVision neemt dit soort problemen weg!”

Volgens Stefan heeft WhiteVision ook voor een aanzienlijke tijdwinst gezorgd: “We werken niet alleen gemakkelijker, maar ook sneller en efficiënter. Het inkoopfactuurverwerkingsproces is tot het uiterste vereenvoudigd: nadat het systeem een factuur heeft ingelezen, is deze meestal meteen weg! De vereiste handelingen zijn simpel — zelfs wanneer het systeem bepaalde factuurinformatie niet in één keer herkent, kan je heel eenvoudig aanklikken wat het had moeten herkennen. Dat hoef je geen tweede keer te doen, want de slimme OCR-software van WhiteVision is zelflerend. Dit betekent dat de herkenning van het bewuste factuurelement alle volgende keren goed gaat.”

Het concrete resultaat van WhiteVision? “Vroeger stonden 100 facturen voor 100 keer werk. Nu verwerken we 95 stuks met één druk op de knop. Alleen de overige vijf hebben wat extra aandacht nodig!” In de praktijk betekent dit dat Roessingh, Centrum voor Revalidatie gemiddeld zo’n twee uur bezig is met het verwerken van alle inkomende facturen. Stefan geeft aan dat dit een positieve transformatie teweeg heeft gebracht: “Voorheen hadden we medewerkers die niets anders deden dan facturen verwerken. Nu zijn zij inhoudelijker bezig. Ze voeren controles en beoordelingen uit en kunnen meer aan onze processen doen. Kortom, ze werken aan taken waarmee ze zich écht bezig moeten houden.”

Stefan vindt WhiteVision een gebruiksvriendelijk systeem. “Je kan er vrij intuïtief mee werken, omdat het grootste deel zich vanzelf wijst,” zegt hij. “Maar als we eens een vraag hebben, kunnen we hier makkelijk over communiceren met WhiteVision. Je hebt altijd met dezelfde mensen te maken en het supportteam reageert heel snel. De samenwerking verloopt daardoor van een leien dakje.”

Dat WhiteVision goed luistert, merkt Stefan ook op een ander vlak: “Je kan elke vraag bij het team neerleggen. WhiteVision is altijd bereid om mee te denken en samen naar een oplossing te zoeken — ook wanneer het gaat om eventuele wensen en aanpassingen. Wij zien dat WhiteVision continu bezig is met doorontwikkeling en dat stimuleert ons om actief bezig te zijn met optimalisatie en procesverbeteringen. We leunen niet achterover!”

Stefan vindt het prettig dat WhiteVision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten. “Het voelt alsof we met één systeem werken in plaats van twee. We hebben alle informatie omtrent inkoopfactuurverwerking direct in beeld. Daardoor hebben we de zaken uitstekend onder controle. Dat is veel waard.”

Of Stefan de oplossing van WhiteVision zou aanbevelen? “Jazeker. Dat heb ik zelfs al meerdere keren gedaan. Collega-instellingen die op zoek zijn naar goede scan- en herken-software, vragen ons weleens om advies. Ik ben erg enthousiast over WhiteVision, zéker als je de oplossing combineert met AFAS. Daarom geef ik altijd aan dat ik deze gouden combinatie absoluut aanraad!”