RH Marine: “Direct overzicht, gebruiksvriendelijke oplossing en veel besparing: wij zijn erg positief over WhiteVision”

Over RH Marine

RH Marine is een gevestigde naam in de maritieme scheepsbouw. Als leidende systeemintegrator én als vernieuwer van elektrische en automatiseringssystemen levert RH Marine op maat gemaakte oplossingen voor complexe defensieschepen en jachten. Van projectmanagement en consultancy tot systeemdesign, engineering en installatie van entertainment aan boord: RH Marine heeft de benodigde expertise in huis. Door de klant gedurende de hele levenscyclus van een schip te adviseren en ondersteunen biedt het bedrijf end-to-end-oplossingen. Een veilige, duurzame, comfortabele en kostenefficiënte operatiecontinuïteit voor klanten: dáár zorgen de oplossingen van RH Marine al sinds 1860 voor.

De behoefte

Aanvankelijk scande RH Marine inkoopfacturen niet in. Het boekte deze in 2 verschillende financiële pakketten in. Op een gegeven moment besloot het bedrijf over te stappen op een scanoplossing. Helaas was deze niet getest in combinatie met het toenmalige ERP-pakket, waardoor het proces niet soepel verliep. Toch wilde RH Marine graag met de tijd meegaan. Daarom was het tijd voor een nieuw ERP-pakket én een nieuwe scan- en herkenoplossing.

De oplossing

RH Marine koos voor het ERP-pakket 4PS Construct. Een van de ingeleende adviseurs in het implementatietraject gaf aan goede ervaringen te hebben met de oplossing van WhiteVision, die integreert met 4PS Construct. Dé doorslaggevende factor voor RH Marine om óók met WhiteVision te gaan werken.

“WhiteVision in 3 termen? Gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en klantvriendelijk.”

De voordelen van WhiteVision

• Gebruiksvriendelijke oplossing die goed integreert met 4PS Construct
• Snel in gebruik door gerichte training van WhiteVision
• Visueel, digitaal overzicht: niet meer zoeken naar facturen in stapels papieren
• Nooit meer facturen kwijt
• Eenvoudige en efficiënte controle van bulken inkoopfacturen
• Besparen op tijd, geld en indirecte werkzaamheden
• Vlotte accordering van facturen met de WhiteVision Workflow

“Het vastleggen van de stroom aan inkomende facturen in het financieel-administratieve systeem 4PS is toch wel een van de grootste voordelen van WhiteVision,” zegt Erwin Nederlof, financial controller bij RH Marine. Hij neemt de finance control van grote projecten voor zijn rekening en is in 2013 betrokken geraakt bij het stroomlijnen van de implementatie van WhiteVision in de organisatie. “Er was aanvankelijk niet getest met WhiteVision. Dat leverde in de begintijd wat problemen op. Toen ben ik erbij gehaald om dit in een aantal maanden recht te trekken, samen met de consultants van WhiteVision.” En dat is gelukt: “Nu scannen we inkoopfacturen in en raken we ze niet meer kwijt. Dat gebeurde in het verleden nog weleens. Met WhiteVision heb je echter een visueel, digitaal overzicht. Wil je een gescand document opvragen, dan zie je het plaatje direct voor je.”

Volgens Erwin werkt de oplossing prima: “Het systeem wordt goed gevoed en de verwerking van inkoopfacturen verloopt soepel. Het scannen en herkennen van belangrijke velden op de factuur is een proces op zich. Daar moet je je even in verdiepen, maar heb je dat eenmaal gedaan, dan bespaar je er veel tijd – en dus indirecte werkzaamheden en geld – mee!”

“De problemen omtrent stapels facturen zijn nu verleden tijd”

De periodes voor en na WhiteVision verschillen aanzienlijk van elkaar. “Vroeger – en dan praat ik over heel wat jaren terug – kreeg je een stapel inkoopfacturen op je bureau,” vertelt Erwin. “En stapels papieren op bureaus vragen om problemen. Als er een vraag is over een factuur, kan je lang naar het betreffende document zoeken – áls je dit al terugvindt. Werk je bijvoorbeeld met een kopie en krijg je de originele versie niet terug, dan heb je een probleem. Zo verstoor je niet alleen het proces binnen je eigen organisatie, maar ook bij leveranciers.” Nu de oplossing van WhiteVision volop draait bij RH Marine, zijn dit soort problemen verleden tijd: “Alleen al in de wekelijkse betaling kunnen we 600 facturen zetten. De controle daarvan is veel makkelijker en efficiënter. We zien op het document wie het heeft geautoriseerd en hoe het project is geweest. Accorderen is vervolgens zó gebeurd middels de WhiteVision Workflow.”

Weten hoeveel tijd jij kunt besparen met WhiteVision? Vul dan onze calculator in!

“Over de integratie met 4PS Construct kan ik alleen maar lovend zijn”

De integratie met 4PS Construct bevalt prima. Erwin: “De samenwerking tussen de oplossingen is echt heel goed. Natuurlijk heb je altijd wel ergens een aandachtspuntje, maar ik kan hier eigenlijk alleen maar lovend over zijn. Ook nu we zijn overgegaan naar de laatste versie, wat onlangs is gebeurd.”

Bovendien was de leercurve van WhiteVision volgens Erwin niet groot: “Het is een heel gebruiksvriendelijk systeem. Nadat ik zelf een week had meegedraaid, had ik erg veel inkoopfacturen verwerkt in het systeem. Toen had ik het ook echt onder de knie. Dat is allemaal geruisloos gegaan. En natuurlijk is de handleiding ook goed, net als het stukje training dat erbij kwam kijken. WhiteVision kwam hiervoor bij ons over de vloer, maar heeft ons ook telefonisch geholpen.”

“Als wij suggesties hebben, doet WhiteVision hier echt iets mee”

Echt negatieve punten kan Erwin niet noemen. “Er zijn meerdere scan- en herkenpakketten op de markt en de meeste daarvan hebben wel hun voors en tegens. Maar op wat kinderziektes na heb ik bij WhiteVision geen noemenswaardige tegens ervaren.” Dat WhiteVision altijd een luisterend oor biedt, draagt hier zeker toe bij: “Wij hebben een vorige update om een goede reden geweigerd en daar is echt naar geluisterd. Als wij suggesties hebben, dan staat WhiteVision daar niet alleen voor open – er wordt ook iets mee gedaan. In dit geval is er een nieuwe update gekomen. Ik merk dat WhiteVision veel aan innovatie doet en normaliter ben ik er niet zo’n voorstander van om als proefkonijn te dienen. Maar met de slag die we nu hebben gemaakt, ben ik heel tevreden.”

Voorlopig blijft RH Marine dan ook met WhiteVision werken: “Daar bestaat geen twijfel over.” Erwin zou de oplossing bovendien zeker aanbevelen aan andere bedrijven: “Vooral wanneer ze met 4PS Construct werken, want die integratie ken ik. En dan vermeld ik erbij dat de oplossing niet alleen goed werkt, maar dat WhiteVision ook een klantvriendelijk bedrijf is!”

Download hier de hele klantcase